Jakie mamy możliwe formy współpracy? Jakie są ich cechy charakterystyczne? Jakie są znaczące różnice między poszczególnymi formami?

Witam Państwa bardzo serdecznie. Nazywam się Aneta Socha o podczas dzisiejszego spotkania chciałabym Państwu zaprezentować temat form współpracy. Jeżeli chodzi o nasz kurs KPiR, to w głównej mierze skupiamy się na działalności gospodarczej, natomiast dzisiaj chciałabym Państwu przedstawić różne formy współpracy.

Jeżeli chodzi o przepisy, o swobodę zawierania umów, to tutaj nie ma żadnych ograniczeń i możemy zawierać dowolnego rodzaju umowy. Oprócz działalności gospodarczej, czyli tzw. umów o współpracy,  mogą być zawierane także inne umowy – mogą to być umowy o pracę, umowy zlecenia czy umowy o dzieło. I na tych właśnie czterech rodzajach umów chciałabym się dzisiaj skupić i je z Państwem omówić.

Myślę, że istotne jest zdefiniowanie sobie tego, z jaką umową mamy do czynienia, właściwe jej określenie, w kontekście informacji, które będę Państwu w późniejszym etapie przedstawiać.

Umowa o pracę

Przejdźmy zatem do pierwszej z umów, czyli umowy o pracę. Podczas omawiania tego zagadnienia chciałabym Państwu zaznaczyć i przedstawić takie główne, kluczowe pojęcia, które są istotne w kontekście umowy o pracę. Przy umowie o pracę mamy do czynienia z dwoma stronami. Pierwsza to pracodawca, czyli osoba, która zatrudnia pracownika. Jeżeli chodzi o obowiązki pracodawcy, to jednym z głównych jest wypłata wynagrodzenia. Kolejnym pojęciem jest pojęcie pracownika, czyli osoby, z którą podpisujemy umowę o pracę. Pracownik zobowiązany jest do wykonywania konkretnych czynności pod naszym nadzorem w określonym miejscu i czasie. Na te kwestie należy zwrócić uwagę i jest to istotne, aby wiedzieć, jak rozróżniać te umowy.

Kolejnym kryterium, charakteryzującym umowę o pracę, jest rodzaj pracy. Zazwyczaj w momencie zawierania umowy o pracę, określony jest rodzaj pracy, jaka będzie przez danego pracownika wykonywana. Jeżeli nie ma zawieranej umowy o pracę, to należy potwierdzić warunki tej umowy, czyli, między innymi, określić rodzaj wykonywanej pracy. Pracownik musi być świadomy i musi mieć dokładne informacje w temacie tego, jakie czynności są po jego stronie, do jakich czynności jest zobowiązany.    

Kolejna kwestia, na którą chciałabym Państwu zwrócić uwagę – często zdarza się sytuacja, że przychodzi do nas przedsiębiorca i pyta, jakich formalności musi dopełnić w momencie, gdy chce zatrudnić danego pracownika. Tutaj musimy przyszłemu pracodawcy zwrócić uwagę na wiele kwestii. Wspomniałam, że są dwie strony umowy o pracę – pracodawca i pracownik; że w umowie o pracę powinien być określony rodzaj wykonywanej pracy. Bardzo istotny jest też termin rozpoczęcia pracy i ta informacja jest ważna zarówno dla jednej jak i drugiej strony. Takie informacje jak najbardziej powinny znaleźć się w umowie o pracę. Wspomniałam także o tym, że kluczowe jest również miejsce – w momencie zawierania umowy o pracę, pracodawca określa miejsce, w którym pracownik będzie wykonywał dane usługi, będzie świadczył swoją pracę. Określenie miejsca pracy jest jednym z wyznaczników umowy o pracę.

Mówimy, że w momencie zawarcia umowy o pracę dochodzi do nawiązania stosunku pracy.   

Kolejna ważna kwestia w kontekście umowy o pracę to wynagrodzenie.  Jeżeli chodzi o pracowników, to można powiedzieć, że są oni w pewien sposób z kodeksu pracy chronieni i chronione jest także ich wynagrodzenie. Jeżeli chodzi o pracownika pełnoetatowego, to jego wynagrodzenie nie może być niższe niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę. D o końca 2017 roku wynagrodzenie to wynosiło 2.000 zł, natomiast od 2018 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 2.100 zł.

Jeżeli chodzi o kolejna kwestię, która jest nierozerwalnie związane ze stosunkiem pracy, to jest to ZUS. Z tytułu zawarcia umowy o pracę odprowadzane są składki do ZUS-u. Obowiązek wyliczenia, odprowadzenia tych składek a także złożenia odpowiedniej dokumentacji leży po stronie pracodawcy. To on musi o tym wiedzieć i pamiętać i często zadanie to jest delegowane na nas, księgowych, dlatego musimy o tej kwestii pamiętać. Składki ZUS po części są finansowane ze środków pracodawcy a po części są potrącane z wynagrodzenia brutto naszego pracownika.

Kolejnym wyznacznikiem, o którym chciałam Państwu dzisiaj powiedzieć, jeżeli chodzi o umowę o pracę, jest czas. W momencie zawierania umowy o pracę określane są godziny pracy naszego pracownika. Kodeks pracy nie precyzuje tego systemu godzin pracy, w jakich pracodawca może chcieć mieć pracownika do dyspozycji, natomiast są określone inne normy, o czym powiem Państwu w najbliższym czasie. Jeśli jednak chodzi o sam fakt umowy o pracę, to warto zaznaczyć w niej pracownikowi, w jakich godzinach powinien być do dyspozycji pracodawcy, w jakich godzinach będzie pracował.

W kontekście umowy o pracę, chciałabym, żeby pamiętali też Państwo o tym, że w momencie nawiązywania stosunku pracy bardzo ważne są też badania lekarskie. Nie możemy dopuścić osoby, nie posiadającej ważnych badań do wykonywania pracy. Pamiętajmy o tym my, jako księgowi, i przypominajmy o tym naszym klientom, naszym przedsiębiorcom.

Jeżeli chodzi o ostatnią kwestię, o której przy okazji umowy o pracę chciałabym Państwu powiedzieć, to są akta osobowe. Grupa pracowników to jest jedyna grupa, wobec której mamy jeszcze obowiązek dokumentacyjny o nazwie „akta osobowe”. Akta osobowe to na ten moment dokumentacja 3-częściowa. W pierwszej części znajdują się informacje, które zbieramy jeszcze przed zatrudnieniem pracownika. W części drugiej, części B, zawarte są informacje odnośnie okresu, w jakim pracownik u nas pracował. A w części C znajdują się informacje o rozwiązaniu z pracownikiem stosunku pracy. Jeżeli więc chodzi o akta osobowe – prowadzimy je wyłącznie w odniesieniu do pracowników. Dla każdego z pracowników akta osobowe są odrębne i muszą być prowadzone w wersji papierowej. Możliwe, że rok 2018 przyniesie jakieś zmiany i być może akta osobowe będzie można przechowywać w formie elektronicznej, natomiast, czy ten przepis przejdzie i wejdzie w życie taka możliwość, to dowiemy się o tym w najbliższym czasie.

Drodzy Państwo, przedstawiłam Państwu najważniejsze kryteria, jeżeli chodzi o umowę o pracę. Te informacje są o tyle istotne, że ważne jest, aby właściwie podejść do tematu danej umowy, żeby można było jednoznacznie określić daną umowę i jasno stwierdzić, że w sytuacji, gdy przychodzi do nas przedsiębiorca i przedstawia nam sposób, w jaki chciałby podjąć współpracę z drugą stroną, jesteśmy w stanie właściwie mu doradzić i przedstawić istniejące możliwości – czy w danym przypadku będziemy mieć do czynienia ze stosunkiem pracy, czy z umową zleceniem, umową o dzieło a może dobrym rozwiązaniem, po przeanalizowaniu przypadku naszego klienta, będzie zachęcenie tej drugiej strony do założenia działalności gospodarczej.

Umowa zlecenie

To była umowa o pracę, na chwilę na niej się skupiliśmy, więc teraz przejdziemy do omawiania kolejnej z umów, czyli umowy zlecenie. Warto podkreślić, że każda z tych umów rządzi się swoimi prawami i żadnej z tych umów nie można stosować zamiennie. Kryteria dotyczące tych umów są dokładnie określone, mamy przepisy, które regulują każdą z tych umów i należy się do nich odnosić, należy mieć je na względzie.

W przypadku umowy zlecenie także mamy dwie strony, przy czym pierwsza z nich to zleceniodawca, czyli osoba, która jest zainteresowana, żeby druga strona wykonała dla niej jakieś zlecenie. Po drugiej stronie mamy zleceniobiorcę, czyli osobę, która  dane zlecenie będzie wykonywała. Przy umowie zlecenie istnieje możliwość realizowania zlecenia nieodpłatnie. Przypomnę Państwu tylko to, co mówiłam przed chwilą przy umowie o pracę. W przypadku  umowy o pracę mamy określone wynagrodzenie minimalne, co oznacza, że nie ma możliwości świadczenia pracy nieodpłatnie.

Kolejna kwestia, która może odróżniać umowę zlecenie od umowy o pracę, to fakt, że praca musi być wykonywana osobiście, natomiast przy umowie zlecenie, jeśli jej zapisy na to pozwalają i jest zgoda zleceniodawcy, zlecenie może wykonywać osoba trzecia.

Następną sprawą jest minimalna stawka godzinowa. Jeżeli mamy umowę zlecenie, w której mamy określone wynagrodzenie, to musimy pamiętać, że nasz zleceniobiorca musi otrzymywać przynajmniej minimalną stawkę godzinową za 1 godzinę wykonywania zlecenia. W 2017 roku minimalna stawka godzinowa wynosiła 13 zł brutto, natomiast 2018 rok przyniósł zmianę i od tego roku minimalna stawka wynosi 13,70 zł brutto za godzinę. Jeżeli wynagrodzenie zleceniobiorcy będzie na wyższym poziomie, to nie ma żadnego problemu, natomiast trzeba pamiętać, że ten przepis, dotyczący minimalnej stawki godzinowej, określa, że nasz zleceniobiorca nie może otrzymywać w przeliczeniu na 1 godzinę mniej niż ta minimalna stawka godzinowa.  My, jako księgowi, musimy o tym pamiętać i musimy też to sprawdzać, bo przedsiębiorcy często o tym fakcie nie pamiętają a sytuacja wygląda następująco –  zazwyczaj, dla celów ustalenia tego, czy mamy faktycznie spełniony ten warunek i przynajmniej minimalna stawka godzinowa dla naszego zleceniobiorcy jest zagwarantowana, to często do rachunków do umowy zlecenie dołączany jest zapis o ilości godzin przeznaczonych na wykonanie danego zlecenia. Jeżeli mamy określoną kwotę brutto, jeżeli na rachunku do umowy zlecenie są też określone godziny, wówczas mamy możliwość sprawdzenia, czy ta minimalna stawka godzinowa jest zagwarantowana. Jeżeli nie, to musimy o tym fakcie poinformować strony i musimy zaznaczyć, że mimo tego, że wynagrodzenie jest określone w konkretnej kwocie, ale godzin jest więcej, to musimy naszemu zleceniobiorcy wypłacić tzw. wyrównanie. Oczywiście, są też takie sytuacje, w których minimalna stawka nie ma zastosowania, ale są to przypadki szczególne, dlatego w każdej sytuacji, kiedy zawierana jest umowa zlecenie, warto o wszystkie szczegóły dopytać przedsiębiorcę, który planuje taką umowę zawrzeć.

Kolejną kwestią ściśle związaną z umową zleceniem jest brak podporządkowania. W przypadku umowy o pracę mamy takie ścisłe podporządkowanie pracownika pracodawcy, natomiast nie ma tego już przy umowie zlecenie.

I jeszcze jedna kwestia , związana z umową zleceniem, o której chciałam Państwu powiedzieć – ten rodzaj mowy często jest nazywany umową starannego działania i o taki właśnie efekt w przypadku tej umowy chodzi.

Wspomniałam Państwu na razie o dwóch rodzajach umów – umowie o pracę i umowie zlecenie. Zdarzają się sytuacje, w których te umowy stosowane są zamiennie, natomiast mamy konkretne kryteria, charakteryzujące każdą z tych umów – do tego należy się odnosić i pamiętać, że tych umów absolutnie nie możemy stosować zamiennie.

Umowa o dzieło

Przejdziemy teraz do omawiania kolejnego rodzaju umowy – umowy o dzieło. Umowa o dzieło to umowa charakteryzująca się, można powiedzieć, dużą dowolnością.

Pierwsza ważna kwestia, którą chciałabym poruszyć w temacie umowy o dzieło – jeżeli podpisujemy taką umowę, jeżeli nasz przedsiębiorca podpisuje taką umowę, to pamiętajmy, że w takiej umowie może pojawić się zapis, że dzieło nie będzie wykonywane przez stronę umowy, że może być wykonane przez osobę trzecią. Przy czym zaznaczam, że taki zapis jest możliwy, ale nie musimy się na takie rozwiązanie zgadzać.   

Kolejna sprawa – umowa o dzieło jest bez składek ZUS, czy li z tytułu umowy o dzieło nie są odprowadzane składki ZUS. Mamy tu jednak pewną sytuację wyjątkową – gdy umowa o dzieło podpisywana jest z naszym pracownikiem. Czyli, mamy sytuację taką –  nasz przedsiębiorca ma swojego pracownika i dodatkowo z tym pracownikiem chciałby podpisać umowę o dzieło. W takiej sytuacji umowa o dzieło jest ozusowana i, można powiedzieć, że cała ta kwota zarówno z umowy o pracę jak i umowy o dzieło podlega ozusowaniu. Jest to w całości traktowane jak przychód pracownika.   

Wspomniałam o składkach ZUS. Kolejna ważna kwestia to podatek dochodowy od osób fizycznych. Z tytułu umowy o dzieło, oczywiście, odprowadzane są zaliczki na podatek dochodowy. Obowiązek wyliczenia i odprowadzania tych zaliczek leży po stronie osoby, która dane dzieło zleciła.

Umowa o dzieło nazywana jest często umową rezultatu. Istotny dla nas jest w tym przypadku efekt końcowy, czyli, jak to nasze dzieło zostało wykonane, czy zostało wykonane w pełni. Ten rezultat jest istotą umowy o dzieło.

Kolejna kwestia to wynagrodzenie. Za wykonanie dzieła, oczywiście, należy się wynagrodzenie.  Często pojawiają się pytania, czy do tego wynagrodzenia z tytułu umowy o dzieło stosowana jest minimalna stawka godzinowa. Odpowiedź brzmi: nie. Przy tego typu umowach nie mamy określonego tego minimum na godzinę a co za tym idzie, kwota wynagrodzenia to kwota, jaką strony ustalają między sobą i nie podlega ona żadnym uregulowaniom.

formy-wspolpracy

B2B – umowa o współpracy

Przejdźmy teraz do ostatniej umowy, o której chciałam Państwu powiedzieć, czyli do umowy o współpracy, a więc do sytuacji, kiedy nasz klient mówi, że chce podjąć współpracę z jakimś innym kontrahentem. Jeżeli chodzi o ten rodzaj umów, to są one najbardziej elastyczne i właśnie o uregulowaniach z tymi umowami związanych chciałabym Państwu opowiedzieć.

Mówiąc o współpracy mam na myśli współpracę między dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą.

Pierwsza kwestia, na którą chciałam zwrócić uwagę – przy tego typu współpracy, usługi czy też dostawa towarów, będące przedmiotem umowy, mogą być wykonywane przez osobę trzecią   i w tym wypadku nie ma z tym raczej większego problemu, przy czym warto w kontekście tej umowy przedyskutować tę kwestię z drugą stroną, aby uzyskać jej zgodę na takie rozwiązanie.

Jeżeli chodzi o większość przedsiębiorców, to ich, podobnie jak przy umowie zlecenie, obowiązuje minimalna stawka godzinowa. Minimalna stawka przy zleceniach była określana jako kwota brutto, natomiast przy działalności gospodarczej jest to wota netto za 1 godzinę wykonywania danych usług. Jeżeli chodzi o udokumentowanie spełnienia tego warunku minimalnej stawki godzinowej przy umowie współpracy, większość przedsiębiorców umieszcza liczbę godzin wraz z kwotą na fakturze. Jest to prosty sposób na to, aby sprawdzić, czy to minimum jest zapewnione.

Kolejna bardzo istotna kwestia to ZUS. Mamy do czynienia z dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą i każdy z nich rozlicza składki ZUS sam za siebie i jest to obowiązek, który leży po każdej ze stron.

Podobnie sytuacja wygląda z podatkiem dochodowym. Żadna ze stron nie wnika w formę opodatkowania działalności gospodarczej drugiej strony i tutaj właściwe rozliczenie i odprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy jest obowiązkiem każdej ze stron indywidualnie.

Ostatnie kryterium związanie z umową współpracy to samodzielność. Można powiedzieć, że tym właśnie cechuje się współpraca. Dostajemy umowę albo nie, bo może też zostać ona zawarta wyłącznie ustnie, i mamy dużą dowolność w jej realizacji – zazwyczaj nie mamy ściśle określonego miejsca i czasu, nie mamy określonych godzin pracy, związanych z wykonaniem danej usługi.

Scharakteryzowałam Państwu pokrótce cztery rodzaje umów – umowę o pracę, umowę zlecenie, umowę o dzieło i umowę współpracy. Jak już wspomniałam, każda z tych umów rządzi się swoimi prawami i do każdej z nich istnieją pewne uregulowania. Raz jeszcze podkreślam, że umów tych nie możemy stosować zamiennie i w zależności od sytuacji, z jaką mamy do czynienia, musimy dobrać odpowiednie rozwiązanie, wybrać właściwą umowę.

W kontekście tych umów chciałabym jeszcze Państwu przedstawić takie krótkie ich porównanie. I w związku z tym wybrałam kilka kryteriów, według których będę te umowy porównywać.

Pierwszym kryterium będzie PIT i chodzi mi tu o formę opodatkowania oraz zaliczki na podatek dochodowy. Jeżeli chodzi o formę opodatkowania umów o pracę, umów zlecenie i umów o dzieło, to tutaj mamy odgórnie określone, że zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane są według skali podatkowej, czyli do kwoty 85.528 zł dochodu będzie to stawka 18% a powyżej tej kwoty – stawka 32%. I to, powtórzę, ma zastosowanie do tych trzech pierwszych umów: o pracę, zlecenie i o dzieło. Jeżeli natomiast chodzi o działalności gospodarczą, to nasz przedsiębiorca, rejestrując działalność, wybiera formę opodatkowania i ma do dyspozycji 4 możliwości: zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i karta podatkowa. Należy, oczywiście, pamiętać o wyłączeniach, ale nie będziemy się tym teraz zajmowali. Co do zasady przedsiębiorca ma cztery opcje, cztery możliwości jeżeli chodzi o wybór formy opodatkowania.

Kolejne pojęcie, na które chciałabym Państwu zwrócić uwagę, choć może bardziej skrót niż pojęcie, to jest KP, czyli Kodeks Pracy. Kodeks Pracy ma zastosowanie wyłącznie do pracowników, czyli osób, z którymi zawarte są umowy o pracę. Nie ma zastosowania do osób, prowadzących działalność gospodarczą ani do osób wykonujących dzieło czy zlecenie. Chciałabym się tu jednak na chwileczkę zatrzymać. W Kodeksie Pracy pracownik ma zagwarantowany przywilej, jakim są urlopy. Takich przepisów nie ma w odniesieniu do umowy zlecenie czy umowy o dzieło lub współpracę. Jeżeli wypracujemy sobie takie warunki, to nic nie stoi na przeszkodzie, że by z wolnego czy urlopu skorzystać, natomiast tylko osoby zatrudnione na umowę o pracę mają taki przywilej zagwarantowany przepisami prawa.

Kolejnym aktem prawnym, o którym chciałabym Państwu powiedzieć, jest kc, czyli Kodeks cywilny. Jeżeli chodzi o pozostałe umowy, czyli umowę zlecenie, o dzieło i umowę współpracy, to wszelkie ich uregulowania określa właśnie Kodeks cywilny i do tych informacji należy się odnosić.   

Kolejna bardzo ważna kwestia to ZUS. W przypadku umowy o pracę składki są obowiązkowe i nie ma możliwości ich uniknięcia. Tak, jak wspomniałam, część składek opłacana jest z funduszy pracownika a część z funduszy pracodawcy. Przy umowie zlecenie może zdarzyć się sytuacja taka, że składki społeczne nie będą opłacane w sytuacji, gdy będziemy mieć do czynienia ze zbiegiem tytułów do ubezpieczeń. Natomiast przy umowie o dzieło nie mamy do do zasady do czynienia z opłacaniem składek ZUS z wyłączeniem sytuacji, gdy umowa o dzieło jest podpisywana z własnym pracownikiem.  Przy umowie o współpracy, przy działalność, kwestie te leżą po stronie osób, wykonujących działalności gospodarczą.

Ostatnie kryterium, o którym chciałabym powiedzieć, jest minimum. W przypadku umowy o pracę, dla pracownika pełnoetatowego wynagrodzenie nie może być mniejsze niż minimalne wynagrodzenie za pracę, określone na dany rok podatkowy. Przy umowie zlecenie i przy umowie o współpracy w większości przypadków musi być zagwarantowana stawka godzinowa. W przypadku umowy zlecenie minimalna stawka godzinowa jest to kwota brutto a w przypadku umowy o współpracy jest to kwota netto. W przypadku umowy o dzieło takich uregulowań kwotowych nie ma. Nie ma żadnych ograniczeń.   

Mam nadzieję, że te informacje, które Państwu przekazałam, okażą się przydatne. Serdecznie dziękuję za dzisiejsze spotkanie i zapraszam na kolejny odcinek.

Dodatkowe materiały znajdują się tutaj, natomiast test zostanie udostępniony w ostatnim odcinku z tego działu.