Bywa, że pracownik wykonując zadania korzysta ze swojego prywatnego samochodu. Pojawia się pytanie, jak właściwie to rozliczyć? Czy zwrot kosztów z tego tytułu, stanowi przychód ze stosunku pracy? Co uwzględni w kosztach pracodawca?

Przedstawiam kolejny artykuł związany z przychodem pracownika. W poprzednim zwróciłam już uwagę na to, iż przychód pracownika to nie tylko wynagrodzenie brutto z umowy. Warto zastanowić się na tym, co w przypadku gdy pracownik wykorzystuje własny pojazd do przejazdów służbowych.

Dwie możliwości

Odnosząc się do art. 34a ust. 1 ustawa z dnia 6.09.2001 r. o transporcie drogowym należy zauważyć, że na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy. Zatem pierwsza ważna kwestia to, że między pracodawcą a pracownikiem powinna być zawarta umowa o użytkowaniu takiego pojazdu.

Druga ważna informacja, to że pracodawca, który dokonuje zwrotu kosztów pracownikowi ma dwie opcje – może dokonać rozliczenia i zwrotu w oparciu o kilometrówkę prowadzoną przez pracownika lub wypłacić ryczałt.

Kilometrówka prowadzona powinna być zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Uwzględnione w niej powinny być jazdy lokalne, jakie pracownik odbywa w celu wykonania zadań pracowniczych. Należy w niej zawrzeć:

  • nazwisko, imię pracownika
  • adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu
  • pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis pracodawcy i jego dane.

Jeśli chodzi o ryczałt, to zgodnie § 3. ust. 1. rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Odnosząc się do ust. 2 limit ustala się w odniesieniu do liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w jakiej pracowniki jest zatrudniony i nie może przekroczyć:

  1. 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
  2. 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
  3. 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Przychód pracownika z tytułu użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych

Wyjątki

W ust. 3 i 4 wspomnianego paragrafu określono wyższe limity dla:

  • służb leśnych i służb parków narodowych – nie więcej jednak niż 1.500 km,
  • służb ratowniczych i innych właściwych w sytuacjach zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków – nie przekraczające 3.000 km.

Zgodnie z § 4. ust.1 zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Ważne jest to, ponieważ zgodnie z ust. 2 kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu, są określone w § 2. wymienionego wyżej rozporządzenia i są następujące :

  1. dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm^3 – 0,5214 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm^3 – 0,8358 zł,

2. dla motocykla – 0,2302 zł,

3. dla motoroweru – 0,1382 zł.

Przy kilometrówce ważna jest faktyczna liczba przejechanych przez pracownika kilometrów, przy ryczałcie określane są one przez pracodawcę z uwzględnieniem limitów.

pojazd prywatny pracownika

PIT

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – nie podlega opodatkowaniu zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty wynikającej z kilometrówki. Jeśli pracownik otrzyma wyższą kwotę, wówczas nadwyżka podlega opodatkowaniu.

ZUS

Bazując na § 2. ust.1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy stwierdzić, iż podstawy wymiaru składek społecznych nie stanowią przychody z tytułu zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu.

Zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – składki zdrowotnej także się nie opłaca w takiej sytuacji.

Badania

Pracodawca musi pamiętać też o tym, że odnosząc się do § 4. ust. 4 pkt 5 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 7 stycznia 2004 r. w sprawie badań lekarskich kierowców i osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami – pracownik powinien przejść dodatkowe badania lekarskie.

KUP pracodawcy

W odniesieniu do art. 23 ust. 1 pkt 36 lit.b kosztów pracodawcy nie stanowią wydatki ponoszone na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego pojazdu prywatnego w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej kwoty wynikające z kilometrówki. Zwroty do limitów stanowią koszt pracodawcy.

Czytaj

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.