Od 2019 zostanie wprowadzone szereg zmian w dokumentach pracowniczych, między innymi ich elektronizacja. Dziś odpowiadamy na pytanie – Jak zmienimy dokumenty pracownicze w pliki elektroniczne?

Jak zmienimy dokumenty pracownicze w pliki elektroniczne

Obecny stan prawny

Obecnie przepisy stanowią, że dokumenty pracownicze, czyli zarówno dokumenty płacowe, jak i kadrowe powinny być przechowywane w formie papierowej. Dla każdego z pracowników osobno tworzona jest między innymi teczka pracownicza zawierająca akta osobowe, czy też karta wypłaconych wynagrodzeń. Nie dość, że forma przechowywania dokumentów jest uciążliwa, bo po jakimś czasie zbiera się ich sporo, to jeszcze na ten moment trzeba je przechowywać przez okres 50 lat licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dokumentację płacową 50 lat, licząc od dnia jej wytworzenia. W tym zakresie też będą zmiany – skrócenie okres u przechowywania dokumentów pracowniczych, w zamian za składanie raportów informacyjnych do ZUS. 

Jak zmienimy dokumenty pracownicze w pliki elektroniczne?

Od 2019 będzie można przechowywać dokumenty pracownicze w formie elektronicznej. Należy zaznaczyć, że forma papierowa będzie nadal obowiązywać, zatem to pracodawca będzie decydował o tym, która jest dla niego lepsza i którą zastosuje w odniesieniu do swoich pracowników.

Dokument papierowy → Plik elektroniczny

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następować będzie przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Plik elektroniczny →  Dokument papierowy

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.

Przepisy znowelizowanego kodeksu pracy określają, że pracodawca będzie miał możliwość zmiany postaci, w której przechowuje dokumenty w dowolnym momencie, natomiast będzie na nim ciążył obowiązek informacyjny w stosunku do pracowników. 

Mianowicie pracodawca będzie informował pracowników w sposób przyjęty u siebie o:

  1. zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  2. możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, o której mowa w pkt 1.

Co więcej, pracodawca będzie musiał zawiadomić w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.