Coraz częściej umowy o pracę lub umowy zlecenie są zastępowane współpracą na zasadzie “business-to-business”. Prowadzenie działalności wiąże się z różnymi prawami i obowiązkami. Jednym z podstawowych obowiązkiem przedsiębiorców jest prowadzenie prawidłowej ewidencji przychodów i kosztów (z wyjątkiem ryczałtu). Początkujący przedsiębiorcy często zastanawiają się jak zaksięgować fakturę przychodową?

Jak zaksięgować fakturę przychodową?

Każde zdarzenie gospodarcze powinno być prawidłowo udokumentowane. W zależności dla kogo świadczymy usługi lub sprzedajemy towar może okazać się, że do danej transakcji będą miały zastosowanie szczególne zasady. Samą kwestię zaksięgowania faktury należy uzależnić od wybranej formy opodatkowania.

Jak zaksięgować fakturę przychodową na ryczałcie

W przypadku przedsiębiorców, którzy wybrali formę opodatkowania swojej działalności na zasadach ryczałtu, wystawioną fakturę, która dokumentuje zdarzenie gospodarcze są zobowiązaniu do zaksięgowania w ewidencji ryczałtu. Ewidencja ryczałtu będzie podstawą do wyliczenia zaliczek na podatek dochodowy. Ewidencję należy prowadzić od 1 dnia, w którym wybrano zryczałtowaną formę opodatkowania. Strony ewidencji muszą być ponumerowane i kolejno uzupełniane. Każdy wpis do ewidencji powinien być dokonywany w kolejności chronologicznej w oparciu o dowody księgowe (w naszym przypadku jest to wystawiona faktura). Natomiast same wpisy należy uzupełniać systematycznie najpóźniej do 20 dnia każdego kolejnego miesiąca. Reasumując powyższe oraz rozwijając temat księgowania faktury w ewidencji ryczałtu, księgowanie polega na wprowadzeniu faktury w chronologicznej kolejności do prowadzonej ewidencji. Wprowadzając fakturę (kolejną fakturę) należy:

  • wprowadzić numer zdarzenia gospodarczego (liczba porządkowa)
  • określić datę dokonania wpisy
  • wprowadzić datę otrzymania przychodu (bardzo ważne by pamiętać, że dla przedsiębiorcy przychodem będzie np. wystawienie faktur choćby nie została jeszcze opłacona)
  • wpisać numer dowodu na podstawie, którego dokonujemy wpisu (w naszym przypadku jest to np. faktura nr 1/08/2017)
  • wpisać kwotę brutto z faktury jeżeli korzystamy z zwolnienia z VAT lub wartość netto jeżeli nie korzystamy z zwolnienia z VAT, w danej kolumnie ewidencji ryczałtu. Przedsiębiorca rozliczający się ryczałtem powinien zapoznać się z stawkami ryczałtu i np. wykonując roboty budowlane, przychód wykazany na fakturze należy wprowadzić do kolumny oznaczoną 5,5%. Natomiast w przypadku gdy na fakturze jest kilka pozycji, które mają różne stawki ryczałtu wówczas należy przyporządkować każdą wartość do odpowiedniej kolumny.
  • przepisać wartość lub zsumować wartość z jednego zdarzenia gospodarczego (np. stawka 5,5% – 300 zł stawka 8,5% – 150 zł) do kolumny “ogółem przychód” (450 zł)

Wykazanie w ewidencji

Tak zaksięgowana faktura będzie prawidłowo wykazanym zdarzeniem gospodarczym. Ewidencji ryczałtu pojawiają się dodatkowe kolumny jak np. UWAGI jest to kolumna do wpisywania istotnych informacji dla danego zdarzenia, które ma znaczenie jedynie dla przedsiębiorcy np. domówienie do zamówienia poz 5. Na koniec okresu rozliczeniowego, należy zsumować wartości z poszczególnych kolumn i wprowadzić  do wiersza przychody za miesiąc. Dane wartości będą podstawą do obliczenia ryczałtu

Jak zaksięgować fakturę przychodową?

Jak zaksięgować fakturę przychodową na zasadach ogólnych / podatku liniowym

Przedsiębiorcy wybierający zasady ogólne lub podatek liniowy zobowiązani są natomiast do prowadzenia książki przychodów i rozchodów (KPiR). Jak w przypadku ewidencji ryczałtu, KPiR powinna posiadać określone elementy wymienione w rozporządzeniu ministra finansów dot. prowadzenia KPiR.

Zaksięgowanie faktury w KPiR podobnie jak w ewidencji ryczałtu będzie uzależnione od tego czy przedsiębiorca korzysta z zwolnienia VAT czy też jest czynnym podatnikiem VAT. Jeżeli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z VAT wówczas do KPiR wprowadza wartości brutto, jeżeli natomiast jest czynnym podatnikiem VAT wówczas w KPiR należy ująć wartości netto. Księgując fakturę w KPiR należy wpisać:

  • kolejny numer zdarzenia gospodarczego w kolumnie 1(liczba porządkowa)
  • datę zdarzenia gospodarczego w kolumnie 2
  • w kolumnie 3 numer dowodu księgowego (w naszym przypadku jest to np. faktura nr 1/08/2017)
  • w kolumnie 4 + 5 Danych kontrahenta
  • w kolumnie 6 opis zdarzenia gospodarczego np. stworzenie strony internetowej
  • w kolumnie 5 i 7 należy wykazać wartość sprzedanych towarów i usług

W momencie zakończenia miesiąca / kwartału rozliczeniowego, wartości przychodów należy podsumować na dole strony. W KPiR kolumny od 10 do 16 zarezerwowana jest natomiast do księgowania faktur kosztowych.

Jak zaksięgować fakturę przychodową do VAT?

Czynni podatnicy VAT dodatkowo po zaksięgowaniu faktury dla celów PIT, mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż w rejestrach sprzedaży dla celów wyliczenia podatku należnego do Urzędu Skarbowego.  W rejestrze sprzedaży naszą fakturę przychodową należy wykazać:

  • chronologicznie podając kolejną liczbę porządkową
  • określając dat (wystawienia, sprzedaży, powstania obowiązku podatkowego)
  • podając ten sam numer dowodu księgowego (np. faktura nr 1/08/2017)
  • dane nabywcy (NIP, nazwa, adres)
  • podstawę opodatkowania (wartość netto) oraz wartość podatku należnego dla danej stawki np. wartość netto 100 zł, podatek 23% VAT = 23 zł
  • całość wartość netto, całą wartość podatku należnego oraz całą wartość brutto danego zdarzenia gospodarczego

Rejestr sprzedaży będzie podstawą do sporządzenia odpowiedniej deklaracji VAT oraz wykazania podatku należnego. Wprowadzenie faktury do prowadzonej przez przedsiębiorce ewidencji ryczałtu lub KPiR jest zaksięgowanie faktury przychodowej dla celów PIT (podatku dochodowego), natomiast wykazanie jej w rejestrach sprzedaży będzie księgowaniem dla celów VAT.  Warto zaznaczyć, że na tym etapie zostało zakończone księgowanie faktury przychodowej, natomiast po zakończeniu okresu rozliczeniowego sporządzone ewidencje są podstawą do wyliczenia zaliczek PIT oraz podatku VAT.