Przedsiębiorca zatrudniający pracownika ma obecnie obowiązek przechowywania dokumentów przez okres 50 lat. Pojawił się pomysły ministerstwa, aby okres ten został skrócony i dodatkowo, aby dokumenty można było przechowywać w formie elektronicznej.

Czy okres przechowywania dokumentów pracowniczych zostanie skrócony_

Obecnie

Gdy osoba prowadząca działalności zdecyduje się na zatrudnienie pracownika musi liczyć się z szeregiem obowiązków. Musi on między innymi prowadzić akt osobowych oraz dokumentacje płacową.

Obowiązek prowadzenia akt osobowych wynika z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26.06.1974 kodeks pracy. Ponadto pkt. 9b określa, iż dokumenty mają być przechowywane w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Co ważne należy je archiwizować przez okres 50 lat licząc od dnia zakończenia lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach )

Zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – płatnik składek (w omawianej sytuacji pracodawca) jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Resort Rozwoju pracuje nad projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Przewidywane zmiany

Pracodawcy, zależnie od możliwości finansowych i organizacyjnych, przechowują papierową dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników we własnym zakresie lub mogą przekazać ją na przechowanie profesjonalnym firmom. Obecne regulacje czynią odpowiedzialnym za przechowywanie dokumentacji jedynie pracodawcę, który ponosi z tego tytułu nakłady finansowe, które zwiększają się proporcjonalnie wraz z liczbą zatrudnionych pracowników. Obowiązek długotrwałego przechowywania dokumentacji pracowniczej dla celów emerytalno-rentowych w obecnym kształcie nie gwarantuje ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia o wypłatę należnego świadczenia otrzyma od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty.

Innym utrudnieniem jest brak dostosowania przepisów prawa pracy do nowych możliwości technologicznych, które pojawiły się wraz z rozwojem informatyki. Akt osobowych nie można obecnie prowadzić w postaci elektronicznej, ponieważ może mieć ona jedynie charakter pomocniczy dla podstawowej postaci papierowej. Pomimo braku wyraźnego sformułowania obowiązku papierowego gromadzenia akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej, pracodawcy tworzący ją w postaci elektronicznej, mogą ją traktować tylko jako wersję pomocniczą.

W związku z powyższym zapowiada się wprowadzenie dwóch zmiany, które łącznie mają przyczynić się do ułatwienia realizacji przez pracodawców obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.

Pierwsza z nich polegałaby na skróceniu obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, który podjął pierwszą pracę zawodową po dniu 31 grudnia 1998 r. z 50 do 10 lat.

Dla wskazanej grupy pracowników ZUS gromadziłby informacje wystarczające do ustalenia i przyznania świadczenia z ubezpieczenia społecznego w takim zakresie, aby ubezpieczony miał zagwarantowane bezpieczeństwo otrzymania wybranego świadczenia oraz prawidłowego ustalenia jego wysokości. Ponadto wszystkie niezbędne dla ZUS dane pracodawca przesyłałby w nowo utworzonych miesięcznych raportach i deklaracjach.

Co ważne, pracodawca po zakończeniu stosunku pracy, wydałby pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które zawierałoby dane o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy. Dane zawarte w rozszerzonym świadectwie pracodawca przekazywałby w takiej postaci, w jakiej komunikuje się z ZUS tj. w postaci elektronicznej lub papierowej.

Jak podkreśla ministerstwo przyjęcie takiego rozwiązania spowoduje, że z wyłączeniem szczególnych sytuacji, pracodawca nie będzie miał obowiązku sporządzania na potrzeby ZUS zaświadczeń (np. na druku ZUS RP – 7 oraz świadectwach i zaświadczeniach wystawianych przez pracodawcę dla celów emerytalnych i rentowych).

Druga zmiana przewiduje fakultatywną możliwość tworzenia lub gromadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Elektroniczna postać mogłaby powstać w wyniku tworzenia dokumentów elektronicznie lub poprzez digitalizowanie akt papierowych.

Zaproponowane rozwiązania miałoby na celu przede wszystkim unowocześnienie obsługi obowiązków pracowniczych z czym wiąże się ograniczenie kosztów ponoszonych przez pracodawców z tytułu długotrwałego papierowego przechowywania akt osobowych pracowników. Pracodawca mógłby fakultatywnie (nieobowiązkowo) korzystać z dowolnego teleinformatycznego systemu do tworzenia i przechowywania elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, o ile system taki (oprogramowanie oraz inne rozwiązania techniczne i organizacyjne) będą gwarantowały bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych z uwzględnieniem potencjalnych ryzyk dla interesów i praw osób, których dane dotyczą, w tym zapewnią ich integralność i poufność.

Sama zmiana niesie za sobą dostosowani obowiązujących przepisów w taki sposób, aby istniała możliwość elektronicznego prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika akt.

Według propozycji zmiana ta miałaby obowiązywać od 1 stycznia 2018 roku.

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.