Przedsiębiorcy oraz księgowi mają świadomość, że powinni przechowywać księgi podatkowe firmy oraz dokumenty związane z prowadzeniem tych ksiąg do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Pytanie, jakie się pojawia w tym obszarze dotyczy tego, czy możliwe jest elektroniczne przechowywanie faktur, które kupujący otrzymał w formie papierowej. Możliwość taka oraz kwestia odliczenia podatku VAT w związku z takim przechowywaniem jest tematem poniższego wpisu.

Przechowywanie dokumentacji

Zgodnie z art. 86 § 1 ord.pod. podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

W konsekwencji przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z nimi dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Forma przechowywania dokumentacji

Nikogo nie dziwi już fakt, że przedsiębiorcy wystawiają faktury w formie elektronicznej, taka forma wystawiania faktur coraz bardziej zyskuje na popularności. Co więcej, w niektórych dziedzinach elektroniczne wystawianie oraz przesyłanie dokumentów niedługo stanie się obowiązkiem. Równocześnie nadal większość podmiotów wystawia faktury w formie papierowej.

W konsekwencji pojawia się pytanie – czy  dokumenty otrzymane w formie papierowej, można przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej?

Odpowiedź jakiej należy tutaj udzielić jest jedna – w przepisach brak jest jasnej informacji, czy dokumenty księgowe otrzymane w formie papierowej powinny być przechowywane w formie papierowej, czy też elektronicznej.

Jedyne wskazówki, jakie można znaleźć to informacje, jakie warunki jakie należy spełnić przy archiwizacji dokumentów. Informacje takie można znaleźć w ustawie o rachunkowości oraz ustawie o podatku od towarów i usług.

elektroniczne przechowywanie

Elektroniczne przechowywanie faktur papierowych a księgi rachunkowe

Wytyczne z ustawy o rachunkowości

Z art. 73 ustawy o rachunkowości wynika, że dowody księgowe mogą być przechowywane w formie elektronicznej, po spełnieniu następujących warunków:

  • powinny być przechowywane w postaci oryginalnej,
  • w porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
  • w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie,
  • przechowywanie w formie elektronicznej powinno zapewniać zachowanie trwalej i niezmienionej postaci zawartości dowodów,
  • powinna zostać przewidziana możliwość wydruku dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej.

Co ważne, roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych powinny być oznaczone określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Wytyczne w zasadzie są jasne, wątpliwości jakie mogą się pojawić dotyczą przechowywania dokumentów “w postaci oryginalnej”. Ustawa nie precyzuje tego tematu, dlatego też niezbędna jest analiza stanowisk prezentowanych przez doktrynę prawa podatkowego oraz organów podatkowych w interpretacjach podatkowych w tym zakresie.

Elektroniczne przechowywanie faktur a możliwość zaliczenia wydatku do kosztów

Z treści ustaw o podatkach dochodowych (zarówno dot. podatku dochodowego od osób fizycznych, jak i prawnych) wynika, że wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w przypadku gdy:

  • ma na celu uzyskanie przychodu bądź zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodu,
  • nie został wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów oraz
  • został prawidłowo udokumentowany.

W przepisach brak jest jakiejkolwiek informacji o tym, w jakiej formie należy przechowywać dokument potwierdzający poniesienie wydatku.  W konsekwencji, w mojej opinii, należy zwrócić uwagę na sam fakt posiadania odpowiedniego dokumentu, a nie na formę jego przechowywania.

Elektroniczne przechowywanie faktur papierowych a prawo do odliczenia VAT

Z art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług wynika, że podatnicy powinni przechowywać faktury:

  • w podziale na okresy rozliczeniowe,
  • w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
  • w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur ,
  • jeżeli faktury są przechowywane w formie elektronicznej należy zapewnić organom podatkowym bezzwłoczny pobór faktur oraz przetwarzanie zawartych w nich danych.

W przepisach brak jest wymogu przechowywania faktur w takiej formie, w jakiej podatnik te faktury otrzymał, w konsekwencji w mojej opinii nie ma powodu, aby taki obowiązek na niego nakładać. W przypadku, gdy zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do prowadzonej przez podatnika działalności opodatkowanej podatkiem VAT podatnik będzie mógł skorzystać z możliwości odliczenia VAT bez względu na to, w jakiej formie będzie otrzymane dokumenty przechowywał.

W tym miejscu warto przytoczyć stanowisko przedstawione przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 marca 2017 r. 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG:

“W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.”

Kolejne takie stanowiska można spotkać np. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej z dnia 0114-KDIP1-3.4012.376.2017.1.JF czy też z dnia 8 sierpnia 2018 r. 0114-KDIP1-3.4012.312.2018.1.JF.

Stanowiska prezentowane w interpretacjach podatkowych

W tym miejscu warto przytoczyć stanowisko przedstawione przez Dyrektora Krajowej Izby Podatkowej w interpretacji 0111-KDIB3-2.4012.151.2017.2.SR z dnia 26 czerwca 2017 r.:

“W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Podobne stanowisko urzędy skarbowe prezentują w wieli innych interpretacjach podatkowych, stąd uzasadnione wydaje się stwierdzenie, że możliwe jest wyłącznie elektroniczne przechowywanie faktur otrzymanych w drodze papierowej, jeżeli tylko zostaną zachowane wskazane w przepisach warunki dotyczące nienaruszalności treści przechowywanych dokumentów oraz dostępu do dokumentów.

Stanowiska sądów administracyjnych

Kwestie związane z możliwością przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej wielokrotnie były rozpatrywane w orzeczeniach sądów administracyjnych.

W mojej opinii na uwagę zasługuje wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r. I FSK 1169/08:

“Rozważania powyższe prowadzą do wniosku, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia “mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.

Jednocześnie z całym naciskiem trzeba podkreślić, że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur.

Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji.

Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.”

Stanowisko takie zostało również przedstawione w wydanych później wyrokach: Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 15 marca 2011 r. I SA/Po 899/10 czy Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 stycznia 2012 r. akt I FSK 482/11.

Czy możliwe jest elektroniczne przechowywanie papierowych faktur?

W mojej opinii tak. Przepisy ustaw podatkowych takiej możliwości nie wykluczają, a zarówno w interpretacjach podatkowych, jak i w orzecznictwie sądów administracyjnych widoczna jest wyraźna linia potwierdzająca taką możliwość.

Trzeba jednak zaznaczyć, że kwestia ta nie jest uregulowana jasno w przepisach, a to oznacza, że wątpliwości zawsze pozostaną, a tym samym mogą się zdarzyć przypadki kwestionowania takiej możliwości przez organy podatkowe.