Na dobre relacje z Klientem oprócz doświadczenia i wiedzy merytorycznej, składają się m.in. zaufanie, odpowiednia komunikacja i znajomość potrzeb. Sprawdź, co biuro rachunkowe może zyskać dzięki profesjonalnemu podejściu do budowania takich relacji.

Dobre relacje z Klientem to inwestycja

Budowanie profesjonalnych relacji z Klientami to inwestycja, która z pewnością się zwróci. Przekładają się one bezpośrednio na szereg korzyści. Niektóre dostrzeżemy od razu – odpowiednia komunikacja pozwoli usprawnić bieżącą współpracę. Wpłynie np. na terminowe przesyłanie dokumentów czy większą otwartość na zmiany w przepisach oraz komunikatywność.

Warto skupić się właśnie na korzyściach długofalowych. W przypadku zadowolonego Klienta możemy liczyć na długotrwałą współpracę – a większa liczba stałych klientów oznacza stabilną sytuację biura oraz nowe możliwości rozwoju. Dbając o relacje z Klientami, zyskujemy też najlepszą, darmową i skuteczną reklamę. W naszej branży zaufanie jest kluczowe.

Dlatego wiele osób poszukuje biur księgowych poleconych przez zaufane osoby – rodzinę, współpracowników, partnerów biznesowych. Z drugiej strony, unika się firm, z którymi inni mieli negatywne doświadczenia. Budowanie profesjonalnych relacji pozwala w dalszej perspektywie zyskać wielu nowych Klientów i stworzyć pozytywny wizerunek biura.

Transkrypcja

Nawiązanie relacji z Klientem – pierwszy kontakt

Zaufanie budujemy już podczas pierwszego spotkania, jeszcze przed podpisaniem umowy. Specjaliści od wizerunku podkreślają, że kluczowe są pierwsze 4 minuty. Zadbajmy więc o to, by taka rozmowa przebiegła profesjonalnie, w atmosferze otwartości, w sprzyjającym czasie. Bądźmy pogodni i nastawieni na jak najlepsze poznanie Klienta, jego potrzeb oraz możliwości. Istotną kwestią jest również jasne przedstawienie warunków współpracy.

Obecnie wiele wstępnych rozmów z Klientami odbywa się telefonicznie. W czasie takiej rozmowy Klient również może wyczuć nasze nastawienie, z intonacji i barwy głosu. Dlatego postarajmy się nie dać po sobie poznać, że telefon oderwał nas od ważnych zadań – pozwólmy Klientowi autentycznie odczuć, że jest mile widziany, a jego potrzeby będą potraktowane poważnie.

baza księgowych

Komunikacja Klient – biuro rachunkowe

Podczas pierwszych rozmów naszym zadaniem jest dokładne określenie potrzeb Klienta, ustalenie przejrzystych warunków umowy oraz wypracowanie spójnego systemu współpracy.
Zwróćmy uwagę na zrozumiały język, zwłaszcza w przypadku Klientów dopiero zakładających swoje firmy. Pamiętajmy, że często nie mieli oni wcześniej do czynienia z księgowością i mogą nie znać podstawowych pojęć.

Różnicujmy sposób komunikacji w zależności od wiedzy i doświadczenia konkretnego przedsiębiorcy, co pozwoli uniknąć nieporozumień. Pamiętajmy też o terminach i przekazywaniu informacji Klientom odpowiednio wcześnie, tak by mieli czas przygotować dokumenty lub wdrożyć niezbędne zmiany.

W komunikacji ważna jest przede wszystkim szczerość. Uczciwie informujmy, jeśli przewidujemy opóźnienia w realizacji powierzonych nam zadań. Gdy nie jesteśmy w stanie szybko odpisać na maila wymagającego dłuższej analizy, dajmy Klientowi znać i podajmy przewidywany czas potrzebny na przygotowanie odpowiedzi. Wysłuchujmy uwag i przyznawajmy się do ewentualnych pomyłek czy niezrozumienia czegoś.

Ostatnia kwestia to indywidualne podejście do Klienta. Elastyczność i dopasowanie do potrzeb to ogromna zaleta, która może wyróżnić nasze biuro księgowe na tle innych. Przywiązywanie wagi do nieprzekręcania nazwiska lub wysyłanie spersonalizowanych maili, życzeń urodzinowych czy gratulacji z okazji rozpoczęcia działalności to małe, ale wbrew pozorom znaczące gesty, budujące opartą na szacunku i zaufaniu relację.

Zasada ta powinna dotyczyć w szczególny sposób stałych Klientów.
Nie musimy doceniać ich tylko za pomocą bonusów finansowych – wystarczy uważne wsłuchiwanie się w to, co mówią i dopasowanie propozycji do bieżącej sytuacji ich firmy.

Wiedza merytoryczna, fachowość i rzetelność to jedne z kilku kluczowych cech dobrego biura rachunkowego. Równie istotne są takie elementy jak przyjazność, szczerość, autentyczna chęć pomocy. Okazanie zainteresowania i aktywne poszukiwanie rozwiązań „szytych na miarę”, to cechy, które doceni każdy przedsiębiorca. Zapewni nam to dobrą współpracę, satysfakcję z tego co robimy, a także kolejnych Klientów.