Wraz z wprowadzeniem od 2020 sankcji w podatku dochodowym odnoszących się do wpłat za transakcje powyżej 15 000 zł na konto bankowe nie ujęte na białej liście szczególnego znaczenie nabiera pojęcie – jednolita transakcja. Fiskus wyjaśnia to pojęcie na nowo w wydawanych interpretacjach indywidualnych.

Biała lista

Od tego roku obowiązują przepisy w podatku dochodowym wyłączające z kosztów uzyskania przychodów wydatki w części, w jakiej płatność dotycząca transakcji przekraczającej 15 000 zł dokonywana jest na rachunek inny niż zgłoszony na wykazie podatników VAT.

Zasada ta dotyczy dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny.

Oznacza to, że wydatki związane z transakcjami powyżej 15 000 zł, za które płatność dokonywana jest na konto spoza białej listy nie stanowią dla przedsiębiorcy kosztów podatków.

Wyjątkiem jest złożenie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu zawiadomienia na druku ZAW-NR. Zawiadomienie można złożyć w formie elektronicznej, w której system wskazuje urząd skarbowy właściwy dla wystawcy faktury. Dodatkowo aby złozyć takie zawiadomienie w imieniu podatnika należy złożyć pełnomocnictwo PPO-1 lub PPS-1.

Czym jest jednolita transakcja?

W świetle nowych przepisów PIT pojęcie jednolitej transakcji nabrało obecnie większego znaczenia. W ustawach podatkowych nie istnieje definicja jednorazowej transakcji dlatego fiskus odnosi się do znaczenia potocznego transakcji, którego interpretacja zmieniła się na przestrzeni ostatnich miesięcy.

W interpretacji indywidualnej sygn. 0111-KDIB1-1.4010.274.2019.1.AB z dnia 27.08.2019 Szef KIS wyjaśnia na przykładzie umowy najmu, że “kwalifikacja płatności zależy od wysokości wynagrodzenia, okresu rozliczeniowego i okresu wypowiedzenia takiej umowy“.

I tak w przypadku gdy strony mogą określić wartość umowy mnożąc np. miesięczną kwotę do zapłaty przez liczbę miesięcy obowiązywania, suma płatności z całej umowy jest wartością transakcji. Limit 15 000 zł stosuje się wówczas od pierwszej płatności, choćby nie przekraczała ona (ta płatność) limitu ustawowego.

Z kolejnej interpretacji zmienionej DPP13.8221.198.2017.CPIJ z dnia 09.12.2019 dowiemy się, jak liczyć limit do transakcji w przypadku gdy strony nie znają okresu trwania umowy ani łącznej jej wartości:

“…w przypadku, gdy z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie łączna jej wartość, wiedzą natomiast, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania limit obrotu gotówkowego nie zostanie przekroczony – płatności do momentu przekroczenia limitu ustawowego mogą być dokonywane w gotówce.” (Przykład 1)

W przypadku, gdy z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie łączna jej wartość, wiedzą natomiast, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania tej umowy suma wynagrodzeń pewnych (tj. takich, które będzie trzeba zapłacić zanim upłynie okres wypowiedzenia) przekroczy limit, to od pierwszej płatności powinny być one rozliczane bezgotówkowo. (Przykład 2)

Przykład 1

Pani Anna prowadząca biuro rachunkowe podpisała umowę ze spółką z o.o. na prowadzenie ksiąg rachunkowych. Umowa została zawarta na czas nieokreślony z miesięcznym okresem wypowiedzenia oraz stawką za miesiąc w wysokości 1500 zł brutto. Strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie łączna jej wartość, wiedzą natomiast, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania limit obrotu gotówkowego nie zostanie przekroczony. Oznacza to, że spółka z o.o. powinna rozliczać płatności bezgotówkowo po przekroczeniu limitu 15 000 zł tj. po 10 miesiącach.

Przykład 2

Pan Maciej prowadzący kancelarię prawną zawarł umowę z firmą A na prowadzenie obsługi prawnej. Umowa zawarta jest na czas nieokreślony ze stawką miesięczną 3000 zł brutto. W umowie jest zapis, że nie podlega ona wypowiedzeniu przez pierwsze 6 miesięcy obowiązywania. Oznacza to, że suma wynagrodzeń pewnych (tj. takich, które będzie trzeba zapłacić zanim upłynie okres karencji) przekroczy limit 15000 zł i firma A od pierwszej płatności powinna rozliczać się bezgotówkowo.

Koszty wynagrodzeń oraz składek ZUS

Biała lista a umowy ramowe

Do tej pory limit 15 000 zł dla płatności gotówkowych odnosił się w przypadku umów ramowych do wartości poszczególnych zamówień. Takie rozumienie wynikało m.in. z odpowiedzi na interpelację poselską DD6.054.5.2017 z dnia 08.02.2017.

Obecnie prawidłowa w opinii Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wykładnia pojęcia jednolitej transakcji odnosi się do umowy o współpracy, a nie poszczególnych wynagrodzeń wypłacanych na podstawie faktury VAT. W zmienionej w dniu 09.12.2019 sygn. DPP13.8221.198.2017.CPIJ interpretacji indywidualnej czytamy:

“…w pełni zasadnym będzie stwierdzenie, że strony zawartej umowy nie zawierają z dokonaniem nowego zamówienia nowej transakcji, nie składają ponownie oświadczeń woli, lecz po prostu wykonują łącząca je umowę – czyli realizują cały czas tę samą transakcję. Proces ten jest rozciągnięty w czasie i składa się na niego wiele płatności, ale transakcja w opisanej przez Wnioskodawcę sytuacji jest jedna.”

Zatem w przypadku gdy umowa ramowa zawiera minimalną wartość zamówień powyżej 15000 zł lub gdy strony wiedzą, że suma zamówień przekroczy wspomniany limit, płatności powinny być rozliczane bezgotówkowo.