Co zrobić, gdy rozstajemy się z pracownikiem? Jaki formalności dopełnić? W tym opracowaniu odpowiem na pytanie – o czym pamiętać zwalniając pracownika?

W jaki sposób można rozstać się z pracownikiem?

Jeśli chodzi o sytuacje, w której pracodawca i pracownik rozstają się ze sobą, to może być to na wniosek zarówno jednej, jak i drugiej strony, a także w wyniku upływu terminu na jaki została zawarta. Dokładniej rzecz biorąc możemy mieć do czynienia z sytuacjami, gdy umowa zostanie:

  • rozwiązana po upływie terminu na jaki została zawarta,
  • wypowiedziana przez pracownika,
  • wypowiedziana przez pracodawcę.

o czym pamiętać zwalniając pracownika

O czym pamiętać zwalniając pracownika?

Niezależnie od sytuacji, jaka powoduje zakończenie współpracy, pracodawca musi pamiętać o wielu kwestiach. Poniżej postaram się je przybliżyć 6 w mojej opinii najważniejszych obowiązków pracodawcy. Za niedopełnienie wielu z nich grożą pracodawcy kar od 1000 zł do 30000 zł.

Urlop lub ekwiwalent urlopowy

Pracownik w okresie zatrudnienia na prawo do urlopu wypoczynkowego. Jeśli urlop wykorzystywany jest na bieżąco, to nie ma żadnego problemu. Natomiast gdy pracownik ma sporo urlopu do wykorzystania, to w okresie wypowiedzenia dobrze jest udzielić pracownikowi urlopu, bo jeśli tak się nie stanie za niewykorzystany urlop będzie trzeba wypłacić ekwiwalent urlopowy.

Warto pamiętać, że po złożeniu wypowiedzenia pracodawca ma prawo zmniejszyć pracownikowi wymiar urlopu do czasu zatrudnienia u niego w danym roku podatkowym. Przykładowo pracodawca, którego pracownikowi :

  • przysługuje roczny urlop w wymiarze 20 dni,
  • nie zostało urlopu z poprzednich lat,
  • umowa kończy się 30 czerwca 2018,

może zmniejszyć wymiar urlopu za 2018 rok do 10 dni.

Często też pojawiają się pytania o to, czy pracodawca może ‘zmusić’ pracownika do wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia. Odpowiedź jest, że tak – pracodawca może nakazać pracownikowi wykorzystać dany urlop, nawet wtedy gdy pracownik nie ma na to ochoty.

Postawmy sobie teraz przewrotne pytanie, czy pracownik może ‘wymusić’ na pracodawcy zgodę na wykorzystanie urlopu w okresie wypowiedzenia. Odpowiedź jest, że nie – to pracodawca musi zgodzić się na urlop pracownika.

Dni na poszukiwanie pracy

Poza wspomnianym wyżej urlopem, pracownikowi w szczególnej sytuacji mogą przysługiwać dodatkowe dni wolne. Mianowicie przepisy wskazują, że w okresie co najmniej dwutygodniowego wypowiedzenia umowy o pracę dokonanego przez pracodawcę pracownikowi przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Wymiar zwolnienia wynosi:

  • 2 dni robocze – w okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia,
  • 3 dni robocze – w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia, także w przypadku jego skrócenia z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników.

Skrócenie lub wydłużenie okresu wypowiedzenia

Po złożeniu wypowiedzenia każda ze stron, czyli zarówno pracodawca, jak i pracownik może zawnioskować o skrócenie okresu wypowiedzenia lub rozwiązanie umowy ze skutkiem natychmiastowym. Aby było to skuteczne konieczna jest zgoda obu stron.

Za czas skrócenia okresu wypowiedzenia pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie, ani odszkodowanie. Co więcej jako datę ustania stosunku pracy wskazuje się datę do której skrócono pracę.

Świadectwo pracy

Bardzo ważnym obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie pracownikowi świadectwa pracy. Jak określa ustawodawca, w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Wyrejestrowanie pracownika z ZUS

Kolejna ważna rzecz to, wyrejestrowanie pracownika z ZUS. Właściwy jest tutaj druk ZUS ZWUA, a powinien on być złożony w terminie 7 dni od dnia ustania stosunku pracy.

PIT pracownika

Ważne są też dokumenty na podstawie, których pracownik po zakończeniu roku podatkowego będzie się rozliczał. Powinien on od pracodawcy otrzymać PIT-11. Co do zasady druk powinien być przekazany maksymalnie do końca lutego roku kolejnego, ale jeśli pracownik zawnioskuje pisemnie o wydanie PIT-u wcześniej, to pracodawca musi go wydać w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku.