Większość osób prowadzących działalność jest zobowiązana do rozliczania się z ZUS za siebie i za osoby przez siebie zatrudnione.  Od tego obowiązku nie da uciec, zatem warto wiedzieć jak do tego tematu podejść.

Najważniejszą informacją jest to, że to nasz przedsiębiorca jest płatnikiem składek i dopełnienie wszelkich formalności leży po jego stronie. Zatem przejdźmy do tego na co trzeba zwrócić uwagę.

Składanie dokumentów

Przepisy określają trzy terminy składania dokumentów, są one określone w art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Płatnika obowiązuje termin:

  1. do 5. dnia miesiąca następnego miesiąca – jeśli jest to jednostką budżetową lub samorządowym zakładem budżetowym,
  2. do 10. dnia następnego miesiąca – jeśli jest osobą fizyczną, opłacającą składki wyłącznie za siebie,
  3. do 15. dnia następnego miesiąca – w innych niż wyżej wymienione przypadkach.

We wskazanych wyżej terminach należy składać deklaracje rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne. Płatnik składek, który opłaca składki wyłącznie za siebie, przysyła jedynie deklarację rozliczeniową.

Opłacania składek

Oczywiście złożenie dokumentów do ZUS nie jest jedynym obowiązkiem płatnika. W takim samym terminie, jaki obowiązuje go do składania deklaracji należy opłacić składki. Zgodnie z art. 60. § 1. ordynacji podatkowej jeśli płatność odbywa się z formie bezgotówkowej, to wówczas istotna jest data obciążenia rachunku bankowego.

Uwaga

Jeśli termin złożenie dokumentów i opłacenia składek przypada w sobotę lub inny dzień ustawowo wolny od pracy, to za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy – stanowi o tym art. 60. § 5. ordynacji podatkowej.

obowiązki płatnika wobec ZUS

Sposób przekazywania dokumentów

Płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób, są zobowiązani zgodnie art. 47a ust. 1 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, do przekazywania dokumentów do ZUS w formie elektronicznej.

Natomiast odnosząc się do art. 47a ust. 2 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnicy rozliczający nie więcej niż 5 osób, mogą druki przekazywać w formie dokumentów papierowych. Nie ma też żadnych przeciwwskazań, aby przekazywali je do ZUS elektronicznie.

Zwolnienie z przekazywanie dokumentów do ZUS

Istnieją przypadki, w których płatnicy są zwolnieni ze składania dokumentów. Poniżej przedstawię takie sytuacje.

  1. Osoba prowadząca działalność gospodarczą, nie zatrudniająca pracowników zgodnie z art. 14a ust. 1 ustawy z dnia 2.07.2004 o swobodzie działalności gospodarczej może zawiesić wykonywania działalności na okres od 30 dni do 24 miesięcy. W okresie pełnych miesięcy zawieszenia działalności nie opłaca składek ZUS i nie składa się deklaracji.

Uwaga

Jeśli zawieszenie nastąpiło w trakcie miesiąca, to należy opłacić składki społeczne i FP (jeśli dotyczą przedsiębiorcy) proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. Składkę zdrowotną należy opłacić w pełnej wysokości, gdyż jest ona niepodzielna. Oczywiście za ten miesiąc należy także złożyć dokumenty do ZUS.

  1. Osoba prowadząca działalność gospodarczą rozliczająca składki za siebie i/lub osoby współpracujące z nią, opłacająca składki za siebie i dane osoby od najmniejszej podstawy obowiązującej te osoby, jest zwolniona ze składania do ZUS deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i imiennego raportu ZUS RCA, jeśli nie było zmiany w odniesieniu do ostatnio składanych dokumentów.
  2. Osoba prowadząca działalność gospodarczą rozliczająca składki za siebie i/lub osoby współpracujące z nią, opłacająca składki za siebie i dane osoby od najmniejszej podstawy obowiązującej te osoby, jest zwolniona ze składania do ZUS deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i imiennego raportu ZUS RCA, jeśli zmiana w stosunku do poprzedniego okresu jest spowodowana wyłącznie zmianą minimalnego wynagrodzenia za pracę lub przeciętnego wynagrodzenia.

Warto zwrócić uwagę na to, że zwolnienia te dotyczą tylko składania dokumentów, terminowe opłacanie składek jest obowiązkowe.

Okres przechowywania dokumentacji

Wszystkie kopie dokumentów składanych do ZUS, czyli deklaracji rozliczeniowych, raportów imiennych i ewentualne korekty tych dokumentów, należy przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS. Reguluje to art. 47 ust. 3c ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.