Podróż służbowa pracownika stała się codziennością w prowadzeniu działalności. Chcąc wykonać usługi materialne, zdobyć klienta czy też np. wzmocnić relacje z kluczowymi kontrahentami delegowanie pracownika jest niezastąpiona. Warto pamiętać o prawidłowym rozliczeniu podróży służbowe pracownika oraz poniesionych przez niego kosztów.

podróż służbowa pracownika

Podróż służbowa pracownika czy oddelegowanie?

W pierwszej kolejności warto rozgraniczyć czym różni się podróż służbowa pracownika od oddelegowania. Gdy pracodawca czasowo np. na 4 miesiące przydzieli pracownika do wykonania określonej pracy w innej miejscowości niż wskazana w umowie o pracę mamy do czynienia z oddelegowaniem. Oddelegowanie następuje w oparciu o sporządzony aneks do umowy o pracę. Natomiast definicja podróży służbowej znajduje się w art. 775. § 1 kodeksu pracy. Podróż służbowa pracownika to powierzenie pracownikowi wykonanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba prowadzenia działalności lub poza stałym miejscem pracy. Przytoczony artykuł dodatkowo, określa prawo pracownika do należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Delegacje krajowe

Chcąc dokonać oddelegowania pracownika do podróży służbowej, warto sporządzić pisemne polecenie wyjazdu służbowego, które szczegółowo określi cel podróży, termin oraz miejsce danego wyjazdu. Pracownikowi przysługuje należności na pokrycie poniesionych kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Pracownikowi na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży przysługuje dieta w wysokości 30 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej do przyjazdu po wykonaniu zadania służbowego. Jeżeli podróż trwa krócej niż doba i wynosi:

  • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje
  • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety
  • powyżej 12 godzin – przysługuje w pełnej wysokości

Natomiast w przypadku gdy podróż trwa dłużej niż doba, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą:

  • do 8 godzin – przysługuje 50% diety
  • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości

Dieta może zostać obniżona w przypadku gdy pracodawca zapewni pracownikowi bezpłatne wyżywienie, zmniejszenie należności następuje przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • 25% w przypadku śniadania
  • 50% w przypadku obiadu
  • 25% w przypadku kolacji

Nocleg pracownika

Pracownikowi podczas podróży służbowej przysługuje zwrot kosztów noclegu, za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, w wysokości potwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Natomiast w przypadku gdy pracownik nie będzie posiadał potwierdzenia poniesionego kosztu, któremu pracodawca nie zapewni bezpłatnego noclegu, za każdy nocleg przysługuje 150% wartości diety.

Transport w delegacji krajowej

Do odbycia podróży krajowej, pracodawca wyznacza właściwy środek transportu oraz jego rodzaj i klasę. Pracownik ma prawo do zwrotu poniesionych, kosztów transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu w wartości udokumentowaną biletami lub fakturami. Do odbycia podróży służbowej pracownik może wykorzystać własny pojazd osobowy, motocykl lub motorower ale jedynie w przypadku wydanej zgody pracodawcy na wniosek pracownika. W przypadku wykorzystania pojazdu osobowego w podróży służbowej, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu ustalonych przez pracodawce. Zwrot kosztów nie może być wyższy niż wysokość iloczynu przejechanych kilometrów przez stawki za jeden kilometr przebiegu, która nie może być wyższa niż określona w ustawie o transporcie drogowym

Pracownik ma prawo starać się o zwrot innych poniesionych kosztów np. bilety wstępu, przejazdy autostradą. Dodatkowo w przypadku otrzymania zaliczki na poczet podróży służbowej, pracownik jest zobowiązany do jej rozliczenia w ciągu 14 dniu od powrotu z delegacji.

Jak rozliczyć krajowe podróże służbowe pracownika?

Dla przedsiębiorcy wszystkie należności wypłacone pracownikowi w ramach podróży służbowej, będą stanowiły koszt uzyskania przychodu z wyjątkiem, kosztu podróży pojazdem pracownika w wartości przewyższającą ustawowy limit. W celu zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, pracodawca powinien otrzymać od pracownika wszystkie dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów oraz poniesione wydatki nie mogą zawierać się w katalogu wykluczeń z kosztów. Podstawą zaksięgowania wydatków w kosztach uzyskania będzie:

  • faktura lub rachunek, jeżeli został wystawiony i potwierdza poniesiony wydatek związany z podróżą służbową,
  • druk rozliczenia delegacji, dla pozostałych poniesionych kosztów podróży służbowej np. diet

Warto zaznaczyć, że przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczeń VAT z faktur związanych z podróżą służbową na zasadach ogólnych. Natomiast dla pracownika zwrot poniesionych kosztów z tytułu podróży służbowej nie stanowi przychodu z stosunku pracy.