Istnieje wiele dokumentów, jakie składa się w ZUS. Każdy z nich ma swoje zastosowanie. W tym artykule zbiorę je i omówię.

Wzory druków zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23.10.2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów i dzielą się na trzy grupy :

  • formularze zgłoszeniowe płatnika składek,
  • formularze zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej,
  • formularze rozliczeniowe.

Formularze ZUS

Formularze zgłoszeniowe płatnika składek

Zgodnie z załącznikami do wyżej wskazanego  rozporządzenia wyróżniamy druki :

  • ZUS ZPA – zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej
  • ZUS ZFA – zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby fizycznej
  • ZUS ZIPA – zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek
  • ZUS ZWPA – wyrejestrowanie płatnika składek
  • ZUS ZBA – informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek
  • ZUS ZAA – adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek
Druk formularza Zastosowanie
ZUS ZPA

Dokument wypełnia się w celu zgłoszenia:

  • płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
  • zmiany danych płatnika składek (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych płatnika, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA),
  • korekty danych płatnika składek (z wyjątkiem korekty danych identyfikacyjnych płatnika, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA).
ZUS ZFA

Dokument wypełnia się w celu zgłoszenia:

  • płatnika składek – osoby fizycznej,
  • zmiany danych płatnika składek (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych płatnika, które należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA),
  • korekty danych płatnika składek (z wyjątkiem korekty danych identyfikacyjnych płatnika, które należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA).
ZUS ZIPA

Dokument wypełnia się w celu:

  • zgłoszenia zmiany / korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej podanych w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA,
  • zgłoszenia zmiany / korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek będącego osobą fizyczną, podanych w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZFA,
  • zgłoszenia zmiany / korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek, podanych w bloku III wcześniej złożonego dokumentu ZUS ZIPA.
ZUS ZWPA

Dokument wypełnia się w celu:

  • wyrejestrowania płatnika składek będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej,
  • wyrejestrowania płatnika składek będącego osobą fizyczną,
  • zgłoszenia korekty danych wyrejestrowania płatnika składek.
ZUS ZBA

Dokument wypełnia się jako płatnik składek, aby zawiadomić o:

  • rachunkach bankowych płatnika składek,
  • nowym rachunku bankowym,
  • zamknięciu dotychczasowego rachunku,
  • zmianie / korekcie danych dotyczących rachunku bankowego – w tym celu płatnik jest zobowiązany wypełnić blok III, w którym wyrejestruje wcześniej zgłoszony rachunek bankowy, oraz blok IV, w którym zgłosi właściwy rachunek.
ZUS ZAA

Dokument wypełnia się jako płatnik składek w celu zawiadomienia o:

  • adresie prowadzenia działalności,
  • nowym adresie prowadzenia działalności,
  • likwidacji działalności pod wcześniej wskazanym adresem,
  • zmianie lub korekcie adresu prowadzenia działalności – w tym celu zobowiązany jesteś wypełnić blok III, w którym zgłaszasz likwidację działalności pod wcześniej podanym adresem, oraz blok IV, w którym zgłaszasz właściwy adres.

Formularze zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej

Ponadto określono także następujące wzory dokumentów :

  • ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej
  • ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych
  • ZUS ZIUA – zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej
  • ZUS ZCNA – zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego
  • ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń
Druk formularza Zastosowanie
ZUS ZUA

Formularz wypełnia się, aby zgłosić:

  • osoby z danego tytułu (z wyjątkiem osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w  wysokości zasiłku macierzyńskiego) do ubezpieczeń,
  • zmiany / korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA, oraz schematu podlegania, korekty kodu tytułu ubezpieczenia i daty objęcia ubezpieczeniami, które dokonywane są przez wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA i ponowne zarejestrowanie z aktualnymi / prawidłowymi danymi) zgłoszonymi na formularzu ZUS ZUA.
ZUS ZZA

Formularz wypełnia się, aby zgłosić:

  • do ubezpieczenia zdrowotnego ubezpieczonego, który z danego tytułu podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu,
  • zmianę lub korektę danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA oraz korekty kodu tytułu ubezpieczenia i  daty objęcia ubezpieczeniem, która dokonywana jest przez wyrejestrowanie i ponowne zarejestrowanie z prawidłowymi danymi) zgłoszone na formularzu ZUS ZZA.
ZUS ZIUA

Formularz wypełnia się dla osób zgłoszonych na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA w przypadku, gdy zmieniły się lub wymagają korekty dane identyfikacyjne ubezpieczonego (tj. numer PESEL, NIP – jeśli zgłoszenie do ubezpieczeń / ubezpieczenia w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego zawierało wyłącznie ten identyfikator – seria i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko, pierwsze imię, data urodzenia) podane:

  • w bloku III formularza ZUS ZUA zgłoszenie do ubezpieczeń / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej lub ZUS ZZA zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego / zgłoszenie zmiany danych,
  • w bloku IV formularza ZUS ZIUA – zmiana danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej.
ZUS ZCNA Formularz przeznaczony jest do:

  • zgłoszenia danych o członku rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego,
  • zgłoszenia utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny zgłoszonego uprzednio na druku ZUS ZCNA lub ZUS ZCZA (używanym do czerwca 2008 r.),
  • dokonania zmiany/korekty danych dotyczących członka rodziny zgłoszonego na druku ZUS ZCNA lub ZUS ZCZA – w tym celu wypełnia się blok IV, w którym wyrejestrowuje się członka rodziny z nieaktualnymi / błędnymi danymi, oraz blok V, w którym zgłasza się członka rodziny z aktualnymi / poprawnymi danymi.
ZUS ZWUA

Formularz wypełnia się w celu:

  • wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń,
  • zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu ubezpieczonego z ubezpieczeń.

W przypadku formularzy zgłoszeniowych, termin na ich złożenie to 7 dni od dnia zajścia zmiany lub obowiązku zgłoszenia danej osoby.

Formularze rozliczeniowe

Ostatnim rodzaje formularzy, jakie są najczęściej stosowane są :

  • ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach
  • ZUS RZA – raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne
  • ZUS RSA – raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek
  • ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa

Druk formularza

Zastosowanie
ZUS RCA

W raporcie wykazujemy podstawy oraz składki na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne w podziale na poszczególne źródła finansowania składek za osobę ubezpieczoną.

Dokument ten służy  też do korygowania danych, jeśli w złożonym raporcie miesięcznym wystąpiły błędy.

ZUS RZA Dokument służy do rozliczenia należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne za osoby ubezpieczone, które mają inny tytuł do ubezpieczeń społecznych.

Na tym raporcie koryguje się także dane, jeśli wystąpiły błędy w złożonym raporcie miesięcznym.

ZUS RSA Dokument służy do wykazania wysokości wypłaconych świadczeń oraz do wykazania przerw w opłacaniu składek za osoby ubezpieczone.

W raporcie tym również korygujemy dane, jeśli w złożonym raporcie miesięcznym wystąpiły błędy.

ZUS DRA

W deklaracji wykazujemy podstawy oraz składki na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne swoje oraz osób ubezpieczonych.

Deklaracja rozliczeniowa służy do :

  • rozliczania składek oraz wypłaconych w danym miesiącu świadczeń,
  • korygowania danych, jeśli wystąpiły błędy w złożonej deklaracji rozliczeniowej.

Dokumenty składa się w terminach określonych przez ustawodawcę i obowiązujących danego płatnika. Szczegóły został opisane wcześniej.

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.