Kiedy należy prowadzić kilometrówkę do PIT? Jak prowadzić kilometrówkę do PIT? Jakie informacje powinna zawierać kilometrówka do PIT? W jakim celu prowadzi się kilometrówkę do PIT?

Temat kilometrówki do PIT pojawia się dość często i w tym opracowaniu postanowiłam zebrać najważniejsze informacje oraz odpowiedzieć na najczęściej pojawiające się pytania.

Kiedy należy prowadzić kilometrówkę do PIT?

Jak wskazują przepisy art. 23 ust. 1 pkt 36 oraz 46 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kilometrówkę do PIT należy prowadzić w dwóch sytuacjach tzn. gdy:

• pracownik użytkuje samochód prywatny do celów działalności pracodawcy,
• osoba prowadząca działalność gospodarczą użytkuje samochód osobowy niewprowadzony do majątku firmy (np. użytkowany na podstawie najmu, użyczenia lub własność podatnika) i chce rozliczać wydatki z nim związane.

W pierwszym przypadku czyli, gdy pracownik ponosi wydatki w związku z używanie przez niego samochodu na potrzeby działalności pracodawcy, czyli w celu odbycia podróży służbowej lub w jazdach lokalnych – wydatki wyliczane są w sposób zryczałtowany lub jako kwota ustalana przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu.
Przypomnę, że zgodnie z rozporządzeniem stawka za km przebiegu pojazdu:

• 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
• 0,8358 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Natomiast jeśli chodzi o kilometrówkę przedsiębiorcy do PIT, to tutaj przeliczamy limit do którego mogą być rozliczane wydatki. Limit wynika z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Czyli dla przedsiębiorcy kluczowa jest liczba przejechanych służbowo kilometrów.

Jak prowadzić kilometrówkę do PIT?

Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Oznacza to, że jeśli podatnik nie prowadzi przebiegu pojazdu to nie ma opcji rozliczania ponoszonych na pojazd wydatków. Warto też dodać, że samo prowadzenie przebiegu pojazdu, czyli rozpisywanie tras nie jest wystarczające do rozliczenia kosztu. Podsumowując, aby poprawnie prowadzić kilometrówkę do PIT trzeba prowadzić przebieg pojazdu tj. rozpisywać trasy oraz brać faktury do rozliczenia w ramach limitu.

Jakie informacje powinna zawierać kilometrówka do PIT?

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu
• oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W jakim celu prowadzi się kilometrówkę do PIT?

Kilometrówka do PIT prowadzona jest w celu rozliczenia kosztów z pojazdem prywatnym użytkowanym do celów działalności. Chodzi tutaj o koszty paliwa, napraw, części, opłaty za autostrady. Należy pamiętać, że wydatki za najem nie są rozliczane w ramach kilometrówki. Poniżej przedstawię jeszcze dwa przykłady rozliczenia kosztów w ramach kilometrówki.
Przykład 1 – Przedsiębiorca rozlicza swój prywatny samochód osobowy na kilometrówce. W miesiącu maju przejechał tym pojazdem 700 km w celach służbowych, a pojemność pojazdu jest powyżej 900 cm³. Faktycznie poniesione wydatki wyniosły 1000 zł.W jakiej maksymalnej wysokość będzie mógł rozliczyć koszty? Ile maksymalnie oszczędzi na podatku?

• 700 * 0,8358 = 585,06 → tyle maksymalnie kosztów może rozliczyć podatnik, mimo że faktycznie poniesione wydatki wynoszą 1000
• 585,06 * 18% = 105,31 (105) – zasady ogólne
• 585,06 * 19% = 111,16 (111) – podatek liniowy

Przykład 2 – Przedsiębiorca rozlicza wynajmowany samochód osobowy na kilometrówce. W miesiącu maju przejechał 300 km pojazdem o pojemności silnika powyżej 900 cm³ oraz poniósł następujące wydatki:

• najem 1000 zł
• paliwo 500 zł
• naprawy 200 zł

Jak poprawnie powinien zaksięgować koszty? Ile podatku mniej zapłacimy rozliczając te koszty?

• 300 * 0,8358 = 250,74 → limit kosztów
• 700 zł → taki koszt poniósł przedsiębiorca, ale może uwzględnić w KUP je do wysokości limitu, czyli 250,74
• najem księgujemy poza kilometrówką, bezpośrednio do KUP
• (1000 + 250,74) *18% = 225,13 (225)
• (1000 + 250,74) *19% = 237,64 (238)