Przedsiębiorca, który dokonuje sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych wcześniej czy później może mieć obowiązek zakupu kasy fiskalnej. Od 2019 roku rozpoczął się okres “rewolucji” w temacie kas fiskalnych. Czy kasa fiskalna w postaci oprogramowania ułatwi przedsiębiorcom ewidencje sprzedaży?

Czym jest kasa w postaci oprogramowania?

Od 2019 roku obowiązują przepisy w zakresie kas rejestrujących “online”. W dużym skrócie można powiedzieć, że kasy online zapewniają automatyczne i bezpośrednie przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas. Do CRK kasy przesyłają informacje:

  • o podstawie opodatkowania,
  • kwocie podatku należnego,
  • stawki podatku,
  • rodzaju towaru lub usługi oraz
  • czasie i miejscu instalacji kasy “on-line”.

Można więc powiedzieć, że przesyłane informację to kopia paragonu fiskalnego. Więcej informacji na temat kasy fiskalnej online opisaliśmy w tym artykule.

Warto zaznaczyć, że kasy fiskalne online nie są kasami rejestrującymi mających postać oprogramowania. Wprowadzenie kas w postaci oprogramowania to kolejny krok w stronę “cyfryzacji” obowiązków związanych z ewidencją transakcji gospodarczych. Projekt rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, określa wymogi techniczne dla kas fiskalnych mających postać oprogramowania.

W uproszczeniu można powiedzieć, że kasą mającą postać oprogramowania będzie aplikacja mobilna. Oczywiście aplikacja musi spełniać wymogi techniczne określone w ww. rozporządzeniu. W praktyce przedsiębiorca nie będzie musiał dokonywać zakupu drogiego urządzenia stacjonarnego, tylko będzie mógł mieć kasę fiskalną “zawsze przy sobie” np. w smartfonie.

kasy w postaci oprogramowania

Wymogi techniczne dla kas mających postać oprogramowania

Głównym wymogiem technicznym dla kas mających postać oprogramowania jest posiadanie certyfikatu kasy. Certyfikat wydaje producent aplikacji. Jego ważność nie może być krótsza niż 5 lat i nie dłuższa niż 10 lat od daty wystawienia. Przez certyfikat producenta, należy rozumieć certyfikat nadrzędny, którym są podpisywane wyłącznie certyfikaty kas, zawierający dane umożliwiające weryfikację przynależności klucza publicznego do danego producenta.

Dodatkowo kasa musi spełniać wymagania techniczne określone w załączniku 1 do omawianego projektu. Kasa mająca postać oprogramowania m.in powinna zawierać moduły lub komponenty takie jak:

  • bazę danych oraz program pracy kasy;
  • moduł obsługi wydruków,
  • komponent kryptograficzny odpowiedzialny za bezpieczne przechowywanie wszystkich kluczy i certyfikatów używanych przez kasę
  • oraz podobnie jak w kasach on-line komponent komunikacyjny

Tryb pracy kas mających postać oprogramowania

Kasy wirtualne muszą posiadać tryby pracy, które zapewniają odpowiednie użytkowanie kas. Należą do nich tryb:

  • fiskalny;
  • obsługi kasy;
  • odczytu;

W trybie fiskalnym, użytkownik może wystawiać wyłącznie dokumenty zdefiniowane w programie kasy. Dokumenty wystawiane są w postaci papierowej i elektronicznej jako nieprzerwany ciąg czynności polegających na ich zapisie w bazie danych kasy.

Do kasy przyporządkowana jest unikalna para kluczy asymetrycznych. Klucz prywatny jest przechowywany w kasie i wykorzystywany do podpisywania dokumentów fiskalnych i niefiskalnych. Natomiast klucz publiczny kasy jest wykorzystywany do weryfikacji tych dokumentów. Wymiana kluczy odbywa się jedynie w trybie obsługi kasy. Tryb do obsługi umożliwia także pobranie aktualizacji oprogramowania.

Zakończenie pracy kasy w trybie fiskalnym następuje przez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz przesłanie do Centralnego Repozytorium Kas informacji o przejściu kasy w tryb tylko do odczytu. Wówczas przedsiębiorca nie ma możliwość wystawienia kolejnego paragonu do czasu przejścia w tryb fiskalny.

Czy kasa fiskalna w postaci oprogramowania ułatwi przedsiębiorcom ewidencje sprzedaży?

Moim zdaniem wprowadzenie kasy w postaci oprogramowania ułatwi przedsiębiorcą ewidencję sprzedaży. Producenci aplikacji będą mieli możliwość ułatwić przedsiębiorcy, choćby pamiętanie o obowiązkach zmiany trybu, pobraniu aktualizacji, zapisania raportu dziennego / okresowego. Dodatkowo rozwiązania online zapewniają wsparcie bezpośrednio z poziomu aplikacji.

Posiadacz aplikacji online, nie musi pamiętać o obowiązkowych przeglądach lub zmianach w przepisach. Natomiast producent aplikacji czuwa nad aktualnością oprogramowania i jest w stanie przeprowadzić użytkownika przez proces konfigurowania kasy.

Kiedy projekt wejdzie w życie? Może się okazać, że jeszcze w tym roku przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z kas wirtualnych. W obecnym brzmieniu projektu, który można śledzić tutaj, § 29 wprowadza rozporządzenie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Specjalista ds. podatków zajmujący się tematyką podatku VAT. Wspiera księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, podczas webinarów oraz w publikowanych artykułach na blogach inFakt. Interesuje się kryptowalutami, transakcjami zagranicznymi.