Wydatki powyżej 15 tys. zł zapłacone gotówką nie są kosztem. Jak to wygląda, kiedy częściowo płaci się gotówką, a częściowo przelewem?

Od początku 2017 roku podatnicy nie mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków przekraczających 15 tys zł, które zostały uregulowane gotówką. Jakie skutki podatkowe wywołuje gotówkowe rozliczenie faktury kosztowej?

Gotówkowe rozliczenie faktury kosztowej

Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą zgodnie z art. 22p ust 1 ustawy o PIT (analogicznie art. 15 d ustawy o CIT), nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztów w tej części, w jakiej płatność dotycząca jednorazowej wartości transakcji określonej w art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przekraczającej równowartość 15 tys. zł została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.
Jeżeli natomiast podatnik zaliczy do kosztów uzyskania przychodów, wartość transakcji przekraczającą 15 tys. zł, która została uregulowana np. gotówką, zgodnie z art. 22p ust. 2 ustawy o PIT, jest zobowiązany do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodu lub w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodu do zwiększenia przychodów, w tej części, w jakiej płatność została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Więcej na temat limitu płatności można przeczytać tutaj.

Przykład 1
Przedsiębiorca zamówił towary handlowe na łączno wartość 33 tys. zł. Wartość 20 tys. zł została zapłacona za pośrednictwem rachunku bankowego, natomiast pozostała kwota 13 tys. zł została uregulowana gotówkowo. Wartość transakcji przekroczyła 15 tys zł przez co przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, wartości tej części, która została uregulowana gotówką. 

W przypadku, gdyby przedsiębiorca zaliczył fakturę za daną transakcje do kosztów uzyskania przychodów, wówczas:

• ma obowiązek wyksięgować, część opłaconą gotówką (13 tys. zł)
• lub w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów, jest zobowiązany do zwiększenia przychodów o wartość 13 tys. zł

Ponowna zapłata z rachunku płatniczego po dokonaniu zwrotu gotówki przez sprzedawcę

W przypadku gdy przedsiębiorca na poczet realizacji zamówienia dokonuje wpłaty całości lub części wartości zamówienia, do zamówienia o wartości przekraczającej ustawowy limit, traci prawo do zaksięgowania wydatku jako koszt uzyskania przychodu. Natomiast w przypadku gdy sprzedawca dokona zwrotu zapłaconych kwot przez co finalnie transakcja zostanie ponownie zapłacona za pośrednictwem rachunku płatniczego , podatnik nabędzie prawo do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu.
Takie stanowisko przedstawił w interpretacji indywidualnej z dnia 17 stycznia 2017 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy (0461-ITPB1.4511.864.2016.2.DR). Jak zaznaczył Dyrektor Izby skarbowej:

„Zatem w przypadku dokonania swoistej korekty przeprowadzenia płatności uwzględniającej rachunek płatniczy, a uprzednim zwiększeniu przychodu stosownie do treści art. 22p ust. 2 pkt 2 ustawy o wydatki nie zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, należałoby pomniejszyć przychody o wartość tych wydatków”

Reasumując, w przypadku gdy przedsiębiorca dokona zmniejszenia kosztów uzyskania przychodu lub w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów, dokona zwiększenia przychodów z uwagi na dokonanie płatności gotówką, będzie miał prawo do ponownego zwiększenia kosztów lub obniżenia przychodów, w sytuacji gdy otrzyma zwrot gotówki i ponownie ureguluje zobowiązanie z wykorzystaniem rachunku płatniczego.

Umowa długoterminowa a rozliczenie gotówką

Gotówkowe rozliczenie faktury kosztowej, która wynika wprost z zawartej umowy długoterminowej może spowodować utratę prawa zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Za jednorazową wartość transakcji uważa się ogólną wartość zobowiązań określonych w umowie. Podzielenie transakcji na płatności miesięcznie nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku dokonywania rozliczeń za pośrednictwem rachunku płatniczego. Natomiast w przypadku podpisania umowy ramowej zawartej między dwoma przedsiębiorcami, która nie precyzuje wartości transakcji między kontrahentami, a realizowane dostawy dokonuje się na podstawie comiesięcznych zamówień, każde jedno zamówienie będzie jednorazową transakcją gospodarczą.

Przykład 2
Przedsiębiorca podpisał roczną umowę na comiesięczną dostawę  konkretnego towaru w umówionej stałej ilości. Co miesiąc przez rok będzie wystawiana faktura na wartość 5 000 zł.  Łączna wartość transakcji będzie przekraczać ustawowy limit gotówkowy, przez co przedsiębiorca jest zobowiązany do dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku bankowego
Przykład 3
Przedsiębiorca podpisał umową z kontrahentem, która precyzuje cotygodniowe dostawy towaru w określonych godzinach oraz rabaty w zależności od zamawianych ilości. Wszystkie dostawy towaru są realizowane na podstawie odrębnych zamówień. Wartość transakcji jest znana dopiero po przesłaniu konkretnego zamówienia. W takiej sytuacji kolejne zamówienia nie będą wliczane do wartości jednorazowej transakcji.