Dzisiejszy przedsiębiorca to wymagający Klient, ma sprecyzowane oczekiwania. Potrzebuje księgowego, który zna jego firmę, ma dużą i aktualną wiedzę, księgowego, który jednocześnie ma czas na rozmowę i analizę bieżącej sytuacji w jego firmie. Samo wprowadzanie dokumentów do systemu schodzi na dalszy plan, a wciąż zabiera najwięcej czasu księgowemu. Na szczęście są innowacyjne narzędzia, a księgowy może się nimi wspierać, zobaczcie jak technologia pomaga nowoczesnemu księgowemu w codziennej pracy.

Nowa rola księgowego

Rola księgowego mocno się zmieniła na przestrzeni ostatnich lat. Księgowy to już nie jest osoba, która wprowadza dane do systemu i wysyła deklaracje do urzędów. Księgowy to ktoś obdarzony szczególnym zaufaniem przez swoich Klientów.

Jeden z przedsiębiorców tak argumentuje potrzebę księgowej nawet przy prostej księgowości: “mam pewność, że wszystko jest w porządku, mam zaufanie do mojej księgowej, sam nie muszę o tym myśleć”

Takie postrzeganie roli księgowego wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Księgowi muszą nieusatannie uzupełniać swoją wiedzę. Potrzebują czasu na rozmowy z Klientami, na analizy trudnych przypadków. Dlatego coraz chętniej te proste i powtarzające czynności powierzają zaawansowanym programom księgowym, które potrafią zmniejszyć, a niekiedy nawet wyeliminować te rutynowe i żmudne zadania.

jak technologia pomaga nowczesnemu księgowemu

Program do fakturowania pod okiem księgowego

Dużo czasu zaoszczędzimy, jeżeli Klient będzie korzystał z programu do fakturowania połączonego z programem księgowego. Klient nie będzie musiał wówczas przekazywać faktur przychodowych księgowemu, a księgowy w zasadzie nie będzie musiał ich księgować. Najczęściej przy takim połączeniu programów faktury przychodowe księgowane są automatycznie.

Warto jednak zwrócić uwagę na łatwość obsługi programu do fakturowania. Pamiętajmy, że to co dla księgowego jest proste i intuicujne niekoniecznie takie będzie dla przedsiębiorcy. Jeżeli Twój program księgowy nie oferuje programu do fakturowania lub jest on zbyt skomplikowany dla Twojego Klienta możesz poszukać oddzielnego programu do fakturowania z funkcją eksportowania dokumentów. Plik z eksportem dużo szybciej zaksięgujesz niż tradycyjnie przesłane faktury przychodowe.
baza księgowych

Wygodne przekazywanie informacji i dokumentów

Przedsiębiorca otrzymuje swoje faktury kosztowe w różnej formie, część elektronicznie, część tradycyjnie papierowo. Księgowi wykorzystują technologię do uproszczenia przekazywania tych dokumentów do księgowania. Klient swoje dokumenty może wysłać za pomocą zdjęcia (np. z aplikacji mobilnej) lub mailem bezpośrednio do programu księgowego. Takie rozwiązanie sprawia, że przedsiębiorcy wysyłają dokumenty częściej, nie raz w miesiącu jak było to w przypadku konieczności osobistej wizyty. Jeżeli Twój program nie oferuje takiej opcji to wcale nie znaczy, że musisz pozostać przy tradycyjnej formie, ułatwić pracę może zewnętrzny dysk, do którego ma dostęp księgowy i Klient.

Kiedy dokumenty są już w formie elektronicznej zaawansowane programy przetwarzają je do wersji edytowalnej, a niekiedy nawet automatycznie księgują. Księgowy nie potrzebuje poświęcać swojego czasu na przepisywanie dokumentów do komputera jak to było jeszcze niedawno.

Wygodne, zarówno dla przedsiębiorcy jak i księgowego, jest kiedy przedsiębiorca sam może podejrzeć wysokości swoich podatków w programie księgowym. Dzięki programom online ma do tego dostęp w każdym momencie, z dowolnego miejsca i nie potrzebuje za każdym razem dzwonić do księgowego. Oczywiście ważne jest, aby program miał zabezpieczenie, które nie pozwoli Klientowi na nic innego jak tylko podejrzenie informacji. Przedsiębiorca mając dostęp do programu ze swojego panelu nie może, nawet przez przypadek, zrobić zamieszania w swojej księgowości. Niedobrym rozwiązaniem byłoby pożyczenie Klientowi własnego dostępu do programu.

Dzięki temu, że technologia dociera również do urzędów komunikacja ta również jest coraz prostsza. Dużą część dokumentów można wysłać elektronicznie. Urzędnicy też chętniej komunikują się mailowo, czy telefonicznie, dzięki temu księgowi nie muszą się ograniczać w rozliczaniu swoich klientów tylko do przedsiębiorców ze swojego miasta.

Program dla biur rachunkowych online

Jeżeli Ty też, zgodnie z trendem w księgowości, dążysz do unowocześniania i zwiększania efektywności Swojego biura, sprawdź jak program może na to wypłynąć – poznaj program dla biur rachunkowych online.