Nowoczesne biuro rachunkowe musi podołać wyzwaniom związanym z rosnącymi potrzebami Klientów, szybkim tempem pracy czy stale zmieniającymi się przepisami. Zobacz, jak zaoszczędzić cenny czas, nie wykonywać ręcznych, powtarzalnych działań i móc skupić się na obsłudze Klientów.

Klienci i księgowi – jak się zmieniliśmy

Potrzeby przedsiębiorców zmieniają się. Oczekują nie tylko prawidłowego księgowania dokumentów czy terminowego wysyłania zeznań podatkowych. Liczą również na stały kontakt z biurem księgowym, szybkie odpowiedzi na maile lub zapytania telefoniczne, a także na praktyczne porady i doradztwo w zakresie zmieniających się przepisów.

Księgowi stali się ważnymi partnerami biznesowymi, osobami obdarzanymi ogromnym zaufaniem i posiadającymi szeroką fachową wiedzę, stale aktualizowaną. Ich zadania można dziś podzielić, z grubsza oczywiście, na trzy rodzaje: księgowanie, poszerzanie wiedzy z zakresu księgowości i rachunkowości (w tym śledzenie wdrażanych oraz planowanych zmian przepisów) oraz obsługę Klienta (reagowanie na maile, budowanie relacji, rozwiązywanie indywidualnych problemów itp.).

Jak widać, zakres zadań realizowanych obecnie przez biura księgowe jest bardzo szeroki. Nic dziwnego, że wyzwaniem staje się brak czasu. Jak możemy go jeszcze lepiej organizować?

Transkrypcja wideo

Dokumenty dostarczane na czas – czy to możliwe?

Zbyt późne dostarczanie dokumentów przez Klientów to jeden z najczęstszych problemów w biurach księgowych. Rodzi on wiele trudności i potencjalnych zagrożeń – związanych z dezorganizacją i sezonowością pracy, a także z większym ryzykiem popełnienia błędu.

W rozwiązaniu tego problemu pomóc może zbudowanie trwałej, opartej na zaufaniu i szczerości relacji z Klientem. Przydatne jest dobre poznanie potrzeb Klienta, jego firmy oraz planów na przyszłość.

Pozwala to zapewnić optymalizację rozliczeń oraz utrzymywać stały spersonalizowany kontakt np. poprzez wysyłanie życzeń urodzinowych. Umożliwia również lepsze zrozumienie oraz przeprowadzenie szczerej rozmowy na temat wagi regularnego przesyłania dokumentów.

Jak zwiększyć efektywność i poprawić organizację pracy?

Przed pracownikiem nowoczesnego biura księgowego staje wiele wyzwań – aby im podołać, przydaje się świetna organizacja pracy. Warto zastosować kilka sprawdzonych zasad, by zwiększyć efektywność.
Jedną z nich jest np. „zasada 2 minut” (wg Davida Allena) – jeśli przewidujemy, że wykonanie jakiegoś zadania zajmie nam nie więcej czasu niż 2 minuty, wykonajmy je od razu.

Dobrym pomysłem może być też organizowanie pracy przy wykorzystaniu macierzy Eisenhowera. W tym przypadku zadania dzielimy na 4 grupy. Pierwsza z nich to zadania ważne, do wykonania „na wczoraj”. W drugiej znajdują się zadania równie ważne, ale mniej pilne. Trzecia grupa to nieco mniej istotne, choć nadal pilne zadania; jeśli to możliwe, przekażmy je do wykonania innej osobie. W czwartej grupie znajdują się sprawy najmniej ważne i najmniej pilne.

baza księgowych

Nowoczesne systemy księgowe – automatyzacja pracy, więcej czasu dla siebie

Niezwykle istotne są kwestie techniczne – z naszej strony możemy zapewnić Klientowi prosty w użyciu, szybki i bezpieczny kanał do przesyłania dokumentów. Nowoczesne systemy księgowe posiadają kilka komfortowych rozwiązań. Klient może przesyłać koszty za pomocą różnych kanałów (np. mail, skany) i przechowywać je w chmurze.

Wygodną opcją jest aplikacja na smartfona, za pośrednictwem której, zdjęcie faktury kosztowej automatycznie zostaje wysłane do biura księgowego. Klient nie musi nigdzie jechać z dokumentami i może od razu podejrzeć, jak zmieniła się wysokość podatku do zapłacenia. Księgowy natomiast na bieżąco otrzymuje dostęp do dokumentów, które w większości przypadków księgują się automatycznie.

Nie tylko rozwiązuje to problem opóźnień w przesyłaniu dokumentów przez Klienta, ale też eliminuje czasochłonne, ręczne wprowadzanie tych samych danych, pozwala skupić się na obsłudze Klienta, poszerzaniu wiedzy czy na więcej czasu wolnego.