Jakie zmiany określane były lub weszły w życie z początkiem 2018 roku? W tym opracowaniu prezentujemy nowelizacje w ZUS, kadrach i płacach. Zapraszamy do zapoznania się z zapisem wideo.

Witam Państwa bardzo serdecznie. Nazywam się Aneta Socha i jestem w inFakt specjalistą do spraw kadr i płac. W ostatnim czasie dużo mówi się o zmianach, głównie skupiamy się na zmianach podatkowych, natomiast ja na dzisiejszym szkoleniu chciałabym zaprezentować zmiany odnoszące się do ZUS oraz kadr i płac.

Jeżeli chodzi o najważniejsze tematy, które chciałabym dzisiaj poruszyć, to będą to: e-składka, czyli zmiana, która obowiązuje od 1. stycznia 2018 roku; zmiana dotycząca prowadzenia dokumentacji pracowniczej a także pokrótce postaram się przybliżyć inne zmiany, które albo będą obowiązywać w 2018 roku, albo są planowane.

E-składka
Jeżeli chodzi o temat e-składki, to jest to temat, który jest już obecnie szeroko omawiany. Ja przygotowałam sobie dla Państwa na dzisiaj 10 pytań chciałabym, abyśmy postarali się wspólnie na nie odpowiedzieć. Mam nadzieję, że te pytania pozwolą nam usystematyzować sobie wiedzę. Poruszę też takie kwestie troszkę bardziej skomplikowane, z którymi możemy mieć większy problem. Pierwsze pytanie, jakie dla Państwa przygotowałam, to: co to jest e-składka i jak ją wyliczyć? Jest to takie pytanie wstępne, podstawowe. E-składka jest to zmiana, która, jak wspomniałam,
obowiązuje od 1. stycznia 2018 roku. E-składka to jest jeden przelew, który jest wykonywany do ZUSu. Jeżeli chodzi o wyliczenie e-składki, to najogólniej można powiedzieć, że jest tosuma wszystkich składek, które musi uregulować płatnik. W jakim terminie wpłacamy e-składkę? Zmienił nam się od 1. stycznia sposób opłacania składki, ale same terminy nie uległy zmianie. I tak, jak było to w zeszłym roku i w latach wcześniejszych, mamy trzy terminy opłacania
składek:

  • do 5. dnia kolejnego miesiąca – termin ten obowiązuje jednostki budżetowe,
  • do 10. dnia kolejnego miesiąca – obowiązuje on płatników, którzy opłacają składki wyłącznie za siebie,
  • do 15. dnia kolejnego miesiąca – termin ten odnosi się do pozostałych płatników.

Na ten moment nie planowane są zmiany w tym temacie. Kolejne przygotowane przeze mnie pytanie to: na jakie konto wpłacamy e-składkę? Tutaj też mamy pewne zmiany od 1. stycznia. Przypomnę tylko, że na 31. grudnia 2017 roku
zamknięte zostały dotychczasowe numery rachunków ZUS, a każdy płatnik powinien w tym momencie dysponować swoim indywidualnym numerem rachunku składkowego , który jednoznacznie przypisuje płatnika do danego konta i na ten indywidualny numer rachunku składkowego od 1. stycznia 2018 roku dokonujemy wpłat.

Często też, wraz z pojawieniem się pomysłu wprowadzenia e-składki i indywidualnego numeru rachunku bankowego, pojawiały się pytania, czy dwóch płatników może mieć ten sam numer rachunku składkowego. Tutaj sytuacja wygląda tak, że indywidualny numer rachunku składkowego w swojej strukturze 26-cio cyfrowej zawiera na końcu NIP płatnika. Nie ma więc takiej możliwości, aby dwóch płatników miało ten sam numer. Kolejne z pytań, które też często się pojawia: którzy płatnicy otrzymają więcej niż jeden numer rachunku składkowego? Co do zasady są to jednostki takie jak ZUS, jak powiatowe urzędy pracy, czyli specyficzne jednostki i tylko takie otrzymają więcej niż jeden numer rachunku składkowego. Jeśli natomiast chodzi o osoby fizyczne, to one też mogą otrzymać dwa numery rachunku składkowego, ale będzie to miało miejsce tylko w jednej sytuacji – jeżeli dana osoba prowadzi działalność gospodarczą i zatrudnia nianię. Taka osoba otrzyma dwa numery rachunku składkowego – pierwszy do opłacenia składek z działalności, a drugi do opłacania składek z tytułu podpisania umowy z nianią. Jest to rozliczane osobno. Kolejne, często pojawiające się pytanie – gdzie można sprawdzić lub też uzyskać indywidualny numer rachunku składkowegoMyślę, że takich pytań jest coraz mniej, ale na pewno w 2018 roku kolejne osoby będą zakładać działalności gospodarcze, więc na pewno będą nam i takie pytania zadawać. Ogólnie – swój indywidualny numer rachunku składkowego przyszły przedsiębiorca lub też osoba, która jeszcze go nie posiada, może uzyskać w ZUSie. Może wysłać pismo w tej sprawie do ZUS, może skontaktować się telefonicznie lub osobiście, ale myślę, ze najlepszym rozwiązaniem będzie sprawdzenie tego na stronie internetowej i mamy do tego dedykowaną stronę internetową: www.eskladka.pl Czy płatnicy zagraniczni również otrzymają indywidualny numer rachunku składkowego? Możemy mieć, na przykład, do czynienia z taką sytuacją, że mamy pracownika, pracownik ma pracodawcę za granicą i pojawia się pytanie, czy pracodawca, który jest za granicą, chcąc opłacać składki za swojego pracownika, który jest w Polsce, otrzyma indywidualny numer
rachunku składkowego. Tak, otrzyma. Niezależenie od tego, kto jest płatnikiem, każda osoba, zobowiązana do uregulowania składki do ZUS, otrzyma swój indywidualny numer rachunku składkowego. Czyli dotyczy to także podmiotów zagranicznych. Częste pytanie, z którym też się spotykam: jak zaksięgować e-składkę? Tutaj są pewne zmiany, dotyczące rozliczania wpłat, które będę trafiać do ZUS. Jednak jeśli nie mamy żądnych zaległości i składki płacone są w terminie i we właściwej wysokości, to księgujemy to tak jak dotychczas. Czyli składki społeczne są odliczane od dochodu lub księgowane do kosztów, fundusz pracy jest księgowany do kosztów a w przypadku składki
zdrowotnej – opłacamy 9% podstawy wymiaru i odliczamy od podatku 7,75% podstawy wymiaru. Nie mamy tu więc żadnych zmian. Pewne trudności pojawią się, jeśli płatnicy będą dokonywać wpłat po terminie, jeżeli będą mieć jakieś zaległości w ZUS, ale to zaraz przedstawię na przykładach i omówię, jak to dokładnie będzie wyglądać. Czy zmienią się formularze ZUS w związku z e-składką? Początek roku nie przyniósł żadnych zmian, jeżeli chodzi o formularze, które przesyłamy do ZUSu, natomiast zmiany takie są planowane. Początkowo była mowa o tym, że formularze zostaną zmienione z początkiem marca, ale w tym momencie nie ma jeszcze żadnego projektu, który takie zmiany by określał. Więc na tę chwilę mogę powiedzieć, że zmian nie będzie, ale trudno tez powiedzieć, że w najbliższym czasie nie pojawią się jakieś projekty, które będę wprowadzały zmiany w formularzach ZUS. I ostatnie, myślę, że podsumowujące, pytanie, jeśli chodzi o e-składkę: czy osoby, które w 2018 roku założyły działalność gospodarczą, dostaną z ZUSu informację, o indywidualnym numerze rachunku składkowegoJednostki ZUS wskazują na to, że, jeżeli w 2018 roku jakaś osoba założy działalność gospodarczą, to także otrzyma listownie informację o indywidualnym numerze rachunku
składkowego. Więc to powinno z ZUSu do danego przedsiębiorcy, który stosunkowo niedawno założył działalność gospodarczą, taki list powinien dotrzeć. Natomiast, jak wcześniej wspomniała, jest też możliwość sprawdzenia sobie samemu tego numer na dedykowanej stronie ZUSu. Myślę, że to są takie podstawowe informacje, jeśli chodzi o e-składkę. Czy mają Państwo jakieś pytania? Nie? To przechodzimy do kolejnego tematu. 

Kolejny temat, także związany z e-składką, to jak ZUS będzie radził sobie z zaksięgowaniem tego jednego przelewu.
Nie będzie problemu z identyfikacją płatnika, bo będzie on miał swoje konto, wpłata będzie jednoznacznie przypisana. Mogą natomiast być różne wpłaty. Od 1. stycznia 2018 r. wykonujemy przelewy do ZUS w inny sposób i nie są to zwykłe przelewy – nie wpisujemy okresu, za który dokonujemy wpłat, więc ich księgowanie w ZUS-ie też będzie wyglądało
inaczej. Pierwsza kwestia – jeśli płatnik będzie miał zaległości w ZUS-ie, to najpierw zostaną pokryte te należności wraz z odsetkami, a dopiero pozostała kwota zostanie zaliczona na poczet bieżących składek. Więc na to trzeba uważać i myślę, że warto naszym klientom, przedsiębiorcom, którymi się zajmujemy, przypomnieć o tym, że jest możliwość sprawdzenia swojego salda. Można na przykład skontaktować się z doradcą płatnika – jest to taka nowa instytucja, która pojawiła się w ZUS-ie i można umówić się na wizytę w ZUS-ie a jej rezerwację można zrobić online. Można z ZUSe, skontaktować się też telefonicznie lub wysłać wniosek w formie papierowej, składając RD-3 albo składając trochę mniej formalny wniosek płatnika. Możliwość kontaktu jest bardzo dużo i, jeśli ktoś ma wątpliwości co do swoich wpłat, to warto to sprawdzić z tego względu, że, jeżeli przedsiębiorca zaniedba tę kwestię i dopuści do jakiś zaległości a w przyszłości będzie chciał uzyskać zasiłek w ZUS-ie, to może spotkać się z sytuacją, że ze względu na to, ze najpierw pokrywane są zaległości a dopiero potem bieżące wpłaty, to te bieżące wpłaty będą w nieodpowiedniej wysokości, jeśli chodzi o składkę chorobową i przedsiębiorca nie będzie miał prawa do zasiłku. Myślę więc, że warto na to zwrócić uwagę a jednorazowe sprawdzenie salda nie powinno sprawić trudności a dzięki temu będzie można po kolei sprawdzać, czy wpłaty są wnoszone w odpowiedniej wysokości i odpowiednim terminie. Z początkiem roku pojawiło się też nowe pojęcie proporcjonalnego procentowego podziału, odnoszące się właśnie do naszej e-składki. Może przedstawię to na przykładzie. Weźmy pod uwagę sytuację taką, że nasz przedsiębiorca ma do zapłaty składki w wysokości 1000 zł, czyli
cała jego e-składka to jest 1000 zł. I będziemy mieć trzy fundusze: społeczny – 700 zł, zdrowotny – 200 zł i fundusz pracy – 100 zł. Jak będziemy wyliczać ten procentowy podział i co jest tu istotne?
Będziemy to wyliczać w taki sposób, że kwotę składki danego funduszu dzielimy przez kwotę całej e-składki i mnożymy razy 100%. Więc w przypadku składki na ubezpieczenie społeczne mamy 70%, co oznacza, że składki społeczne stanowią 70% całej e-składki. Analogicznie składki zdrowotne stanowią w tym przykładzie 20% całej kwoty e-składki a fundusz pracy to 10%. Na tym będziemy bazować i w odniesieniu do tego chciałabym przedstawić przykład, który zobrazuje sytuację, w której płatnik będzie miał do zapłaty 1000 zł, natomiast faktycznie wpłaci 1200 zł. Jeżeli byłaby sytuacja taka, że faktycznie mamy te wyliczenia procentowe 70%, 20% i 10%, składka należna wynosi 1000 zł a nasz płatnik wpłaca 1200 zł, to i my, i ZUS, musimy to jakoś rozksięgować. Zakładamy przy tym, że nasz płatnik nie ma żadnych zaległości. Czyli sytuacja będzie wyglądać tak, że będzie przeliczone 70% z kwoty 1200 zł, co zostanie zaliczone na poczet bieżących składek a pozostała kwota na składki społeczne w kolejnym okresie, 20% z kwoty 1200 zł na poczet składki zdrowotnej i będzie to 200 zł a pozostała kwota zostanie przeksięgowana na kolejny miesiąc i, analogicznie, jeśli chodzi o fundusz pracy – mamy 10% z 1200 zł, więc 100 zł zostanie zaksięgowane na poczet bieżących składek, natomiast kwota 20 zł zostanie przeksięgowana na kolejny miesiąc. O ile płatnik dokona wpłaty w większej kwocie, to raczej nie będziemy mieć trudności i po prostu nadpłata zostanie przeksięgowana na kolejny okres, a pamiętać musimy tylko o tym, żeby w kolejnym miesiącu tylko uzupełnić brakującą kwotę, czyli, na przykład, nie będziemy dokonywać wpłaty pełnej kwoty 1000 zł, tylko uzupełnimy e-składkę o brakujące 800 zł. Ta sytuacja jest korzystna dla płatnika, nie stanowi żadnego zagrożenia. Jeżeli jednak będziemy mieli do czynienia z zaległościami, to będzie to wyglądało troszeczkę inaczej. Załóżmy, że także będziemy mieć do czynienia z sytuacją, że będziemy mieć ten sam procentowy podział e-składki, czyli 70%+20%+10%. Płatni także w tym wypadku zapłacił 1200 zł, wysokość składki to 1000 zł, ale płatnik ma w ZUS-ie zaległość, która wynosi 700 zł. Czyli mamy wpłatę 1200 zł a zaległość 700 zł. Najpierw zostanie pokryta zaległość, czyli z 1200 zł bierzemy 700 zł na poczet zaległości (dla ułatwienia nie wchodzę w kwestię odsetek załóżmy, że w tej sytuacji ich nie mamy, ale gdyby były, też musiałyby zostać najpierw pokryte) i dopiero pozostała kwota, czyli w naszym przypadku 500 zł, zostanie podzielona też wg. tego procentowego podziału, czyli 70% z 500 zł – 350 zł zostanie zaksięgowane na poczet składek społecznych, 100 zł na poczet składek zdrowotnych i 50 zł na poczet funduszu pracy. I, jeżeli nasz przedsiębiorca opłaca składkę chorobową, to tutaj pojawia się problem, bo jest ona
opłacona w nieodpowiedniej wysokości i, gdyby starał się teraz o zasiłek chorobowy lub macierzyński, to nie miałby w tym momencie do niego prawa. Należy też pamiętać, że jeżeli byłaby to sytuacja jednorazowa, jeżeli nas płatnik w miarę szybko się zorientuje i ureguluje brakującą kwotę, to mamy też możliwość skorzystania z takiej instytucji, jak wniosek o przywrócenie terminu płatności, bo instytucja ta nadal funkcjonuje i można z niej skorzystać. My też sami powinniśmy monitorować takie sytuacja, choćby dla naszego spokoju i pewności, że dobrze rozliczamy tę e-składkę naszego przedsiębiorcy. I warto, żeby stan ewentualnych zaległości naszego przedsiębiorcy był sprawdzony. Teraz przejdziemy do kolejnego tematu, a mianowicie do sytuacji takiej, gdy w jakimś okresie zmienia się liczba ubezpieczonych naszego przedsiębiorcy. Czyli, na przykład, w jednym miesiącu opłaca składki w kwocie 1000 zł a w kolejnym miesiącu będzie miał zleceniobiorcę, za którego będzie opłacana składka zdrowotna. Załóżmy, że w pierwszym miesiącu do zapłaty jest 1000 zł a w kolejnym 1200 zł a procentowy podział jak w dwóch poprzednich przykładach. Jak to dokładnie będzie wyglądać? Jeżeli chodzi o zmienną liczbę ubezpieczonych, to zmienia nam się teraz kwota e-składki i do rozksięgowania mamy 1200 zł i jeśli zrobimy to według naszej proporcji, to dostaniemy: 840 zł + 240 zł + 120 zł. Będzie to rozksięgowanie, które będzie w ZUS-ie i będzie bazowało na poprzedniej deklaracji, czyli dokonamy wpłaty 1200 zł, ZUS bazuje na poprzedniej deklaracji, w której podział wyglądał następująco: 70% + 20% + 10% i według tej proporcji ZUS rozksięguję sobie tę wpłatę. Ale załóżmy, że do rozksięgowania w tym miesiącu składki należne będą wyglądały następująco: 700 zł + 400 zł + 100 zł, czyli w żadnej sytuacji nam się to nie zgadza. To, co rozksięgowaliśmy według tego podziału i to, jakie składki są należne, nie zgadza nam się, jeżeli chodzi o ZUS. ZUS otrzyma w kolejnym miesiącu deklarację do tej kwoty 1000 zł i na bazie tej deklaracji będzie to sobie rozkięgowywał. O tym rozksięgowaniu automatycznym klient nie będzie informowany. Według proporcji zaksięgowaliśmy na składki społeczne 840 zł, natomiast należnych jest 700 zł i mamy za dużo o 140 zł. Jeżeli chodzi o składki zdrowotne – zaksięgowaliśmy 240 zł, a
powinno być 400 zł, czyli mamy za mało o 160 zł. I jeżeli chodzi o fundusz pracy – zaksięgowaliśmy 120 zł, powinno być 100 zł, czyli mamy za dużo o 20 zł. I teraz tak – w ZUS-ie będzie się nam to automatycznie przeksięgowywać, czyli zabrane zostanie nadpłacone 140 zł i 20 zł i dodane zostaną do brakujących 160 zł, czyli w każdej ze składek wyjdziemy na 0. Zatem po tych automatycznych przeksięgowaniach w ZUSie, faktycznie składki zostaną rozksięgowane w taki sposób, że na fundusz składek społecznych zostanie zaksięgowanych 700 zł, na składki zdrowotne 400 zł i na fundusz pracy 100 zł. Tak to będzie wyglądało a płatnicy, jak wspomniałam, nie będą o tym informowani. ZUS będzie najpierw bazował na ostatniej złożonej deklaracji, będzie brał z niej proporcję, później odniesie się do kwoty wpłaty a następnie zweryfikuje sobie to z deklaracją za okres, za który była wpłata. Czy są do tego jakieś pytania? 

Pytanie 1: Jeśli pracodawca wpłaca za siebie i pracownika, a nie wpłaci e-składki w pełnej wysokości, to czy w pierwszej kolejności będą zaliczane składki pracodawcy? Odpowiedź: Nie będzie to rozdzielane pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Będzie to rozdzielane na poszczególne fundusze. Więc niedopłata będzie traktowana ogólnie, ale o tym
za chwilę jeszcze powiem, bo pracownicy są w pewien sposób chronieni, jeżeli chodzi o takie właśnie kwestie niedopłaty. 

Przejdźmy teraz do kolejnego tematu, czyli e-składka a PFRON. Te osoby, które zajmują się PFRON-em wiedzą, że istnieje szereg obowiązków, jeśli chodzi o uzyskanie dofinansowania dla przedsiębiorcy, dofinansowania, jeżeli chodzi o składki emerytalne i rentowe osób prowadzących działalność gospodarczą. Trzeba spełniać szereg kryteriów i jest tu na przykład kwestia taka, że osoba, starająca się o dofinansowanie z PFRON na swoje składki, musi posiadać zaświadczenie z PFRON o stopniu niepełnosprawności. Może to być stopień niepełnosprawności znaczny, umiarkowany lub lekki i w zależności od tego, jaki jest to stopień, tak wygląda kwestia dofinansowania. Jeżeli chodzi o samo uzyskanie dofinansowania z PFRON, odbywa się to w taki sposób, że płatnik, ta osoba, która dokonuje płatności swoich składek, najpierw musi je uregulować do ZUS-u, a dopiero później składa wniosek w PFRON i sytuacji pozytywnego rozpatrzenia
wniosku, otrzymuje środki na swoje konto. Po otrzymaniu tych środków, koryguje deklarację, co spowoduje nadpłatę. I można powiedzieć, że e-składka dla takich osób, które korzystają z dofinansowania z PFRON, będzie uciążliwa, bo za każdym razem trzeba będzie tę nadpłatę, którą uzyskuje z poprzedniego miesiąca, sprawdzić, dopłacić brakującą kwotę w odpowiednim terminie i za każdym razem korygować deklaracje. Jest to uciążliwe, ale nie ma innego wyjścia w przypadku dofinansowań z PFRON. 

Wracając teraz do pytania o to, jak będzie wyglądała sytuacja e-składki w przypadku zaległości. Możemy mieć tutaj do czynienia z zaległościami, które są zaprzeszłe i nie zostały one uregulowane, może mieć też do czynienia z takimi zaległościami, które powstają na bieżąco. Niezależnie jednak od tego, jaki to będzie rodzaj zaległości, pracownicy są chronieni. Przepisy określają, że pracownik czy zleceniodawca nie mają wpływu na to, w jaki sposób pracodawca wylicza składki, nie mają wpływu na to, czy są one regulowane w terminie i czy są one w ogóle opłacane a wobec tego, nie mogą oni ponosić konsekwencji tego, że składki nie zostały opłacone. Więc w sytuacji, kiedy powstanie jakaś zaległość i zostanie to rozksięgowane, to ZUS, jeśli chodzi o pracowników, będzie badał czy należy się zasiłek. Ja też konsultowałam tę kwestię z ZUSem i nie powinno być tutaj żadnych problemów, jeśli chodzi o wypłatę zasiłku dla pracownika czy zleceniobiorcy. W przypadku zleceniobiorcy należy też zauważyć, że składka chorobowa jest dobrowolna, więc dla uzyskania zasiłku musi być opłacana, musi być stosowne zgłoszenie a ZUS będzie badał, czy zostało ono z złożone poprawnie i w terminie a jeżeli tak, to nie powinno być problemów z wypłatą zasiłku, nawet jeśli zaistniała zaległość. Inaczej sytuacja wygląda, jeżeli chodzi o osoby współpracujące lub osoby prowadzące działalność gospodarczą. Jeżeli przedsiębiorca zaniedba obowiązku opłacania składek, to jeśli on sam zgłosił się do ubezpieczenia chorobowego, a wystąpiły zaległości, to nie będzie miał prawa do zasiłku. Analogicznie wygląda sytuacja z osobą współpracującą, ponieważ taka osoba pomaga w prowadzeniu działalności gospodarczej i ZUS traktuje ją na równi z
przedsiębiorcą. Te dwie grupy są niejako zagrożone i warto na to zwracać uwagę, natomiast w przypadku przedsiębiorców pilnujemy terminu zgłoszenia a jeśli chodzi o pracowników, to oni nie powinni się obawiać, bo powinni otrzymać zasiłek z ZUS bez większych trudności.

Dokumenty pracownicze

Czy w temacie e-składki mają Państwo pytania? Jeśli nie, to przejdźmy do kolejnej zmiany. Tutaj będziemy mówić o dokumentach pracowniczych. W ostatnich dniach została uchwalona ustawa o skróceniu okresu przechowywania akt
osobowych i o tym, żeby te dokumenty były elektroniczne. Do tej pory dokumentacja pracownicza, czyli zarówno dokumenty płacowe jaki i dokumenty z danymi pracowniczymi, czyli akta osobowe, były gromadzone w formie papierowej, Ta ustawa określa, że od 1. stycznia 2019 roku będziemy mieć zmiany. Dokumenty będzie można
przechowywać, jak do tej pory, w wersji papierowej, ale będzie tez można przechowywać je w formie elektronicznej. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej będzie wiązało się też z dodatkowymi obowiązkami – trzeba będzie odpowiednio te dokumenty zabezpieczać, trzeba będzie je też odpowiednio podpisać. Kolejna planowana zmiana mówi, że od 1. stycznia 2019 r. zasadą byłaby wypłata wynagrodzenia w formie bezgotówkowej, czyli na rachunek bankowy pracownika. Na ten moment sytuacja jest taka, że musi otrzymywać wynagrodzenie do ręki, czyli w gotówce. Jeśli podpisze nam oświadczenie i przekaże informację o numerze rachunku bankowego, to przekazujemy mu te środki w formie przelewu, jednak zasadą nadal jest forma gotówkowa. A zatem od 2019 roku sytuacja będzie odwrotna, bo zasadą stanie się przekazywanie wynagrodzenia na rachunek bankowy a odstępstwem będzie wypłata w formie gotówkowej i będzie realizowana tylko na wniosek pracownika. Następna zmiana dotyczy okresu przechowywania dokumentów pracowniczych. Okres ten zostanie skrócony z 50 do 10 lat. Będzie to jedna możliwe tylko pod warunkiem, że pracodawca złoży w ZUS-ie odpowiedni raport informacyjny. Myślę, że jest to zmiana korzystna, natomiast jeszcze nie znamy wzoru, jeśli chodzi o ten raport informacyjny a ten wzór będzie określało właściwe rozporządzenie. Cały czas jednak trwają jeszcze prace nad samą ustawą, więc siłą rzeczy rozporządzeń do niej też jeszcze nie ma. Wspomniany raport informacyjny będzie zawierał informacje nie tylko o pracownikach, ale też o zleceniobiorcach i będą to przede wszystkim informacje niezbędne do wyliczenia renty bądź emerytury naszego pracownika czy zleceniobiorcy. A więc zamiast przechowywanej przez 50 lat dokumentacji, będą przechowywane w ZUS-ie raporty, które będą ewidencjonowane na koncie ubezpieczonego a każdy ubezpieczony będzie miał swoje konto w ZUS-ie i tam będą
zbierane wszystkie informacje o nim. W tym raporcie będą znajdowały się informacje o zgłoszonych do ubezpieczeń po 31. grudnia 1998 roku i przed 1. stycznia 2019 roku, czyli z tego okresu będziemy zgłaszać informacje i, jak wspomniałam, będą to informacje dotyczące zarówno pracowników jak i zleceniobiorców, potrzebne do ustalenia emerytur i rent. Mamy więc od 2019 roku trze najważniejsze zmiany, które wprowadzone zostaną ustawą nowelizującą: pierwsza – wynagrodzenia bezgotówkowe, druga – możliwość przechowywania dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej i trzecia – skrócenie okresu przechowywania dokumentów do lat 10 w zamian za przekazywanie do ZUS raportów informacyjnych. Wprawdzie jest jeszcze trochę czasu do wprowadzenia tych zmian, ale myślę, że już warto o tych kwestiach wiedzieć.

Pozostałe zmiany 2018

Co do pozostałych interesujących nas zmian – z początkiem 2018 roku zmieniła się kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę i jest to 2100 zł brutto i wynagrodzenie to przysługuje pracownikowi pełnoetatowemu. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, by to wynagrodzenie było wyższe. Jeśli mamy pracownika zatrudnionego na część etatu, to wynagrodzenie przeliczane jest proporcjonalnie – na przykład przy 1/2 etatu minimalne wynagrodzenie to 1050 zł brutto, przy 1/3 – 700 zł brutto itd. 

Oprócz minimalnego wynagrodzenia za pracę zmieniła się także minimalna stawka godzinowa. W 2018 roku jest to 13,70 zł. W przypadku osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej, zleceniobiorców jest to kwota brutto, a 13,70 zł dla przedsiębiorcy, osoby prowadzącej działalność gospodarczą jest kwotą netto. 

Zmieniły się też, jeżeli chodzi o przedsiębiorców, podstawy do wyliczenia ich składek. W przypadku  małego ZUS-u jest to 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę, czyli 630 zł. Zmieniła się podstawa do wyliczenia składki zdrowotnej i jeśli chodzi o mały ZUS to w przypadku składki zdrowotnej łącznie z chorobową będzie to 520,10 zł a bez chorobowego – 504,66 zł. Przy dużym ZUS-ie te stawki są, oczywiście, znacznie wyższe – całość wraz z chorobowym to 1228,70 zł, bez chorobowego – 1163,39 zł. Tutaj też przedsiębiorcy często pytają o maksymalną podstawę do wyliczania składek –
najczęściej z tym pytaniem przychodzą panie, które planują zajść w ciążę i chcą podwyższyć podstawę do wyliczenia składek, żeby potem otrzymać wyższy zasiłek. Jeżeli chodzi o 2018 rok, to maksymalna podstawa do wyliczenia składek społecznych, a co za tym idzie także funduszu pracy, to jest 11107,50 zł. A więc uwzględniając składkę, społeczną, zdrowotną i fundusz pracy, sumarycznie dla takiego przedsiębiorcy do zapłaty będzie 4120,92 zł.

Kolejna zmiana obowiązująca od 2018 roku to tzw. ulga na start. Ulga ta przysługuje przedsiębiorcom, którzy nie prowadzili jeszcze działalności gospodarczej albo ta poprzednia działalność została zamknięta lub zawieszona na co najmniej 60 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kolejnej działalności i przedsiębiorca nie wykonuje czynności na rzecz byłego pracodawcy, u którego był zatrudniony w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym, wykonując usługi, które wchodzą w zakres działalności gospodarczej. Ulga a start polega na tym, że przez 6 miesięcy dany przedsiębiorca nie musi opłacać składek społecznych. Składka zdrowotna jest nadal obowiązkowa. Jeżeli chodzi o kwestie kodu dla
takiego płatnika – na tę chwilę, ponieważ nie ma jeszcze rozporządzenia w tej sprawie – ZUS wysyła do płatników informacje, że dla osób, które będą korzystały z ulgi na start, jest zarezerwowany kod 0540.
Zmiana, która jest też na razie w fazie projektu, to kwestia składki wypadkowej. Dla większości płatników, których rozliczamy składka ta obecnie wynosi 1,80% podstawy wymiaru. Składka wypadkowa obowiązuje w danym roku składkowym. Rok składkowy obowiązuje od 1. kwietnia danego roku do 31. marca roku kolejnego. Jeżeli chodzi o rok 2017/2018, to dla małych płatników mamy 1,80% podstawy wymiaru. A na rok 2018/2019, czyli od 1. kwietnia 2018 roku planuje się, że składka ta zostanie obniżona i będzie wynosiła 1,67% podstawy. Jest to wprawdzie niewielka obniżka, ale taki jest projekt, dlatego chciałam Państwu o tej kwestii powiedzieć.
Ostatnia zmiana, o której chciałabym Państwu wspomnieć, to zmiana, która będzie korzystna dla osób młodych. Mam projekt ustawy, który określa zwolnienie ze składek zarówno społecznych jak i zdrowotnych dla osób, które zakładałyby działalność gospodarczą do 24. roku życia i składki te finansowane byłyby z funduszy budżetu państwa. W związku z tym
młodzi ludzie mogliby próbować rozwijać swoje działalności bez żadnych obciążeń składkowych, natomiast jest też kwestia taka, ze po zakończeniu tego okresu uprzywilejowanego, czyli w momencie ukończenia 24. roku życia, mieliby też możliwość skorzystania z małego ZUS-u. Projekt jednak ma jeszcze szczegółowych uregulowań w tym temacie.
Jeżeli chodzi o dzisiejsze informacje, to już wszystko. Dziękuję Państwu za spotkanie.

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.