Bycie na bieżąco z przepisami, terminowe przeprowadzanie niezbędnych aktualizacji, efektywne wdrażanie nowych rozwiązań oraz informowanie o nich klientów (np. o JPK) – to wyzwania, przed którymi staje każde biuro rachunkowe.

Zmiany w księgowości – co im zawdzięczamy?

Wprowadzanie nowych rozwiązań często budzi negatywne emocje – wymaga zmiany nawyków, zarówno ze strony pracowników biura, jak i jego klientów. Warto jednak zauważyć, że to właśnie dzięki nim możemy cieszyć się dziś wieloma ułatwieniami.

Sposób prowadzenia księgowości ewaluował od ręcznego wyliczania podatku i grubych segregatorów pełnych dokumentów, aż po kompleksową księgowość online, w pełni zautomatyzowaną, umożliwiającą klientowi dostęp do danych 24 h/dobę, z dowolnego miejsca na ziemi. Księgowość i rola księgowego bardzo się zmienia.

Skalę postępu świetnie obrazuje kwestia założenia firmy. Dawniej był to proces wymagający odwiedzenia kilku instytucji i wypełnienia wielu druków. Dziś trwa on zaledwie jeden dzień, a wszystkie czynności możemy przeprowadzić online. Poważne zmiany wdrażane są etapami.

Tak było w przypadku deklaracji elektronicznych – stopniowe wprowadzanie możliwości wypełniania i wysyłania druków w ten sposób okazało się dobrym przygotowaniem do wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), który od przyszłego roku będzie obligatoryjny dla wszystkich firm.

Kompendium wiedzy o JPK od inFakt można znaleźć tutaj

Warto podkreślić, że elektroniczne dokumenty finansowe nie tylko usprawniają procesy związane z rozliczeniem firmy, ale też pełnią funkcję sprawdzającą – pomagają wyeliminować błędy już na etapie przygotowywania dokumentu.

Transkrypcja

Jednolity Plik Kontrolny (JPK)

Wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego to prawdziwa rewolucja. Posługiwanie się tym elektronicznym zbiorem danych dotyczących operacji gospodarczych ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, ale też ograniczenie kosztów czy wyeliminowanie błędów w zeznaniach podatkowych.

W ramach JPK znajdziemy takie dokumenty jak m.in. KPiR, ewidencje zakupu i sprzedaży VAT, wyciągi bankowe oraz faktury sprzedażowe. Są one przekazywane odpowiednim organom na żądanie; z wyjątkiem pliku JPK_VAT, który przedsiębiorcy obowiązkowo wysyłają co miesiąc do Ministerstwa Finansów.

Wdrażanie JPK podzielono na etapy. Od lipca 2016 r. obowiązek przesyłania JPK mają duże przedsiębiorstwa; mali i średni przedsiębiorcy od stycznia 2017 r. obligatoryjnie wysyłają dokument JPK_VAT. Od stycznia 2018 r. zobligowani do przesyłania plików dotyczących podatku VAT będą także mikro-przedsiębiorcy, a od lipca 2018 r. już wszystkie podmioty będą musiały być gotowe na przekazanie w razie potrzeby odpowiednim instytucjom każdej ze struktur JPK.

baza księgowych

Jak przygotować Klientów do zmian w przepisach?

Dla wielu klientów wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań oznacza rezygnację z wieloletnich nawyków i konieczność dostosowania się do nowych zasad. To może budzić obawy. Zadaniem biura księgowego jest odpowiednio wczesne zasygnalizowanie nadchodzących zmian, zrozumiałe wyjaśnienie ich przyczyn, a także poinformowanie o istotnych terminach.

Warto pokazać klientowi konkretne korzyści płynące z wdrażanych rozwiązań – to pomoże przezwyciężyć początkową niechęć i zwiększy poczucie komfortu. Kolejnym etapem jest staranne wyjaśnienie, co dokładnie ulegnie zmianie i jakich działań będzie to wymagać od klienta.

Jak przygotować biuro rachunkowe do zmian w przepisach?

Dla pracowników biura konieczność dostosowania się do często ulegających zmianie przepisów to duże wyzwanie. Poważniejsze zmiany trzeba planować etapami, odpowiednio wcześnie i w jasny sposób komunikując ich charakter. Musimy zadbać o kwestie techniczne, które są kluczowe w dobie elektronicznych dokumentów.

Bardzo istotne zagadnienie to bezpieczne przechowywanie danych. Rozsądnym rozwiązaniem jest tzw. chmura, czyli zewnętrzny serwer z zaszyfrowanymi danymi, do którego mamy dostęp z każdego miejsca na ziemi – wystarczy mieć połączenie z Internetem. W ten sposób oszczędzamy miejsce, ale też zyskujemy możliwość łatwego i szybkiego wyszukiwania konkretnych dokumentów, skutecznie chronimy dane oraz otrzymujemy dodatkowe kopie zapasowe.