Potwierdzeniem dokonania transakcji gospodarczej są dowody księgowe, które stanowią też podstawę zapisu w księgach rachunkowych. Dowody księgowe można klasyfikować pod względem kilku kryteriów. Jak wygląda klasyfikacja dowodów księgowych?

Klasyfikacja dowodów księgowych

Dowody księgowe mogą być klasyfikowane według:

  • według podstawy sporządzania.
  • jednostek sporządzających;
  • ze względu na ich przeznaczenie oraz
  • rodzaju przedmiotu ewidencji księgowej;

Dowody księgowe sporządzane według rodzaju przedmiotu ewidencji możemy podzielić na pierwotne i wtórne. Pierwotne dowody księgowe (źródłowe) to dokumenty ewidencjonujące po raz pierwszy daną transakcję gospodarczą. Natomiast dowody wtórne, są to dowody wystawiane do dowodów pierwotnych np. raport kasowy.

Podział według jednostek sporządzających, dzieli dowody księgowe na własne oraz obce. Dowody księgowe obce to dowody wystawione przez inne jednostki np. faktury zakupu towaru. Natomiast dowody własne to dowody wystawiane przez naszą jednostkę np. polecenie księgowania.

Klasyfikacja dowodów księgowych według ich przeznaczenia określa natomiast dowody wewnętrzne, czyli sporządzane na własne potrzeby oraz dowody zewnętrzne sporządzane dla innych jednostek.

Dowody zewnętrzne według rodzaju przedmiotu ewidencji księgowej

W zależności od przedmiotu ewidencji księgowej, dowody możemy podzielić na dowody:

  • sprzedaży, do których należą np. faktury sprzedaży, zaliczki;
  • zakupu czyli faktury zakupu, rachunki;
  • magazynowe zawierające zapisy związane z pracą magazynu. Zaliczamy do nich między innymi przyjęcia zewnętrzne i wewnętrzne (Pz, Wz), przyjęcie oraz rozchód wewnętrzny (Pw, Rw) lub np. MM (przesunięcie międzymagazynowe.
  • operacji na środkach trwałych. Zaliczamy do nich np. OT – dowód przyjęcia środka trwałego, LT – dowód likwidacji środka trwałego i PT- przekazanie środka trwałego
  • kasowe, pozwalające na rejestracje zmiany środków w kasie np. Kw, Kp lub potwierdzające stan środków Rk
  • bankowe czyli dowody związane z operacjami bankowymi np. Wb

Klasyfikacja dowodów księgowych

Dowody księgowe

Zgodnie z ustawą o rachunkowości art. 20 ust. 2 dowody księgowe zwane także dowodami źródłowymi stanowią podstawę zapisów w księdze rachunkowej. Natomiast zgodnie z art. 22 dowody powinny być:

  • rzetelne czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej;
  • kompletne czyli zawierające co najmniej:
    • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
    • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
    • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
    • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
    • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
    • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
  • wolne od błędów rachunkowych.

Jeżeli nie posiadamy dowodu księgowego, kierownik jednostki może podjąć decyzję o sporządzeniu dokumentu wewnętrznego na poczet udokumentowania danej transakcji. Zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości:

“W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności”

Na koniec warto dodać, że niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania oraz przeróbek.

Sprawdź swoją wiedzę na temat:

Klasyfikacja dowodów księgowych

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na dokonanie zapisu bez żadnego dowodu?

Prawidłowo ! Błędnie

Dowód księgowy można skorygować poprzez zamazanie błędnej wartości wpisaniu prawidłowej?

Prawidłowo ! Błędnie

Dowody księgowe stanowią podstawę do zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych?

Prawidłowo ! Błędnie