Przedsiębiorcy, którym kontrahenci nie płacą za wykonane usługi lub sprzedane towary mają możliwość odzyskania zapłaconego podatku od nieściągalnych wierzytelności. Warunkiem jest jednak posiadanie odpowiedniej dokumentacji, o czym pisałam tutaj. Dzisiaj chciałabym wspomnieć o innych sposobach zminimalizowania strat w przypadku gdy kontrahent nie płaci.

Odpisy aktualizujące należności

Wielu przedsiębiorcom tworzenie odpisów aktualizujących należności kojarzy się z prowadzeniem ksiąg rachunkowych np. w spółkach kapitałowych. Warto przypomnieć, iż taka możliwość przewidziana jest również dla przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. W przypadku problemów z odzyskaniem wierzytelności przedsiębiorca powinien utworzyć odpis aktualizujący ich wartość a po uprawdopodobnieniu ich nieściągalności zakwalifikować go do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem oczywiście, że wcześniej wierzytelności te były zaliczone do przychodów podatkowych. Tak wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (pdof). Zgodnie z ust. 3 tego samego artykułu nieściągalność wierzytelności, uznaje się za uprawdopodobnioną, w szczególności gdy:

1) dłużnik zmarł, został wykreślony z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość albo

2) zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu, o którym mowa w ustawie z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne, lub zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo

3) wierzytelność została zasądzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo

4) wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika, na drodze powództwa sądowego.

Co istotne jest to katalog otwarty, zatem w działalności przedsiębiorcy mogą wystąpić inne przesłanki uznania nieściągalności wierzytelności za uprawdopodobnioną.

 

JPK_EWP

Tymczasowy charakter odpisów aktualizujących

Obciążenie kosztów podatkowych odpisami aktualizującymi należności ma charakter przejściowy. Odpis figuruje w księdze w kolumnie 13 KPiR “Pozostałe wydatki” do czasu ustania przyczyn, dla których został utworzony. W przypadku rozwiązania odpisu aktualizującego jego wartość stanowi przychód zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 7b oraz 7c pdof i powinna być ujęta w kolumnie 7 KPiR ” Wartość sprzedanych towarów  usług”. Poniżej przedstawię najczęstsze przyczyny rozwiązania odpisu aktualizującego:

  • Uznanie wierzytelności za nieściągalną. W przypadku gdy przedsiębiorca udokumentuje nieściągalność wierzytelności zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 20 pdof , zaliczony wcześniej do kosztów podatkowych odpis aktualizujący stanowi przychód zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 7b pdof. Jednocześnie wartość tej wierzytelności jest kosztem podatkowym.
  • Umorzenie wierzytelności. Zgodnie z art. 508 Kodeksu cywilnego zobowiązanie wygasa, gdy wierzyciel zwalnia dłużnika z długu, a dłużnik zwolnienie przyjmuje. Wierzyciel oraz dłużnik muszą więc złożyć zgodne oświadczenia woli, tj. wierzyciel o zwolnieniu dłużnika z długu, a dłużnik o przyjęciu tego zwolnienia. Gdy te warunki zostaną spełnione odpisy aktualizujące stanowią przychód podatkowy zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 7b. Jednocześnie umorzone wierzytelności mogą zostać ujęte w kosztach podatkowych na mocy art. 23 ust. 1 pkt 41 pdof.
  • Spłata wierzytelności. Gdy kontrahent zapłaci za zaległą fakturę lub gdy należność zostanie odzyskana w drodze egzekucji komorniczej przedsiębiorca jest zobowiązany zaliczyć równowartość odpisów aktualizujących do przychodów zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 7c.
  • Przedawnienie należności. Należności związane z prowadzoną działalnością gospodarczą przedawniają się po 3 latach zgodnie z art 118 Kodeksu cywilnego. Od tej zasady jest wiele wyjątków np. roszczenia z tytułu umowy o dzieło przedawniają się po 2 latach od dnia oddania dzieła a gdy dzieło nie zostało oddane – od dnia, w którym zgodnie z treścią umowy miało być oddane (art. 646 K.c.). Wartość przedawnionej wierzytelności w tej części, od której dokonano odpisu aktualizującego zaliczonej uprzednio do kosztów podatkowych, stanowi przychód zgodnie z art. 14 ust. 4 pkt 7b pdof. Jednocześnie przedawniona wierzytelność nie stanowi kosztu podatkowego zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 17 pdof.

Przykład 1

Przedsiębiorca wykonał w marcu 2016 roku na rzecz swojego kontrahenta grafikę do gry komputerowej na podstawie umowy o dzieło. Przychód wykazał w kolumnie 7 KPiR ” Wartość sprzedanych towarów  usług”. Pomimo wielu wezwań kontrahent nie zapłacił za dzieło. W kwietniu 2017 przedsiębiorca postanowił utworzyć odpis aktualizujący należność gdyż wg oceny sytuacji majątkowej i finansowej kontrahenta spłata zadłużenia była mało prawdopodobna. Na uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności przedsiębiorca posiada stosowne dokumenty np. nieodebrane wezwania do zapłaty, dowody dot. złej sytuacji majątkowej kontrahenta. Na ich podstawie oraz na podstawie dowodu sporządzonego zgodnie z par. 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR przedsiębiorca wykazał odpis aktualizujący tę wierzytelność w kolumnie 13 KPiR “Pozostałe wydatki”. 

Przykład 2

Przedsiębiorca z przykładu 2 zwlekał z wniesieniem sprawy  do sądu, w związku z czym wierzytelność wobec kontrahenta przedawniła się w marcu 2018. Przedsiębiorca zobowiązany jest do rozwiązania odpisu aktualizującego tę należność i ujęcia go w przychodach w kolumnie 7 KPiR “Wartość sprzedanych towarów usług” zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 7b pdof. Jednocześnie przedawniona wierzytelność nie stanowi kosztu na mocy art. 23 ust. 1 pkt 17 pdof.