Jednym ze znaczących kosztów samochodu w przedsiębiorstwie jest jego ubezpieczenie. Czy wydatek ten może być kosztem uzyskania przychodów? Jak prawidłowo zaksięgować ten koszt? Jesteś ciekaw?

Przedsiębiorca, który użytkuje we własnej firmie samochód, zobowiązany jest przepisami do zakupu polisy ubezpieczeniowej.

Czy polisa ubezpieczeniowa może być kosztem uzyskania przychodów?

Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Wobec powyższego wydatek związany z zakupem polisy będzie kosztem związanym z zachowaniem przychodu – takie stanowisko mają również organy skarbowe.

Co jest podstawą zaksięgowania?

Jak czytamy w rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR, podstawą zapisów w księdze są faktury VAT. Takiej faktury przedsiębiorca nie otrzyma podpisując polisę ubezpieczeniową. Czy taka umowa może być podstawą? W § 12 ust. 3 pkt. 2 w/w rozporządzeniu, znajdziemy informację na temat innych dokumentów, które mogą stanowić podstawę do zaliczenia danego wydatku w koszty podatkowe po warunkiem, że zawierają następujące informacje:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Wobec powyższego polisa ubezpieczeniowa będzie podstawą do zaksięgowania wydatku.

Jak prawidłowo zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu w kosztach firmy?

Jak księgować polisę w KPIR?

Sposób księgowania polisy zależy od stosowanej metody rozliczania kosztów – kasowej lub memoriałowej.

Metoda kasowa polega na tym, że za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień, wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu – art. 22 ust. 4, ust. 6b ustawy o PIT.

Wobec powyższego jeżeli podatnik księgowany jest metodą kasową, cały wydatek trafia do kosztów podatkowych z dniem zawarcia umowy polisy. Koszt ten powinien być ujęty w kolumnie 13 KPIR.

Metoda memoriałowa polega na tym, że koszty pośrednie księgowane są w KPiR w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą – art. 22 ust. 5c ustawy o PIT.

baza księgowych

Wobec powyższego, jeżeli polisa ubezpieczeniowa zawarta jest dłużej niż rok, to należy koszt podzielić proporcjonalnie do danego okresu.

Przykład 1:

Przedsiębiorca 31 marca podpisał polisę ubezpieczeniową, która obejmuje okres od 1 kwietnia 2014 r. do 31 marca 2015 r. Kwota zapłaconej składki, wynosi 2 600 zł. Wydatek ten został zapłacony gotówką w dniu zawarcia polisy.

Metoda kasowa: Całość wydatku księgujemy w kolumnie 13 KPIR w dniu 31 marca.

Metoda memoriałowa: Dzielimy całość opłaconej składki proporcjonalnie. I tak:

  • w 2016 r w dacie zawarcia umowy w kosztach ujmie [(2600 : 365) * 275] = 1958,90 zł

  • 1 stycznia 2017 r w kosztach ujmie [(2600 : 365) * 90] = 641,10

Pamiętaj! Polisa ubezpieczeniowa czasami jest do określonego limitu

1/ Ubezpieczenia autocasco pojazdu osobowego (AC):

Zgodnie z przepisami do kosztów uzyskania przychodów zaliczać nie można składek na ubezpieczenie pojazdu w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Przykład 2:

Wartość początkowa samochodu dla celów ubezpieczenia wynosi 210 000,00 zł. Składka ubezpieczeniowa jest w wysokości 6100 zł. Kurs sprzedaży euro na dzień zawarcia umowy wynosi 4,4000 zł.

4,4000 x 20.000 euro = 88 000,00 zł.

Przeliczamy wartość składki w następujący sposób (88 000,00 zł / 210 000,00 zł) x 6 100,00 zł = składka rozliczana.

Do kosztów zaliczymy wyłącznie 2 556,19 zł.

2/ Samochód rozliczany na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu:

Polisy ubezpieczeniowe obowiązkowe, jak i dodatkowe w przypadku prowadzenia przez przedsiębiorcę tzw. kilometrówki, trafiają do kosztów tylko i wyłącznie w ramach limitu, obliczonego na podstawie przejechanych w danym miesiącu tras.