Dokonując zakupu towarów i materiałów handlowych, przedsiębiorca ma obowiązek zewidencjonować  dane zdarzenie gospodarcze, choćby nie posiadał na nie faktury zakupu. Jak zaksięgować zakup towarów i materiałów handlowych?

Jak zaksięgować zakup towarów i materiałów ?

Ustawa o PIT precyzuje, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Co do zakupu towarów i materiałów handlowych nie ma wątpliwości, że stanowią koszt uzyskania przychodu. Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów dotyczącego prowadzenia KPiR, co do zasady zakup towarów i materiałów handlowych należ zaksięgować niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem ich do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

W przypadku gdy przedsiębiorca otrzyma towary i materiały handlowe od kontrahenta, który nie dostarczy faktury wraz z dostawcą, przedsiębiorca ma obowiązek zaksięgowania danej transakcji. Jak zaksięgować zakup towarów i materiałów jeżeli nie posiadamy faktury?

 Jak zaksięgować zakup towarów i materiałów ?

Księgowanie do KPiR

Nie mając faktury przedsiębiorca, powinien posłużyć się innym dokumentem potwierdzającym otrzymanie dostawy. Takim dokumentem może być specyfikacja dostawy, opis dostawy lub dokumenty magazynowe oraz oferty handlowe spełniające kryteria wyszczególnione w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenie KPiR:

  • szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego),
  • imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
  • ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego)

Zdarzenie gospodarcze należy zaksięgować w wartości netto (czynny podatni VAT) lub wartości brutto (podatnik zwolniony z VAT) w kolumnie 10, natomiast koszty uboczne np. transport, rozładunek należy zaksięgować w kolumnie 11.

Jeżeli po otrzymaniu faktury okaże się, że wartości na fakturze różnią się od wartości zaksięgowany na podstawie np. specyfikacji dostawy wówczas należy dokonać korekty na plus lub minus. Korekty dokonuje się poprzez wprowadzenie zdarzenia gospodarczego, posługując się numerem, datami z otrzymanej faktury. W celu prawidłowego zapisu należy wprowadzić jedynie różnice wartości.

Księgowanie do VAT

Podstawą do odliczenia VAT naliczonego zgodnie z art. 86 ustawy o VAT,  powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Oznacza to, że przedsiębiorca ma obowiązek zewidencjonować dostawę towarów w KPiR natomiast nie wykazuje go w rejestrach VAT oraz nie odlicza podatku VAT. Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstanie w momencie otrzymania faktury.