Darek Skrzypoń, który wraz z zespołem programistów inFakt rozwija rozwiązania usprawniające pracę księgowych, opowiada, jak powstał Inteligentny Asystent inFakt, jak sam rozczytuje dane z faktur i księguje, jak się “uczy” samoczynnie księgować. Zdradza też, jakie są plany rozwoju Asystenta, aby jeszcze bardziej oszczędzał księgowym czas.

Skąd pomysł na Inteligentnego Asystenta w inFakt?

Darek Skrzypoń, Product Owner: Po kilku latach współpracy z księgowymi w ramach Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego nadszedł moment, kiedy zaczęło im bardzo szybko przybywać klientów, a co za tym idzie – dokumentów do księgowania. Zaczęliśmy się wtedy zastanawiać, co zrobić, aby skrócić czas na księgowanie pojedynczego klienta. Wtedy pomyśleliśmy o zastosowaniu Sztucznej Inteligencji.

Jak wykorzystaliście Sztuczną Inteligencję w księgowości?

W pierwszej kolejności zapytaliśmy naszych księgowych, jakie czynności zabierają im najwięcej czasu. Dowiedzieliśmy się, że są to: ręczne przepisywanie danych z faktur kosztowych oraz księgowanie potwierdzeń przelewów za należności podatkowe i ZUS. Zauważyliśmy, że są to powtarzalne czynności. Pomyśleliśmy, że można byłoby zastosować mechanizm, który sam rozczytywałby dane z faktur klientów, a następnie, na podstawie wcześniej wykonanych przez księgowego czynności “uczyłby się” i przyporządkowywał te dane do odpowiednich kategorii kosztowych. Tu właśnie przyszła nam z pomocą Sztuczna Inteligencja – po przeanalizowaniu jej zastosowania w księgowości okazało się, że świetnie się do tego nadaje.

Kiedy rozpoczęliście prace?

Sam pomysł zrodził się na początku 2016 roku, potem nastąpiła faza zbierania informacji od księgowych i analizy wykonalności pomysłu. Gdy tę fazę mieliśmy za sobą, dość szybko przeszliśmy do realizacji projektu i już po kilku miesiącach mieliśmy działający prototyp. Tak narodził się Inteligentny Asystent.

Jaki był efekt jego działania?

Jego skuteczność przerosła nasze oczekiwania. Potrafił księgować potwierdzenia ZUS wydawane przez popularne banki.
Przeprowadziliśmy też testy w zamkniętym środowisku z wybraną grupą klientów i księgowych. Testy wykazały, że Asystent bardzo ułatwia pracę księgowych i znacznie przyspiesza czas, który upływa od załączenia dokumentu przez klienta do aplikacji do faktycznego zaksięgowania.

Ile na początku trwało rozczytywanie dokumentu?

Początkowo czas rozczytywania wynosił ok. 48 godzin dla faktur kosztowych i 5-10 minut dla potwierdzeń przelewów. Mocno skupiamy się na zmniejszeniu tego czasu, owocem tego jest znaczne przyspieszenie rozczytywania potwierdzeń, do ok. 2 min. Dzisiaj stoimy przed wyzwaniem przyspieszenia rozczytywanie faktur kosztowych. Naszym celem jest, aby rozczytywane były tak samo szybko, jak potwierdzenia przelewów.

Jakie były pierwsze reakcje księgowych?

Nasi księgowi entuzjastycznie podeszli do funkcji automatycznego rozczytywania. To, że gotowe dane pojawiały się automatycznie w formularzach, okazało się być strzałem w dziesiątkę. Niestety nie wszystkie dokumenty przesyłane przez klientów były wystarczająco wyraźne, aby były poprawnie rozczytane, szczególnie te będące zdjęciami robionymi aparatami z telefonów.
Automatyczne księgowanie rozczytanych danych bywało też lekkim zaskoczeniem dla księgowych. Często nie rozumieli, dlaczego coś zostało automatycznie zaksięgowane.

Jak sobie z poradziliście z tymi początkowymi trudnościami?

W pierwszej kolejności usprawniliśmy aplikację mobilną inFakt, aby poprawić jakość robionych zdjęć, co pozwoliło na częściowe przyspieszenie rozczytywania. Równocześnie przeprowadziliśmy akcję informacyjną wśród naszych księgowych, aby zaznajomić ich z regułami, jakimi kieruje się Asystent podczas automatycznego rozczytywania danych z faktur i księgowania.

baza księgowych

To cenne, że uwagi księgowych i doświadczenia zdobyte w pierwszej fazie projektu zastosowaliście od razu do usprawnienia pracy Inteligentnego Asystenta. Czy później działo się podobnie?

Dokładnie tak. Po włączeniu Asystenta dla wszystkich szybko okazało się, że duże ilości dokumentów, które są załączane przez naszych klientów, bardzo mocno obciążały nasz system. Musieliśmy zoptymalizować i powiększyć zasoby. Zdarzały się też problemy z poprawnością przypisania danych do odpowiedniej kategorii, co zaowocowało wprowadzeniem mechanizmu, który zapewniał, że w przypadku, gdy Asystent nie jest pewien – nie podejmuje żadnej akcji.

Wspomniałeś o zoptymalizowaniu i powiększeniu zasobów – możesz to wyjaśnić?

Początkowo najważniejsza dla nas była sama funkcjonalność – jak najszybsze “udowodnienie”, że Asystent działa. W kolejnym kroku skupiliśmy się na optymalizacji i szybkości działania – najpierw zwiększyliśmy zasoby sprzętowe na których Asystent działa oraz cały czas optymalizujemy algorytmy, aby księgował jeszcze szybciej.

A “zasoby ludzkie” – ilu programistów pracuje nad Inteligentnym Asystentem?

Początkowo w pracach brały udział trzy osoby. Praca w małym zespole na początku projektu dawała nam bardzo dużą elastyczność. Wkrótce, okazało się jednak, że w wyzwanie jest większe niż nam się wydawało i zespół w szczytowych momentach liczył dziewięć osób.

Jakie teraz stoją wyzwania przed Asystentem i jak planujecie go rozwijać?

Największym wyzwaniem stojącym przed Asystentem jest jego zwiększona szybkość rozczytywania. Rozumiemy, że księgowi oczekują natychmiastowego rozczytania dokumentu, aby rozliczyć klienta od razu. Kluczowym elementem jest też zapewnienie wysokiej jakości skanowanych dokumentów. Na tych dwóch aspektach rozwoju Asystenta skupia się teraz nasza praca.