Jak rozliczyć ulgę na kasę fiskalną? Jak wygląda to u czynnego podatnika VAT, a jak u zwolnionego? Czy kwota podatku VAT u czynnego podatnika ma znaczenie? Po dokładne wyjaśnienia zapraszam do opracowania.

Czym jest ulga na kasę fiskalną?

Ulga na kasę fiskalną, jest to dodatkowy zwrot z tytułu zakupu i użytkowania kasy fiskalnej. Jak określa art. 111 ust. 4 ustawy o VAT podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Czynny podatnik VAT odliczenia z tytułu ulgi dokonuje w deklaracji VAT-7/7K, natomiast w przypadku podatnika zwolnionego z VAT urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty na rachunek bankowy podatnika w terminie do 25. dnia od dnia złożenia wniosku przez podatnika.

Zwrot ulgi na kasę fiskalną

Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy:

  • w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania,
  • nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis,
  • naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot.

Jak rozliczyć ulgę na kasę fiskalną?

Podatnik zwolniony z VAT

Przy podatniku zwolnionym, jak już wyżej wspomniałam zwrot następuje na wniosek podatnika składany do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Wniosek powinien zawierać następujące dane podatnika:

  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  • dane adresowe,
  • NIP,
  • a w przypadku podatników świadczących usługi przewozów osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi – dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą.

Do wniosku należy dołączyć:

  • dane określające imię i nazwisko albo nazwę podmiotu prowadzącego serwis kas, który dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej,
  • oryginał faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę rejestrującą,
  • informacje o numerze rachunku bankowego podatnika lub jego rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, na który należy dokonać zwrotu,
  • fotokopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą – w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi.

Jak rozliczyć ulgę na kasę fiskalną?

Czynny podatnik VAT

Rozliczenie ulgi na kasę fiskalną w przypadku czynnego podatnika VAT będzie miało miejsce w deklaracji VAT. Kwota jaką podatnik uwzględni w deklaracji będzie zależeć od tego, czy ma podatek VAT do zwrotu, czy do zapłaty i w jakiej wysokości.

Odliczenie może być dokonane w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

Podatek VAT do zapłaty

Jeśli w danym miesiącu/kwartale czynny podatnik VAT, zgodnie z deklaracją VAT ma podatek VAT do zapłaty, to wówczas może odliczyć ulgę na kasę fiskalną do wysokości podatku należnego.

Przykład 1 – Pan Dariusz ma do zapłaty podatek VAT w wysokości 900 zł. Kupił kasę fiskalną za 1200 zł netto i chce skorzystać z ulgi na kasę fiskalną.

  • 90% * 1200 = 1080 zł, ale maksymalna kwota ulgi wynosi 700 zł więc tyle może odliczyć od podatku podlegającego wpłacie do US
  • 900 – 700 = 200 → tyle ostatecznie Pan Dariusz musi wpłacić do US

Przykład 2 – Pan Łukasz ma do zapłaty 300 zł podatku VAT. Kupił kasę fiskalną za 500 zł netto i chce skorzystać z ulgi na kasę fiskalną.

  • 90% * 500 = 450, ale maksymalna kwota odliczenia w tym miesiącu wynosi 300 zł, więc tyle podatnik może odliczyć
  • 300 – 300 = 0 → w danym miesiącu Pan Łukasz nie będzie miał VAT-u do zapłaty
  • 450 – 300 = 150 → nieodliczona kwota ulgi na kasę fiskalną przechodzi do rozliczenia na kolejny okres/okresy

Podatek VAT do zwrotu

Należy wiedzieć, że gdy w danym okresie podatnik ma podatek VAT do zwrotu lub wynosi on 0 zł, to wówczas może otrzymać zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, z tym że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

  • 25% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 175 zł – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub
  • 50% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 350 zł – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.

Przykład 3 – Pan Tomasz w deklaracji VAT-7 ma podatek VAT do zwrotu w wysokości 200 zł. Dokonał zakupu kasy fiskalnej o wartości 600 zł netto. Chce otrzymać zwrot z tytułu ulgi na kasę fiskalną – w jakiej wysokości może go otrzymać.

  • 90% * 600 = 540
  • podatek VAT jest do zwrotu, zatem w danym miesiącu Pan Tomasz może uzyskać zwrot w wysokości 25% * 540 = 108
  • łącznie za dany okres VAT do zwrotu lub do przeniesienia na kolejny miesiąc wyniesie 108+200 = 308

Przykład 4 – Pani Natalia rozlicza się z VAT miesięcznie. Kupiła kasę fiskalną za kwotę 1000 zł netto. Sprawdźmy jak będzie wyglądać zwrot z tytułu ulgi w zależności od sytuacji Pani Natalii.

  • 90% * 1000 = 900, ale maksymalna kwota ulgi wynosi 700 zł więc tyle może odliczyć

1 miesiąc – Pani Natalia ma VAT do zapłaty w wysokości 300 zł

  • 300 → tyle odliczy w 1. miesiącu
  • VAT-u do zapłaty za ten miesiąc nie będzie
  • pozostanie do rozliczenia 400 zł

2 miesiąc – Pani Natalia ma 100 zł podatku VAT do zwrotu

  • 25% * 700 = 175 → tyle zwrotu Pani Natalia otrzyma w deklaracji za 2. miesiąc
  • 175 + 100 = 275 → tyle VAT-u będzie do przeniesienia na kolejny miesiąc
  • 700 – 300 – 175 = 225

3 miesiąc – Pani Natalia ma do zapłaty 400 zł podatku VAT

  • 400 – 225 = 175 → VAT należny
  • 175 → taką kwotę ulgi Pani Natalia odliczy w deklaracji za 3. miesiąc
  • 700 – 300 – 175 – 175 = 50 → kwota ulgi do rozliczenia w kolejnym miesiącu

4 miesiąc – Pani Natalia ma 200 zł podatku VAT do zwrotu

  • 50 → taką kwotę z tytułu ulgi odliczy Pani Natalia w 4. miesiącu
  • 50 + 200 = 250 → taka kwota będzie do zwrotu lub przeniesienia na kolejny miesiąc.

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.