Dokonując sprzedaży towarów i usług, bardzo często przedsiębiorca spotyka się z częściowym rozliczeniem danego zlecenia. Nowi przedsiębiorcy natomiast często spotykają się z problemem prawidłowego zaksięgowania otrzymanej częściowej zapłaty. Jak zaksięgować zaliczkę od kontrahenta?

Jak zaksięgować zaliczkę od kontrahenta?

W zależności od tego czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT czy też korzysta z zwolnienia z VAT, otrzymanie zaliczki spowoduje różne skutki podatkowe.  W momencie uiszczenia zaliczki przez jedną ze stron transakcji gospodarczej, zostaje ona zaliczona na poczet przyszłego zdarzenia gospodarczego np. zapłaty za nabyty towar lub zapłaty za świadczone usługi. Natomiast w razie rozwiązania umowy, strona która otrzymała zaliczkę jest zobowiązania do jej zwrócenia w takiej wysokości w jakiej ją otrzymała.

Jak zaksięgować zaliczkę od kontrahenta?

Jak zaksięgować zaliczkę do PIT

Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymana zaliczka nie spowoduje obowiązku podatkowego. Oznacza to, że sama faktura zaliczkowa będzie potwierdzeniem informacji na temat danego zlecenia oraz stanie się potwierdzeniem zapłaty zaliczki na poczet wykonania konkretnej umowy. Oznacza to, że wystawiona faktura zaliczkowa nie będzie widniała jako “kolejny” wpis w księdze przychodów i rozchodów. Dopiero w momencie wystawienia faktury końcowej (rozliczeniowej). Należy zaksięgować zdarzenie gospodarcze posługując się fakturą rozliczeniową oraz wykazując całą wartość zlecenia. Fakturę rozliczeniową wykazujemy jak fakturę przychodową.

Jak zaksięgować zaliczkę do VAT

W przypadku gdy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, w momencie otrzymania zaliczki powstaje obowiązek podatkowy od otrzymanej kwoty. Zaliczka zawsze jest traktowana jako kwota zawierająca podatek VAT. Aby prawidłowo zaksięgować zaliczkę należy, wprowadzić fakturę zaliczkową do rejestru VAT wykazując wartość netto oraz 23% VAT z otrzymanej kwoty.

Przykład 1

Przedsiębiorca otrzymał zaliczkę w wysokości 3000 zł do zlecenia o wartości 10 000 zł. Kwota zaliczki nie będzie widniała w KPiR przez co nie jest wliczana do wyliczania zaliczki na podatek dochodowy, natomiast podatnik VAT ma obowiązek wprowadzić do rejestru sprzedaży fakturę zaliczkową w wartości 2439,02 zł netto oraz 23% podatku w wysokości 560,98 zł (brutto 3000 zł)

Specjalista ds. podatków zajmujący się tematyką podatku VAT. Wspiera księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, podczas webinarów oraz w publikowanych artykułach na blogach inFakt. Interesuje się kryptowalutami, transakcjami zagranicznymi.