Przedsiębiorca, który wykorzystuje w prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej pojazdy, ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z eksploatacją pojazdów. Często pojawiają się m.in. pytania jak prawidłowo księgować koszty związane z posiadanym pojazdem. Jak zaksięgować fakturę za paliwo?

Rodzaj dysponowania pojazdu

Użytkując pojazd w działalności gospodarczej przedsiębiorca ma prawo rozliczać koszty eksploatacji związane z tym pojazdem. W zależności od wybranego sposobu użytkowania pojazdu fakturę za paliwo będzie księgowana w różny sposób. Do przedsiębiorcy należy prawo wyboru sposobu dysponowania pojazdu, może on wykorzystywać pojazd jako:

  • pojazd firmowy – dzięki czemu po spełnieniu określonych warunków będzie mógł rozliczać 100% VAT od faktur związanych z eksploatacją pojazdu (m.in. należy zgłosić pojazd do US, nie wolno wykorzystywać go prywatnie, należy prowadzić kilometrówkę dla VAT, określić regulamin użytkowania)
  • pojazd w dysponowaniu mieszanym – wówczas pojazd jest wykorzystywane zarówno dla celów firmowych i prywatnych, w których przysługuje prawo do rozliczenia 50% VAT od faktur związanych z eksploatacją pojazdu (nie wymaga prowadzenia dodatkowych ewidencji tyczących się pojazdu, ani zgłoszeń do urzędów)
  • kilometrówka – pojazd nie stanowi majątku firmy, koszty są rozliczane w oparciu o ewidencję przebiegu pojazdu (koszty do PIT) oraz przysługuje prawo rozliczenia 50% VAT od faktur za eksploatację pojazdu

Jak zaksięgować fakturę za paliwo?

Posiadając pojazd firmowy, przedsiębiorca wartość netto zalicza do kolumny 13 w KPiR, natomiast kwotę VAT należy wykazać w pełnej wysokości w rejestrach zakupu.

Przykład 1 

Przedsiębiorca posiada samochód firmowy, dodatkowo posiada prawo do odliczenia 100% VAT z uwagi na dopełnienie wszystkich formalności. 28-08-2017 zakupił paliwo w wysokości  246 zł brutto, wartość 200 zł wykazuje w kolumnie 13 natomiast VAT 46 wykazuje w rejestrach zakupu.

Jeżeli przedsiębiorca w majątku firmy posiada pojazd osobowy, który użytkuje w sposób mieszany wówczas rozliczenie kosztów będzie wyglądało następująco:

Do rejestru zakupów należy zaliczyć 50% VAT widniejącej na fakturze czyli 23 zł. Natomiast w kolumnie 13 KPiR przedsiębiorca wykazuje 200 zł netto + “nieodliczony VAT” czyli 23 zł

 Jak zaksięgować fakturę za paliwo?

Natomiast, gdy przedsiębiorca nie chce wprowadzać pojazdu do majątku firmowego, ma prawo rozliczać go w formie kilometrówki. Kilometrówka polega na prowadzeniu szczegółowej ewidencji tras, które wiązały się z działalnością gospodarczą. I wyliczenie na podstawie ustawowego wskaźnika wartości jaka może zostać zaliczona do KPiR. Natomiast VAT rozliczany jest jak w dysponowaniu mieszanym.

Przedsiębiorca w miesiącu sierpień przejechał 100 km ustawowy wskaźnik dla pojazdu osobowego to 0,8385 , do kosztów kierowca może zaliczyć 83 zł 85 gr. Kwota nieodliczona z faktury (200 – 83,85) może zostać rozliczona w kolejnym miesiącu , jeżeli pojawią się kolejne trasy.

Specjalista ds. podatków zajmujący się tematyką podatku VAT. Wspiera księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, podczas webinarów oraz w publikowanych artykułach na blogach inFakt. Interesuje się kryptowalutami, transakcjami zagranicznymi.