Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, jest czynnym podatnikiem VAT. Wystawił dla swojego kontrahenta fakturę za wykonaną usługę, lecz nie została ona opłacona. Czy sprzedawca może coś zrobić w tej sytuacji? Czy może nieuregulowaną kwotę zaliczyć do kosztów?

Nieściągalna należność w kosztach

Ustawodawca w art. 23 ust.1 pkt 20 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych określa, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako nieściągalne, z wyjątkiem takich wierzytelności nieściągalnych, które uprzednio na podstawie art. 14 zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została uprawdopodobniona.

Zatem aby nieściągalną należność (kwotę netto) ująć w kosztach muszą być spełnione dwa warunki – pierwszy, że została ona uprzednio zarachowana do przychodu i drugi, że nieściągalność została uprawdopodobniona.

Jak określono w art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, nieściągalność wierzytelności można udokumentować :

  1. postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo
  2. postanowieniem sądu o:
    • a. oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub wystarcza jedynie na zaspokojenie tych kosztów, lub
    • b. umorzeniu postępowania upadłościowego, jeżeli zachodzi okoliczność, o której mowa w lit. a, lub
    • c. zakończeniu postępowania upadłościowego, albo
  3. protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Warto też pamiętać, że podatnik nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodu wierzytelności przedawnionych – art. 23 ust. 1 pkt 17 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Nieściągalna należność w kosztach

Dokumentacja

W tej sytuacji nie jest wystawiana faktura, gdyż nie dokumentujemy sprzedaży, wystarczającym jest zapis techniczny np. dowodem wewnętrznym. Czynny podatnik VAT po spełnieniu wyżej wymienionych warunków, wykazuje kwotę netto w kosztach.

Kwestie podatku dochodowego należy jednoznacznie oddzielić od VAT-u i ulgi na złe długi, z której podatnik także może skorzystać.

Odpis tymczasowy

Może zdarzyć się oczywiście sytuacja taka, że dłużnik dokona zapłaty i wówczas podatnik musi dana kwotę wykazać jako przychód. Dokładne informacje w tym zakresie zostały podane w art. 14 ust.2 pkt 7b ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Mianowicie przychodem z działalności gospodarczej są również wartości należności umorzonych, przedawnionych lub odpisanych jako nieściągalne w tej części, od której dokonane odpisy aktualizujące zostały uprzednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. 

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.