Koszty wynagrodzeń oraz składek ZUS w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W jakiej dacie ujmowane są listy płac pracowników oraz rachunki zleceniobiorców? W jakich datach ujmowane są składki ZUS? Po odpowiedzi zapraszam do wpisu. 

Zgodnie z rozporządzeniem w Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 12 jest przeznaczona do wpisywania kosztów wynagrodzeń brutto. W kolumnie 12 wpisujemy wynagrodzenia wypłacane zarówno w gotówce jak i w naturze. Wynagrodzenia w naturze, jeśli przedmiotem tych świadczeń są rzeczy lub usługi będące w zakresie działalności pracodawcy, to wpisuje się wartość według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców. W pozostałych przypadkach, na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy albo praw tego samego rodzaju i gatunku. Ponadto, przy wycenie należy wziąć pod uwagę ich stan i stopień zużycia oraz czas i miejsce ich udostępnienia.

Zapisów do podatkowej księgi przychodów i rozchodów dokonujemy na podstawie:

  • list płac podpisanych, jeśli odbiór wynagrodzenia nastąpił w gotówce,
  • innych dowodów potwierdzających odbiór wynagrodzenia w naturze,
  • lub na podstawie przelewu, jeśli wynagrodzenie wypłacono przelewem.

Koszty wynagrodzeń w KPiR

W zakresie zapisów w KPiR wynagrodzeń ze stosunku pracy z zasady ujmuje się je memoriałowo. Pracodawca zalicza wynagrodzenie do kosztów tego miesiąca, za który są należne. Jednak jest jeden warunek, że dokona tego w obowiązującym go terminie. Termin wypłaty może wynikać np. z regulaminu pracy albo z umowy o pracę. W przypadku gdy pracodawca narusza ten termin, to ująć w kosztach będzie mógł dopiero w dacie wypłaty.

Przykład. Pracodawca wypłaca pracownikom wynagrodzenie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania pracy. Za miesiąc kwiecień 2019 r. dokonał wypłaty 8 maja 2019 r. W związku z tym podatnik może ująć koszty wynagrodzeń w dacie 30.04.2019 r. Natomiast jeśli podatnik wypłaciłby wynagrodzenie 13 maja 2019 r., tj. po terminie, wówczas ujęcie w kosztach nastąpiłoby w dacie wypłaty, czyli 13 maja 2019 r.

Koszty wynagrodzeń oraz składek ZUS

Koszty składek ZUS w KPiR

Składki ZUS ujmowane są w sposób podobny. Składki społeczne w części płaconej przez pracodawcę oraz składki na Fundusz Pracy jaki i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodu w miesiącu, za który wynagrodzenia są należne. Jednak tak jak w przypadku wynagrodzeń tak i w przypadku składek ZUS mamy warunek. Składki ZUS muszą być opłacone:

  • w terminie wynikającym z odrębnych przepisów, jeżeli wypłata wynagrodzeń miała miejsce w miesiącu, za które są należne;
  • nie później niż do 15 dnia miesiąca, w którym dokonano wypłaty wynagrodzeń pracowniczych, w przypadku gdy wynagrodzenie te należne są za poprzedni miesiąc, a zostały wypłacone w następnym miesiącu, jednak w obowiązującym terminie ich wypłaty.

Przykład. Podatnik wypłacił wynagrodzenie za kwiecień 30.04.2019 r. Dnia 14 mają 2019 r. opłacił składki ZUS. W związku z tym wynagrodzenie jak i składki ZUS stanowią koszty kwietnia.

Przykład. Podatnik wypłacił wynagrodzenie za marzec 7.04.2019 r. (płatne do 10), natomiast ZUS zgodnie z terminem opłacił dnia 15.05.2019 r. W takim wypadku wynagrodzenie będzie stanowić koszty marca, a ZUS kasowo, koszty maja, w dacie zapłaty. 

Koszty wynagrodzeń z umów zleceń i o dzieło oraz ZUS w KPiR

W przypadku wynagrodzeń z tytułu umów zleceń jak i o dzieło, to zalicza się je w kwocie brutto w dacie wypłaty lub pozostawienia do dyspozycji. Powyższa zasada również obowiązuje w przypadku składek ZUS płatnych przez zleceniodawcę.

Przykład. Podatnik wypłacił z tytułu umowy zlecenie wynagrodzenie 28.04.2019 r. ZUS został zapłacony 14.05.2019 r. W związku z tym wynagrodzenie będzie stanowić koszty kwietnia, a ZUS koszty maja. 

Reasumując wynagrodzenie z tytułu umów zleceń oraz o dzieło rozliczamy kasowo.