Nie każdy przedsiębiorca decyduje się na zakup czy też leasing samochodu osobowego, często zdarza się, że przedsiębiorcy wykorzystują w działalności gospodarczej wynajmowany samochód. Wobec tego pojawia się pytanie, w jaki sposób taki najem rozliczyć w działalności.

Sposób ujęcia najmu samochodu w książce przychodów i rozchodów zależy od tego czy samochód jest użytkowany na podstawie umowy najmu długo czy też krótkoterminowego.

Rozliczenie najmu krótkoterminowego

Co do zasady w przypadku rozliczania wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych – a więc również samochodu wynajmowanego – należy zastosować art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z treścią tego przepisu do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko te wydatki związane z eksploatacją pojazdu, które nie przekraczają kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu (w przypadku samochodu osobowego dla pojazdu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3  – stawka ta wynosi 0,5214 zł, a dla pojazdu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł).

Przedsiębiorca ma również obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Ewidencja ta powinna zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawierać następujące informacje: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Powyższe elementy powinny zostać obligatoryjnie ujęte w ewidencji przebiegu pojazdu, natomiast nie ma przeszkód, aby w ewidencji zostały ujęte również inne informacje.

jak rozliczyć koszty wynajmowanego samochodu

Ważne!

Czynsz najmu opłacany za samochód osobowy nie jest uznawany za wydatek eksploatacyjny, w konsekwencji nie powinien być rozliczany poprzez kilometrówkę. Wydatek taki należy księgować bezpośrednio do kosztów firmy. Stanowisko takie potwierdził Minister Finansów w interpretacji ogólnej prawa podatkowego DD2/033/ 55/MWJ/13/RD-111005 wydanej w dniu 8 listopada 2013 r.

Na uwagę zasługuje również fakt, że kilometrówki nie należy stosować w przypadku wykorzystywania w działalności gospodarczej samochodu ciężarowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych. W przypadku takiego samochodu wydatki z nim związane należy rozliczać bezpośrednio jako koszty firmy.

Rozliczenie najmu długoterminowego

W tym miejscu należy zaznaczyć, że stosownie do treści art. 23 ust. 3b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ograniczenie z art. 23 ust. 1 pkt 46 tej ustawy nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu operacyjnego. W związku z powyższym w przypadku używania samochodów na podstawie umowy najmu, która spełnia warunki wymagane dla umowy leasingu operacyjnego przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki, a koszty związane z eksploatacją pojazdu rozlicza tak, jak w przypadku leasingu operacyjnego.

Aby umowę najmu można było uznać za umowę leasingu operacyjnego powinna ona spełniać następujące warunki:

  • powinna zostać zawarta na czas oznaczony, który stanowi co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji. Normatywny okres amortyzacji dla samochodu osobowego to 60 miesięcy – wobec tego umowa najmu powinna zostać zawarta na co najmniej 40% tego okresu czyli 24 miesiące
  • suma opłat za wynajem samochodu pomniejszona o podatek od towarów i usług powinna odpowiadać co najmniej wartości początkowej tego samochodu
  • samochód powinien stanowić środek trwały podlegający amortyzacji u wynajmującego (właściciela pojazdu).

Jeżeli warunki powyższe zostaną spełnione umowa najmu długoterminowego może zostać uznana za umowę leasingu operacyjnego, a koszty z nią związane mogą zostać zaliczone do kosztów działalności gospodarczej bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.