Bywają sytuacje takie, kiedy otrzymujemy fakturę na której widnieje dodatkowa adnotacja “DUPLIKAT”. Jeśli chcesz wiedzieć, jak poprawnie zaksięgować taki dokument, to zapraszam do lektury tego artykułu.

Zgodnie z art. 106l ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług w sytuacji, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, istnieje możliwość powtórnego jej wystawienia. Dokument taki powinien zawierać wyraz “DUPLIKAT” oraz datę jego ponownego wystawienia.

Podmioty uprawnione

Kto może taki duplikat faktury wystawić? Ustawodawca wskazał trzy podmioty uprawnione do wykonania tych czynności. Na wniosek nabywcy wystawić taki dokument może sprzedawca lub osoba przez niego upoważniona. Zdarzają się też sytuacje, w których duplikat wystawia nabywca, oczywiście też jest to na wniosek podatnika – sprzedawcy. Ostatnim podmiotem uprawnionym jest organ egzekucyjny, czy komornik – faktura wystawiana jest również na wniosek dłużnika lub nabywcy. Zawsze wystawiony duplikat musi odzwierciedlać dane zawarte na dokumencie pierwotnym.

Jak rozliczyć duplikat faktury?

Kiedy odliczyć VAT z faktury?

Jak obecnie nabywca otrzymujący duplikat faktury powinien rozliczyć VAT z tego dokumentu? Aby odpowowiedzieć na to pytanie trzeba rozpatrzyć dwa przypadki. Pierwszy odnosi się do sytuacji, w której z faktury pierwotnej odliczono VAT, natomiast potem ona zaginęła lub uległa zniszczeniu. W tej sytuacji duplikat stanowi tylko potwierdzenie tej transkacji. Data otrzymania duplikatu nie ma tutaj znaczenia, fakturę należy jedynie zarchiwizować. Drugi przypadek odnosi się do sytuacji w której podatnik nie otrzymał nigdy faktury pierwotnej. Wówczas prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje w dacie otrzymania duplikatu. Stanowisko to potwierdzone zostało między innymi w interpretacji indywidualnej z dnia 2 kwietnia 2015 r., nr IBPP2/4512-23/14/KO. Oczywiście w tej sytuacji zastosowanie ma też art. 86 ust. 11 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług, który mówi o tym, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w odpowiednim terminie, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Jak rozliczyć to w PIT?

Rozliczenie duplikatu faktury w podatku dochodowym, wygląda podobnie jak w podatku VAT – istotne znaczenie ma to, czy faktura pierwotna trafiła wcześniej do nabywcy, czy nie. Jeżeli podatnik otrzymał fakturę, a potem uległa ona zniszczeniu lub zagubieniu, to nie ma problemu, nie ewidencjonujemy dokumentu, tylko archiwizujemy go w miejscu pierwotnego. Wątpliwości pojawiają się, gdy podatnik nie otrzymał faktury. Co do zasady faktury w KPIR księgujemy w dacie wystawienia (lub otrzymania). Wśród doradców podatkowych często pojawiają się jednak opinie, że fakturę duplikat należy zaksięgować w dacie faktury pierwotnej, data duplikatu nie ma znaczenia dla PIT-u.