Jaką dokumentację muszą prowadzić poszczególni podatnicy? Czy są jakieś wzory dokumentów? Przy jakiej formie opodatkowania podatnik ma najmniej obowiązków dokumentacyjnych?

Witam Państwa bardzo serdecznie. Nazywam się Aneta Socha i jestem w inFakt Specjalistą ds. Kadr i Płac. Podczas dzisiejszego spotkania chciałbym Państwu przedstawić temat KPiR i innych ewidencji.

Zanim jednak przejdziemy do tego tematu chciałbym Państwu pokrótce przypomnieć kwestie tego, że osoba, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą na samym początku musi wybrać jedną z czterech form opodatkowania. Ma tutaj do wyboru: zasady ogólne, podatek liniowy i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz kartę podatkową. Tutaj w momencie wyboru odpowiedniej formy opodatkowania każdy z przedsiębiorców będzie miał przypisane odpowiednie dokumenty, które prowadzić musi, odpowiednie ewidencje, które dla jego typu działalności gospodarczej muszą być prowadzone. Rozpisałam Państwu ewidencje z którymi najczęściej się spotykamy. Chciałabym przypisać te odpowiednie ewidencje do odpowiednich form opodatkowania jednoosobowej działalności gospodarczej. Pokrótce chciałabym je też omówić.

KPIR

Jeżeli chodzi o jednoosobowe działalności gospodarcze, bardzo często podatnicy, którzy prowadzą taką formę działalności gospodarczej prowadzą też KPiR. KPiR jest to książka, która jest prowadzona, jeżeli podatnik rozlicza się na zasadach ogólnych lub według podatku liniowego. Tutaj macie Państwo właśnie to zaznaczone. KPiR nie prowadzimy, jeżeli podatnik rozlicza się według ryczałtu lub też karty podatkowej. Jeżeli chodzi o sam wygląd podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów to tutaj powinny być w niej zawarte imię i nazwisko naszego podatnika – tej osoby, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, powinien być wpisany adres i kolejne numeracje stron. Jeżeli chodzi o rozporządzenia dotyczące prowadzenia KPiR określa nam ono dokładnie wygląd takiej książki. Tutaj KPiR powinna składać się z 16 kolumn. Pierwsza kolumna zawiera liczbę porządkową, kolejna datę, numer dowodu, dane kontrahenta czyli nazwę kontrahenta i adres, następnie opis zdarzenia gospodarczego. Dwie kolejne kolumny dotyczą sprzedaży towarów i usług, a następna kolumna to są pozostałe przychody. W kolejnej mamy wskazany przychód, ogólnie przychód z działalności gospodarczej czyli zarówno ze sprzedaży podstawowej jak i pozostałej. Kolejna kolumna 10 to jest zakup towarów handlowych i materiałów, 11 to koszty uboczne związane z zakupem danych towarów, 12 to są wynagrodzenia w naturze i gotówce, 13 pozostałe wydatki, 14 razem podsumowane wszystkie wydatki. Jeżeli chodzi o kolumnę 15 to jest ona tutaj pusta i w ostatniej 16 kolumnie są uwagi.

Drodzy Państwo, KPiR myślę to taka przejrzysta ewidencja w której są wpisywane kolejne zdarzenia gospodarcze naszego przedsiębiorcy. Jest tutaj ewidencjonowana sprzedaż jak i wszelkie wydatki. Tutaj dokładnie kwoty powinny być przeliczone i wpisane przez podatnika czy księgowych, którzy rozliczają danego podatnika. Jest to tutaj pierwsza, podstawowa ewidencja, która moim zdaniem jest najczęściej stosowana przez podatników.

Ewidencja przychodów

Kolejna to jest ewidencja przychodów. Tutaj ewidencja przychodów jest to dokument prowadzony przez osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą rozliczaną według ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Nie prowadzimy tej ewidencji oczywiście w przypadku zasad ogólnych, podatku liniowego i karty podatkowej. Więc tutaj dwie podstawowe ewidencje jeżeli chodzi o rozliczenie podatku dochodowego powinny być prowadzone czyli KPiR jeżeli rozliczenie jest na zasadach ogólnych lub według podatku liniowego, czy też ewidencja przychodów jeżeli mamy rozliczenie według ryczałtu.

Przy karcie podatkowej żadna z takich ewidencji nie musi być prowadzona co nie zmienia faktu, że podatnik powinien przechowywać swoją dokumentację w sposób taki, aby w razie wezwania Urzędu była możliwość bezproblemowego przekazania takich danych, takich dokumentów do Urzędu.

Ewidencja ŚT i WNiP

Kolejna ewidencja, która myślę jest też dość często stosowana przez podatników, która jest często stosowana w działalnościach gospodarczych, która często powinna być prowadzona, to jest ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Czyli jeżeli mamy obowiązek wprowadzenia jakiegoś składnika majątku do tej właśnie ewidencji, ewidencji środków trwałych lub/i ewidencji wartości niematerialnych i prawnych to taka ewidencja musi być prowadzona. Taka ewidencja może być prowadzona, jeżeli podatnik prowadzi działalność na zasadach ogólnych, według podatku liniowego czy też prowadzi działalność opodatkowaną w sposób zryczałtowany, czyli jeżeli mamy do czynienia z tymi trzema formami opodatkowania. Jeżeli mamy składniki majątków działalności, które spełniają definicję środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, to w tej ewidencji te składniki znaleźć się powinny, taki dokument powinien być prowadzony. Jeżeli chodzi o dokładne informacje, które powinny się znaleźć w ewidencji środków trwałych to oczywiście pierwsza kolumna to powinno być poszczególne numerowanie danych składników majątku, kolejna to numer kolejny przychodu/rozchodu. Kolejna kolumna to symbol KŚT, nazwa środka trwałego, data przyjęcia do użytkowania. Kolejna to data i przyczyna likwidacji lub zbycia. Oczywiście też w ewidencji środków trwałych musi znaleźć się wartość początkowa, bo jest to podstawa od której dokonujemy amortyzacji i też informacje o umorzeniu. Więc takie informacje podstawowe, najważniejsze, jeżeli chodzi o ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych powinny w tym dokumencie się znaleźć.

Ewidencja wyposażenia

Drodzy Państwo mamy tutaj trzy ewidencje: KPiR, ewidencje przychodów, ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Kolejna ewidencja, która jest często prowadzona przy jednoosobowych działalnościach gospodarczych to ewidencja wyposażenia. Tutaj do ewidencji wyposażenia wprowadzamy składniki majątku o wartości przekraczającej 1500 zł. Taka ewidencja powinna być prowadzona, jeżeli w działalności opodatkowanej na zasadach ogólnych, na podatku liniowym lub ryczałcie mamy właśnie takie składniki majątku. Czyli ewidencja wyposażenia nie jest prowadzona tylko i wyłącznie przy karcie podatkowej.

Karta przychodów pracowników

Kolejna ewidencja to jest karta przychodów pracowników. Oczywiście jeżeli mamy jednoosobową działalność gospodarczą to nic nie stoi na przeszkodzie, aby w takiej działalności gospodarczej współpracować z jakimiś podmiotami. Często stosowane są właśnie umowy o prace. Jest to jedna z rodzajów umów, która może zostać zawarta. Jeżeli chodzi o umowy o pracę to wszelkie uregulowania, można powiedzieć prawa i też obowiązki, czy też jakaś ochrona jeżeli chodzi o pracowników, została określona w Kodeksie Pracy. Jeżeli chodzi o pracodawców to po ich stronie jest m.in. obowiązek prowadzenia takiej karty przychodów pracowników. Jeżeli chodzi o taką kartę przychodów pracowników to powinny się znaleźć dane szczegółowe. Tutaj na pewno muszą się znaleźć informacje odnośnie przychodu jaki uzyskuje dany pracownik, czyli wynagrodzenia brutto, muszą się znaleźć informacje o składkach ZUS, które zostały potrącone z wynagrodzenia pracownika, muszą się znaleźć informacje o kosztach uzyskania przychodu i też informacje o dochodzie jaki jest miesięczny danego pracownika, a także dochód narastająco. Mogą też się zdarzyć sytuacje, że mamy do czynienia z jakimiś potrąceniami to wówczas też takie informacje powinny się znaleźć. Karta przychodów pracowników – dokument, który jest prowadzony dla pracownika, więc niezależnie od tego jaką formę opodatkowania wybrał nasz przedsiębiorca czyli czy rozlicza się na zasadach ogólnych, czy według podatku liniowego czy w sposób zryczałtowany czy też według karty podatkowej, niezależnie od tego, która forma go dotyczy, to jeżeli zatrudnia pracowników to ma obowiązek prowadzenia tej karty przychodów pracowników.

Ewidencja pojazdów do PIT

Kolejna ewidencja to jest ewidencja przebiegu pojazdu. I tutaj drodzy Państwo bardzo powszechna ewidencja, zazwyczaj przedsiębiorcy w dzisiejszych czasach wykorzystują samochody do działalności gospodarczej. Niekoniecznie to wykorzystywanie samochodu do działalności gospodarczej wiąże się z tym, że dokonują zakupu takiego pojazdu. Może być sytuacja taka, że nasz przedsiębiorca nie chce wprowadzać takiego samochodu do działalności gospodarczej, natomiast chce rozliczać wydatki związane z tym pojazdem, albo też decyduje się na wynajem lub dzierżawę jakiego pojazdu. W takiej sytuacji konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Jest to dokument na podstawie którego będą wyliczane koszty, które tutaj są księgowane przez naszego podatnika. Księgowane są przy zasadach ogólnych i przy podatku liniowym, natomiast przy ryczałcie i przy karcie podatkowej tutaj nie księgujemy, bo te koszty tu nie mają jakiegoś większego znaczenia, nie mają znaczenia dla wyliczenia podatku. Natomiast przy zasadach ogólnych, przy podatku liniowym ta ewidencja ma bardzo duże znaczenie. Tutaj należy ją, oczywiście niezależnie od formy opodatkowania, prowadzić w sposób szczegółowy, bardzo dokładny.

Książka kontroli

Kolejnym dokumentem, kolejną ewidencją, która jest prowadzona przy jednoosobowej działalności gospodarczej to jest książka kontroli. I tutaj jak Państwo widzicie też niezależnie od formy opodatkowania jednoosobowej działalności gospodarczej każdy przedsiębiorca taką książkę kontroli musi posiadać.

Są to takie najistotniejsze ewidencje, które podatnicy prowadzą. Tak jak Państwu wspomniałam ewidencja często zależna jest od tego z jaką formą opodatkowania mamy do czynienia. Tutaj te kwestie pierwszorzędnie chciałabym Państwu omówić.

Rejestry VAT

Natomiast mogą też być ewidencje inne, prowadzone w sytuacji jeżeli przedsiębiorca np. zgłosi się do VAT-u, jest czynnym podatnikiem VAT. Jeżeli mamy do czynienia z taką sytuacją, dość powszechną, to taki przedsiębiorca musi prowadzić rejestry VAT. W tych rejestrach VAT mamy informacje zarówno o sprzedaży jak i o zakupach, czyli prowadzimy dwa typy rejestrów: rejestry VAT sprzedaży i rejestry VAT zakupów. W tych rejestrach zawarte są informacje m.in. o podstawach i o wyliczeniu odpowiedniego podatku według odpowiednich stawek. Więc jeśli chodzi o rejestry VAT, one mogą być stosowane przez każdego z podatników, czyli niezależnie od formy opodatkowania działalności gospodarczej, czyli niezależnie od tego czy mamy do czynienia z jednoosobową działalnością gospodarczą rozliczaną na zasadach ogólnych, według podatku liniowego, według ryczałtu, czy też według karty, każdy z tych podatników, oprócz tego jednego wyboru ma też opcje zazwyczaj zgłoszenia się do VAT-u. Jeżeli zdecyduje się na zgłoszenie do VAT-u to w takiej sytuacji muszą być prowadzone właśnie te rejestry VAT. Przypomnę jeszcze – odrębnie dla sprzedaży i odrębnie dla zakupów.

Ewidencja przebiegu pojazdu do VAT

Kolejna ewidencja, też związana ściśle z VAT-em jest ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT-u. Sytuacja wygląda następująco: mamy do czynienia z jednoosobową działalnością gospodarczą, mamy do czynienia z podatnikiem, który w działalności ma samochód osobowy, użytkowany wyłączenie do celów działalności gospodarczej. Jeżeli taki podatnik złoży odpowiednie dokumenty w Urzędzie Skarbowym, będzie chciał odliczać 100% VAT-u, to musi też prowadzić taką ewidencję przebiegu pojazdu do VAT-u, dlatego, aby mieć możliwość odliczeniu tych 100% VAT-u od wszystkich wydatków związanych z danym pojazdem. Więc jest też taka szczególna ewidencja niezależnie od formy opodatkowania. Możliwe, że będzie taki obowiązek prowadzenia takiej ewidencji  przebiegu pojazdu do VAT-u.

Kasa fiskalna lub ewidencja do zwolnienia z kasy

Kolejne ewidencje związane są stricte z wykonywaniem usług czy też dostawą towarów na rzecz konsumentów. Dlaczego na rzecz konsumentów? Dlatego, że teraz chciałabym powiedzieć Państwu kilka rzeczy związanych z kasą fiskalną. Co do zasady przedsiębiorca, który świadczy usługi lub też dokonuje dostawy towarów na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej powinien te transakcje ujmować na kasie fiskalnej. Jeżeli taka kasa fiskalna jest stosowana to wówczas co miesiąc jest drukowany 1 raport fiskalny miesięczny i jest to kolejny można powiedzieć rodzaj ewidencji. Natomiast może zdarzyć się sytuacja taka, że  przedsiębiorca nie korzysta z kasy fiskalnej, korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej, natomiast wszystkie transakcje na rzecz osób prywatnych ujmuje w ewidencji. Taka ewidencja to też jest jeden z rodzajów dokumentów, który powinien być prowadzony w określonych sytuacjach.

Tutaj drodzy Państwo chciałam przedstawić takie ewidencja można powiedzieć z podziałem. Wzięłam pod uwagę najpierw formę opodatkowania działalności gospodarczej, czy też kwestie tego czy zatrudniamy pracowników. Natomiast drugie zagadnienie do którego się odniosłam, przy którym omówiłam dane ewidencje to była kwestia VAT-u.

Mam nadzieję, że te informacje będą dla Państwa przydatne. Jeżeli tak, to zapraszam też na kolejne odcinku kursu księgowości. Dziękuję serdecznie.

Dodatkowe materiały znajdują się tutaj.