Obecnie dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. To pracodawca decyduje o tym, jaka forma jest dla niego lepsza. Pojawia się tez pytanie, jak zabezpieczać akta osobowe?

Forma akt osobowych

Do końca 2018 r. dokumentacja pracownicza, w tym akta osobowe mogły być prowadzone wyłącznie w formie papierowej. Od 2019 r. dokumenty te mogą być prowadzone w formie elektronicznej.

Decyzje o tym, jak prowadzone i przechowywane będą dokumenty podejmuje pracodawca. Oczywiście często obowiązek ten zlecany jest księgowym lub kadrowym i taka możliwość, jak najbardziej jest.

Jak zabezpieczać akta osobowe?

Sposób przechowywania i zabezpieczania akt osobowych będzie zależał od tego w jakiej formie są prowadzone.

Papierowe akta pracownicze

Warto zacząć od tego, że pracodawca który prowadzi papierowe akta osobowe zbiera w nich wyłącznie odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika. Powinny one być poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Po stronie pracodawcy jest zapewnienie odpowiednich warunków, pozwalających na zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed:

  • zniszczeniem,
  • uszkodzeniem
  • lub utratą
  • i dostępem osób nieupoważnionych.

W szczególności chodzi o zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Elektroniczne akta osobowe

Co do systemów, które pozwalają gromadzić i przechowywać e-akta osobowe też ustawodawca przewidział specjalne uregulowania. Mianowicie dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej powinna być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

  1. zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
  2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
  3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym,
  4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
  5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
  6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,
  7. funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

  1. systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń,
  2. opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania,
  3. stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń,
  4. bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów,
  5. przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.
Sprawdź swoją wiedzę na temat:

Jak zabezpieczać akta osobowe?

Obecnie pracodawca ma możliwość wyboru i może prowadzić akta osobowe w formie papierowej lub elektronicznej.

Prawidłowo ! Błędnie

Dokumentacja pracownicza powinna być zabezpieczona przed nieuprawnionym dostępem osób nieupoważnionych.

Prawidłowo ! Błędnie

System do prowadzenia elektronicznych akt, musi dawać opcję wydruku dokumentów w dowolnym momencie.

Prawidłowo ! Błędnie