Księgowość jako zawód ma długą historię, ale prawdziwą rewolucję przechodzi od niedawna. Mimo że nic nie stoi na przeszkodzie, aby podatki dalej obliczać w Excelu czy nawet na papierze, to jednak w branży księgowej niewiele w ten sposób osiągniesz. W tym poradniku wyjaśniamy jak księgować naprawdę szybko i nowocześnie.

Rewolucja w księgowości dzieje się od niedawna

W artykule o sztucznej inteligencji w księgowości przywołałem lata 50 XX wieku, kiedy to księgowi po raz pierwszy zaczęli korzystać z oprogramowania księgowego na szeroką skalę. Nie była to jednak rewolucja z dnia na dzień, a powolna ewolucja, której postępy i efekty obserwujemy do dzisiaj.

Warto zaznaczyć, że oprogramowanie księgowe nie ma na celu zastąpienia księgowych. Ich rola w obsłudze i budowaniu tych programów jest absolutnie niezbędna z wielu powodów, choćby takiego, że posiadają wiedzę i doświadczenie.

Stosowanie narzędzi księgowych sprawia, że odpada coraz więcej powtarzalnych, nudnych czynności, które niepotrzebnie zabierają czas. Liczba czynności, w których pomaga software jest już naprawdę długa.

Oto w jaki sposób doszliśmy do tego, jak księgowość może obecnie wyglądać.

Krok 1: Obliczenia księgowe i tworzenie dokumentacji

Ważnym aspektem księgowości jest uzupełnianie szeregu tabeli liczbami, datami i opisami tzw. zdarzeń gospodarczych, na podstawie których wyliczane są podatki do zapłaty. W przypadku listy płac dochodzą m.in. dane pracowników, ubezpieczenia społeczne i wynagrodzenia.

Operacje matematyczne nie należą do skomplikowanych, ale liczba kryteriów i wyjątków, które trzeba wziąć pod uwagę jest naprawdę długa. W dodatku zmieniają się one wraz z nowymi przepisami.

Do tego dochodzą zasady dotyczące tego jak tabele mają być skonstruowane i co konkretnie w określonych miejscach mają zawierać. Stosowany jest szereg formularzy, np. deklaracji, które służą do określonych celów. Jeśli zastosuje się inne dokumenty lub posłuży własną logiką tworząc je, to rozliczenia mogą zostać zakwestionowane.

Nic więc dziwnego, że pierwszym aspektem księgowości, który przejęła technologia jeszcze w latach 50 były obliczenia podatkowe i tworzona dokumentacja (konkretnie związane z listą płac).

Co prawda nawet dzisiaj w niektórych przypadkach rozliczenia księgowe można prowadzić nawet na papierze, ale niebezpieczeństwo pomyłki jest wtedy bardzo duże. Znacznie pewniejszy będzie chociażby arkusz w Excelu. W większych działalnościach oraz u VAT-owców nie ma już o tym mowy – oprogramowanie księgowe jest niezbędne.

Krok 2: Obrót dokumentami i przechowywanie dokumentów

Innym obowiązkiem jest zapisywanie informacji o zdarzeniach gospodarczych, zwłaszcza przychodach i kosztach. W większości te “zdarzenia gospodarcze” wymagają dokumentacji – zazwyczaj są to faktury, paragony, potwierdzenia zapłaty i wyciągi z kont bankowych.

W efekcie biura rachunkowe są gotowe do przechowywania gigantycznej ilości papieru. Czy jednak jest to konieczne? Dzięki technologii – w większości przypadków nie jest.

Dzisiaj nic nie stoi na przeszkodzie, aby wszystkie faktury, paragony, potwierdzenia zapłaty i wyciągi z kont bankowych przechowywać jako pliki elektroniczne. Tych, które zostały wygenerowane jako pliki nie trzeba drukować, a te papierowe trzeba zeskanować. Niezbędne jest też bezpieczne miejsce do przechowywania plików elektronicznych, gdzie dokumenty można z łatwością odnaleźć.

Gdzie przechowywać dokumenty? Może to być chmura plików w inFakcie, Google Drive, Dropbox, czy też szyfrowany pendrive. Ważne, aby faktury były przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe odszukanie oraz “autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność”.

Co za tym idzie, księgowi nie mają potrzeby obracać dokumentami papierowymi. W zupełności wystarczy, aby przedsiębiorca przekazał im pliki elektroniczne z fakturami, np. skany lub PDF-y otrzymane e-mailem.

Wyjątkiem od tej zasady jest jak na razie dokumentacja pracownicza, ale i to ulegnie zmianie. Od 2019 r. będzie możliwe przechowywanie dokumentów związanych z zatrudnieniem wyłącznie jako pliki elektroniczne.

Krok 3: Księgowość w telefonie

Całkiem niedawno wiele osób twierdziło, że “telefon służy do dzwonienia”, ale dzisiaj takich osób jest już niewiele, bo dostęp do usług internetowych w telefonie stał się szybki i niezawodny. Jedną z takich usług może być księgowość. Co to oznacza?

Księgowość dostępna przez aplikację w telefonie daje możliwość natychmiastowego wykonywania zdjęć faktur i paragonów w dowolnym miejscu i czasie. Aparat zdolny zrobić czytelne zdjęcie faktury jest dostępny nawet w najtańszych smartfonach.

Takie pliki z fakturami mogą automatycznie trafiać na konto użytkownika w księgowości online. Z dostępu do skanowania telefonem mogą korzystać zarówno księgowi, jak i przedsiębiorcy.

Oprócz tego w telefonie mogą być dostępne wszystkie inne funkcje programu księgowego, w tym księgowanie kosztów, sprawdzanie kwot podatków i fakturowanie.

Krok 4: Integracja księgowości z płatnościami

Całkiem odrębnym obszarem w księgowości online jest integracja różnych usług, które mogą ze sobą “rozmawiać”. Doskonałym przykładem jest połączenie usług księgowych i płatności online w ramach Szybkich Płatności w inFakcie. Ta funkcja jest szczególnie przydatna, gdy rozliczenia księgowe wprost wiążą się z faktem zapłacenia danej kwoty.

Dzięki temu gdy klient zapłaci przez Szybkie Płatności za podatek lub składki ZUS to ich status w inFakcie automatycznie zmienia się na “opłacone” i załącza się potwierdzenie przelewu. Nie ma problemu z właściwą kwotą, numerem konta bankowego urzędu i opisem przelewu – to wszystko uzupełnia się automatycznie.

Krok 5: Samoczynne księgowanie faktur

Kolejny krok jest jeszcze bardziej futurystyczny.

O ile samo obliczanie podatków i generowanie dokumentacji dzieje się samoczynnie od lat, o tyle nie zmieniło się to, że księgowy (lub asystent) musi ręcznie wprowadzić dane o przychodach i kosztach. Ale czy musi tak być?

Odpowiedź jest krótka: nie musi. W pełni samoczynne odczytywanie danych z faktur i księgowanie kosztów jest możliwe już teraz.

Właśnie do tego służy np. Inteligentny Asystent Księgowy, który sprawia, że dane do księgowania kosztu uzupełniają się same – wystarczy dodać plik z fakturą lub potwierdzeniem zapłaty. Zadaniem księgowego jest tylko weryfikacja i zatwierdzenie kosztu do zaksięgowania.

To niezwykle nowoczesne narzędzie poznacie bliżej w poniższym filmie:

Dlaczego warto księgować szybko i nowocześnie?

Jak widać praca księgowego przechodzi obecnie fascynującą rewolucję. Być może większą niż jakikolwiek inny zawód.

Co ciekawe, korzystanie z wymienionych narzędzi nie jest jeszcze w 100% koniecznością, aczkolwiek zmierza w tym kierunku z uwagi na odgórnie wprowadzone rozwiązania elektroniczne. Chodzi zwłaszcza o JPK i wysyłkę deklaracji VAT tylko elektronicznie.

Efekty używania najnowszych narzędzi księgowych są jednak bardzo pozytywne.

  • Można obsłużyć więcej klientów, czego skutkiem są wyższe zarobki.
  • Jest więcej czasu na dokształcanie się i bycie na bieżąco ze zmianami w przepisach, a także pisanie artykułów o księgowości.
  • Jest więcej czasu na odpowiadanie na zapytania klientów, wykonywanie telefonów, odpowiadanie na e-maile.
  • W pracy jest mniej powtarzalnych czynności, przez co staje się większym wyzwaniem i daje większą satysfakcję.

Rzut oka w przyszłość, czyli dokąd zmierza księgowość

Wprowadzanie takich przepisów jak te o JPK w Polsce lub np. Making Tax Digital w Wlk. Brytanii zmierzają do coraz większego przeniesienia księgowości do Internetu.

Pojawiają się już kraje, w których faktury elektroniczne nie tylko są dozwolone, ale wręcz wymagane (tak będzie we Włoszech od 2019 r.). Pogłoski o obligatoryjnych fakturach elektronicznych pojawiły się też w Polsce.

Analogicznie może się stać w przypadku paragonów – według badania z 2014 r. już wtedy aż 45% klientów w Wlk. Brytanii wolało paragony w formie cyfrowej. Możliwe więc, że w przyszłości z paragonami stanie się to samo, co z fakturami. Najpierw papier w kasach fiskalnych będzie opcjonalny, a później przestanie być nawet opcjonalny i paragony też staną się elektroniczne.

Eliminacja papierowych dokumentów sprawia, że urzędom łatwiej jest analizować dokumentację, bo ma jednakowy format. Dzięki temu łatwiej skontrolować i wykryć podejrzaną działalność, np. wyłudzenia VAT-u.

Bądźmy szczerzy – o ile dodatkowe obowiązki jak JPK wzbudzają mieszane uczucia, o tyle papierowe dokumenty nikomu nie są na rękę. Stanowią dodatkowy koszt związany z drukowaniem i przechowywaniem, a tym samym zabierają czas zarówno sprzedawcom, jak i klientom.

Trudno nie dostrzec, że obecne trendy w księgowości zmierzają do coraz większego udziału oprogramowania (zwłaszcza online) we wszystkim co robią księgowi. Warto więc już teraz zacząć korzystać z najbardziej nowatorskich rozwiązań, żeby księgować szybko i nowocześnie.