Pracownik ma do dyspozycji samochód służbowy. Co do zasady powinien go wykorzystywać wyłącznie do wykonywania zadań zleconych przez pracodawcę. Co gdy korzysta z niego prywatnie?

W przypadku wykorzystywania samochodu firmowego przez pracownika do wyjazdów osobistych, mamy do czynienia z nieodpłatnym świadczeniem. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, świadczenie to stanowi przychód pracownika.

Wartość świadczenia

Przy określaniu wartości pieniężnej nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych należy odnieść się do art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który mówi o tym, iż dodatkowy przychód ustala się w wysokości :

  1. 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1.600 cm^3,
  2. 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1.600 cm^3 .

Proporcjonalne wyliczenie

W sytuacji gdy pracownik korzysta z samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca, to wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych wyżej – art. 12 ust. 2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przykładowo pracownik korzystał z samochodu służbowego o pojemności powyżej 1.600 cm^3 przez 5 dni w miesiącu. W takim przypadku należy wykazać dodatkowy przychód z tytuły nieodpłatnego wykorzystywania pojazdu w wysokości 400 * 1/30 * 5 = 66,67.

Korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych, a przychód pracownika

Częściowa odpłatność

Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wskazaną wartością ryczałtu, a odpłatnością dokonaną przez pracownika.

Załóżmy sytuacje w której pracownik korzysta z samochodu o pojemności silnika do 1.600 cm^3 przez cały miesiąc do celów osobistych. Z tej racji ponosi opłaty w wysokości 100 zł. W tym przypadku pracodawca wykazuje dodatkowy przychód pracownika w wysokości 150 (250 – 100).

Może być też tak, że pracownik użytkował pojazd pracodawcy o pojemności silnika powyżej 1.600 cm^3 przez 10 dni w miesiącu. W odniesieniu do tego świadczenia poniósł opłaty w kwocie 80 zł. Wartość nieodpłatnego świadczenia wynosi (400 * 1/30 *5) – 80 = 53,33 i taką kwotę należy uwzględnić w przychodzie pracownika.

ZUS i PIT

W przypadku tego świadczenia nie ma możliwości skorzystania ze zwolnień. Wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych, stanowi podstawę do opodatkowania zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kwota ta stanowi przychód ze stosunku pracy, a co za tym idzie jest podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne. Zatem pracodawca powinien obliczoną wartość przychodu uzyskanego przez pracownika z tytułu nieodpłatnego użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych, doliczyć do pozostałego przychodu uzyskanego przez niego w danym miesiącu ze stosunku pracy i od tego wyliczyć składki ZUS i zaliczkę na podatek.

Wynagrodzenia pracownika, jak i również składki ZUS są kosztem pracodawcy.