W celu uzyskania przychodów, przedsiębiorcy często wykorzystują w pracy składniki majątków zaliczane do środków trwałych. Czym są środki trwałe, jakie ewidencje należy prowadzić oraz jak zaksięgować zakup środka trwałego ?

jak zaksięgować zakup środka trwałego

Czym są środki trwałe?

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym, środkami trwałymi są:

  • budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
  • maszyny, urządzenia i środki transportu,
  • inne przedmioty

które są własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy oraz zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie a w dniu przekazania do użytkowania są kompletne i zdatne do użytku. Przewidywany okres użytkowania środków trwałych to okres powyżej 12 miesięcy. Jak wszystkie koszty, środki trwałe muszą być wykorzystywane na potrzeby działalności gospodarczej.

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnej i prawnej

Jeżeli zakupiony składnik majątku przekracza wartość 3500 zł netto (dla czynnego podatnika VAT) lub 3500 zł brutto (dla podatnika zwolnionego z VAT) lub jego okres przewidywanego użytkowania jest dłuższy niż rok, przedsiębiorca ma obowiązek wykazać dany składnik majątku w ewidencji środków trwały lub wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencja powinna zawierać takie dane jak:

  • liczbę porządkową
  • datę nabycia oraz przyjęcia do użytkowania
  • określenie dokumentu stwierdzającego nabycie
  • określenie rodzaju środka trwałego lub WNiP
  • symbol klasyfikacji środków trwałych
  • stawkę amortyzacji
  • wartość odpisu amortyzacji w roku podatkowym oraz narastająca za okresy dokonywania odpisów
  • wartość początkową
  • zaktualizowaną wartość odpisów amortyzacyjnych
  • wartość ulepszenia środka trwałego lub WNiP
  • datę oraz przyczynę likwidacji lub zbycia

Jak zaksięgować zakup środka trwałego ?

Jak zaksięgować zakup środka trwałego dla celów VAT

W celu zaksięgowania zakupu środka trwałego niezbędny będzie dowód zakupu. W zależności od formy nabycia, od zakupu może przysługiwać prawo odliczenia VAT (np. 23% w przypadku zakupu komputera na fv ; “połowa” VAT z faktury w przypadku zakupu pojazdu osobowego na fakturę VAT lub brak prawa odliczenia VAT jeżeli dokonujemy zakupu na umowę cywilnoprawną lub fakturę VAT-marża).  Warto zaznaczyć, że prawo do odliczenia VAT będzie przysługiwało czynnym podatnikom VAT, natomiast podatnicy zwolnienie z VAT będą księgować zakup środka trwałego w wartości brutto w KPiR.

Zakup środka trwałego należy wykazać w rejestrach VAT podając wartość netto oraz kwotę VAT do odliczenia.

Jak zaksięgować zakup środka trwałego w podatku dochodowym

Zakup środka trwałego nie będzie kosztem uzyskania przychodu dla przedsiębiorcy. Oznacza to, że jego zakup nie będzie wykazany w KPiR. Od razu warto zaznaczyć, że kosztem będzie natomiast amortyzacja tego środka trwałego (w tym amortyzacja jednorazowa). I tu pojawia się ewidencja środków trwałych i WNiP. Przedsiębiorca który dokonał zakupu, w pierwszej kolejności powinien określić datę przeznaczenia go do użytkowania. Zakupiony środek trwały powinien być wprowadzony do ewidencji środków trwałych i WNiP. W ewidencji określamy min. jego wartość początkową, stawkę amortyzacji, metodę amortyzacji, informację o wysokości przysługującej amortyzacji za dany miesiąc oraz datę przeznaczenia do użytkowania. Data przeznaczenia do użytkowania będzie o tyle istotna, że określenie od kiedy pojazd jest używany w firmie jest powiązane z prawem do pierwszego odpisu amortyzacyjnego. Przedsiębiorca ma prawo dokonać pierwszego odpisu dopiero w miesiącu kolejnym po miesiącu przeznaczenia środka trwałego do użytkowania (pomijamy jednorazową amortyzację oraz podwyższone stawki amortyzacji).

Np.

Przedsiębiorca dokonał zakupu komputera w styczniu o wartości 7000 zł netto, w klasyfikacji środków trwałych jest on sklasyfikowany pod nr. 491 ZESPOŁY KOMPUTEROWE dla którego została określona podstawowa stawka amortyzacji 30% (w danym roku podatkowym do kosztów może zostać zaliczone nie więcej niż 30% wartości). Komputer został przeznaczony do użytkowania dopiero w marcu z uwagi na np. brak monitora (wcześniej komputer nie był zdatny i kompletny). W styczniu przedsiębiorca odliczy VAT od zakupów natomiast 1 odpis amortyzacyjny w wysokości 175 zł pojawi się dopiero w kwietniu.

Aktualizacja danych:

W związku z nowelizacją ustawy o PIT od dnia 2018 roku, aktualne informację można znaleźć tutaj.

Specjalista ds. podatków zajmujący się tematyką podatku VAT. Wspiera księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, podczas webinarów oraz w publikowanych artykułach na blogach inFakt. Interesuje się kryptowalutami, transakcjami zagranicznymi.