Jedną z form wykorzystywania pojazdu w działalności gospodarczej, jest użytkowanie pojazdu na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu tzw. “kilometrówki”. Warto zaznaczyć, że prowadzenie ewidencji pojazdu, pozwala na rozliczanie określonej wysokości poniesionych kosztów. Poza prowadzenie ewidencji pojazdu dla celów PIT, przedsiębiorca może być zobowiązany do prowadzenia ewidencji dla potrzeb podatku VAT.

Prowadzenie ewidencji pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów PIT

Przedsiębiorca wykorzystujący pojazd osobowy, który nie stanowi majątku firmy lub nie jest przedmiotem umowy leasingu, jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Jak prowadzić kilometrówkę do podatku dochodowego opisaliśmy w tym artykule.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wynika z ustawy o podatku dochodowym art. 23 ust. 1 pkt 46. Zgodnie z przytoczonym artykułem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Odliczenie VAT od pojazdów osobbowych

Co do zasady ogólnej przedsiębiorcy, który wykorzystuje pojazd osobowy w dysponowaniu mieszanym, przysługuje prawo do odliczenia 50% VAT z tytułu nabycia oraz eksploatacji pojazdu. Nieodliczona część podatku naliczonego stanowi wówczas koszt uzyskania przychodu. Bez znaczenia będzie czy pojazd osobowy znajduje się w majątku firmy czy też użytkowany jest na podstawie umów cywilnoprawnych lub użyczenia.

Aby przedsiębiorca miał prawo odliczyć 100% VAT od faktur związanych z zakupem oraz eksploatacją pojazdu osobowego, pojazd powinien być wykorzystywany jedynie na cele działalności gospodarczej. Dodatkowo przedsiębiorca jest zobowiązany do

  • zgłoszenia pojazdu do US na druku VAT-26, jako pojazd wykorzystywany wyłącznie na cele działalności gospodarczej
  • stworzenia regulaminu użytkowania pojazdu
  • prowadzenia ewidencję przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdów dla celów VAT

Zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, ewidencja dla celów podatku od towarów i usług powinna zawierać:

  1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
  2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
  3. stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
  4. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
    • kolejny numer wpisu,
    • datę i cel wyjazdu,
    • opis trasy (skąd – dokąd),
    • liczbę przejechanych kilometrów,
    • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
      • potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
  5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca będzie zobowiązany do prowadzenia dwóch ewidencji przebiegu pojazdu osobowego, od którego będzie chciał rozliczać podatek naliczony w wysokości 100%.

Specjalista ds. podatków zajmujący się tematyką podatku VAT. Wspiera księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, podczas webinarów oraz w publikowanych artykułach na blogach inFakt. Interesuje się kryptowalutami, transakcjami zagranicznymi.