W związku z centralizacją VAT w jednostkach samorządu terytorialnego (JST) zmieniły się zasady fakturowania dotyczące jej poszczególnych jednostek organizacyjnych.

W broszurze informacyjnej z 24 listopada 2016 r., zamieszczonej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów czytamy, że “od dnia centralizacji JST jest zobowiązana do wystawiania faktur na zasadach ogólnych, zamieszczając na nich w szczególności numer, pod którym jest zidentyfikowana na potrzeby VAT oraz swój adres rejestracyjny (adres siedziby urzędu obsługującego JST).

Nie ma przeszkód aby faktury zawierały dodatkowo dane jednostki organizacyjnej (np. określenie nazwy i formy jednostki oraz jej adresu), która faktycznie dokonuje czynności udokumentowanej fakturą. Tak wystawiona faktura będzie stanowiła podstawę do odpowiedniego przyporządkowania księgowego w dokumentacji prowadzonej przez jednostkę organizacyjną.

Podobne zasady obowiązują przy fakturach wystawianych na rzecz JST (lub jej jednostek organizacyjnych). Faktury powinny być wystawiane na JST, z ewentualnym wyszczególnieniem danych jednostki organizacyjnej, której nabycie udokumentowane daną fakturą dotyczy.”

Faktury po centralizacji VAT dla JST

Sprzedaż – Sprzedawca i Wystawca

Zatem na fakturze sprzedaży wystawianej przej jednostkę organizacyjną np. gminy,  obowiązkowo w danych Sprzedawcy muszą widnieć dane gminy – jej nazwa, jej adres i jej NIP.

Dodatkowo na fakturze mogą się znaleźć dane jednostki faktycznie działającej w imieniu gminy, ale tylko jej nazwa i jej adres. Na fakturze nie może się znaleźć NIP jednostki organizacyjnej. Dodatkowe pole można nazwać np. Wystawca.

Zakup – Nabywca i Odbiorca 

Analogiczne w przypadku jeżeli jednostka organizacyjna np. gminy dokonuje zakupu to na wystawionej dla niej fakturze zakupowej w polu Nabywca  muszą widnieć dane gminy – jej nazwa, jej adres i jej NIP. 

Dodatkowo na fakturze mogą się znaleźć dane jednostki faktycznie dokonującej zakupu ale tylko jej nazwa i jej adres. Na fakturze nie może się znaleźć NIP jednostki organizacyjnej. Dodatkowe pole można nazwać np. Odbiorca.