W praktyce gospodarczej przedsiębiorcy często spotykają się z sytuacjami gdy kontrahent nie płaci za wykonane uługi lub sprzedane towary. Czy można w jakiś sposób zminimalizować straty powstałe z tego tytułu? Postaram sie przybliżyc temat nieściaglanych należności.

Warunki zaliczenia nieściągalnych należności do kosztów podatkowych

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną a art. 23 ust. 1 pkt 20 wierzytelności odpisane jako nieściągalne nie stanowią kosztów podatkowych. Wyjątek dotyczy jednak wierzytelności, które były uprzednio zarachowane jako przychody a ich nieściągalność została udokumentowana w sposób określony w ust 2 tego artykułu tj.:

1) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo

2) postanowieniem sądu o:

a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub wystarcza jedynie na zaspokojenie tych kosztów, lub

b) umorzeniu postępowania upadłościowego, jeżeli zachodzi okoliczność, o której mowa w lit. a, lub

c) zakończeniu postępowania upadłościowego, albo

3) protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Ważnym dopełnieniem powyższych zasad jest art. 23 ust. 1 pkt 17, który stanowi, iż nie są kosztem wierzytelności przedawnione. Terminy roszczeń regulują przepisy kodeksu cywilnego. Przykładowo dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej termin ten wynosi 3 lata (art. 118 K.c.). W praktyce oznacza to, że nawet jeśli wierzytelność została udokumentowana w sposób określony w art. 23 ut.2 a jest przedawniona nie może być uznana za koszt podatkowy.

 

wykaz podatników VAT

Należności nieściągalne w praktyce

Przykład 1

Przedsiębiorca będący podatnikiem VAT czynnym posiada 2 należności X i Y w stosunku do swojego kontrahenta, który zwleka od dłuższego czasu z zapłatą za wykonane usługi. Należności zostały wykazane w wartości netto w kolumnie 7 KPiR “Wartość sprzedanych towarów i usług”. Przedsiębiorca wystąpił na drogę sądową i uzyskał tytuł wykonawczy dla należności X niezbędny do wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Egzekucja z majątku kontrahenta okazała się bezskuteczna i komornik sądowy wydał postanowienie o jej umorzeniu. Nieściągalność  została tym samym udokumentowana i przedsiębiorca mógł odpisać w koszty wierzytelność X. W dacie wydania postanowienia przedsiebiorca ujął kolumnie 13  KPiR “Pozostałe wydatki” wartość netto wierzytelności. Należność Y nie może zostać odpisana w koszty na podstawie tego postanowienia. Przedsiębiorca musi uzyskać odrębne postanowienie na należność Y.

Przykład 2

Przedsiębiorca zwolniony podmiotowo z VAT posiada kilka drobnych wierzytelności w stosunku do swoich klientów w wysokości od 100 do 300 zł. Wykazał je w kolumnie 7 KPiR “Wartość sprzedanych towarów i usług” w wartościach wyniakających z wystawionych faktur. Przedsiębiorca od ponad roku nie może skontaktować się ze swomi klientami dlatego podjął decyzję o spisaniu wierzytelności w koszty na podstawie protokołu. W tym celu ustalił realne koszty procesowe  i egzekucyjne, jakie musiałby ponieść gdyby dochodził wierzytelności na drodze sądowej. W wyniku przyjęcia minimalnych stawek wynagrodzenia radcy prawnego i komornika oraz innych kosztów sądowych wynikających z odrębnych ustaw łączne koszty dochodzenia roszczeń wyniosłyby 350 zł i tym samym przekroczyły kwotę nieściągalnych wierzytelności. Przedsiębiorca ujął w kolumnie nr 13 KPiR “Pozostałe wydatki”  odrębnie wartość każdej drobnej wierzytelności na podstawie sporządzonego protokołu. 

Przykład 3

Przedsiębiorca wykonał usługę na rzecz kotrahenta z Wielkiej Brytani. Przychód wykazał w kolumne nr 7 KPiR “Wartość sprzedanych towarów i usług”. Kontrahent brytyjski na podstawie przepisów Wielkiej Brytani poddany został procesowi pozasądowego postępowania upadłościowego Creditors Voluntary Liquidation. Przedsiębiorca otrzymał od właściwego organu w Wielkiej Brytani dokumenty potwierdzające przeprowadzenie postępowania upadłościowego oraz wykreślenie kontrahenta z rejestru przedsiębiorców. Z uwagi na pozasądowy charakter brytyjskiego postępowania upadłościowego przedsiębiorca nie mógł z przyczyn obiektywnych uzyskać postanowienia sądu. Pomimo to nieściągalność została właściwie udokumentowana i przedsiębiorca zaliczył wierzytelność w koszty wpisując w dacie wydania dokumentu  jej wartość w kolumnie nr 13 KPiR “Pozostałe wydatki” .