Wydatki związane z podróżą służbową pracownika, który na polecenie pracodawcy wyjeżdża w celu wykonania określonych czynności będą stanowiły koszty uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Jak zaksięgować delegację?

Wyżywienie podczas delegacji

W przypadku delegacji, przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość wypłaconych pracownikowi diet. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra pracy i Polityki Społecznej, dobowa wartość diety wynosi 30 zł. W zależności od długości podróży, zgodnie z art. 7 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej pracownikowi przysługuje dieta w wysokości:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W przypadku delegacji przedsiębiorcy, przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, wartość własnej diety. Warto zaznaczyć, że wartość diety przedsiębiorcy nie może przekroczyć wartości diety przysługującej pracownikowi.

Jak zaksięgować delegację

Koszty noclegu

Poniesione wydatki związane z noclegiem w trakcie podróży służbowej będą stanowiły dla przedsiębiorcy koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Od faktur za nocleg przedsiębiorcy zgodnie z art 88 ust. 1 pkt. 4 ustawy o VAT, nie będzie przysługiwało prawo odliczenia VAT z danej faktury. Do kosztów uzyskania przychodu pracodawca nie będzie miał możliwości zaliczenia ryczałtu za swój nocleg, który jest należny jedynie pracownikom.

Jak zaksięgować delegację?

Rozliczając koszty delegacji własnej lub pracownika, przedsiębiorca może rozliczyć wydatki za pośrednictwem druku rozliczenia delegacji, który stanowi podsumowanie wydatków poniesionych w podróży służbowej.

Wartość poniesionych kosztów należy uwzględnić w kolumnie 13 KPiR . W przypadku dokumentowania wydatków, które zostały udokumentowane fakturami, podstawą zapisu w KPIR będzie wystawiona faktura.