Uchwalono zmiany w aktach pracowniczych już od 2019 roku. Zostanie między innymi skrócony okres przechowywania akt osobowych. Ponadto zostaną wprowadzone elektroniczne akta osobowe. 

Zmiany które będą obowiązywać od 2019 zostały określone w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Poniżej postaram się przybliżyć najważniejsze uregulowania określone tym aktem prawnym.

Zmiany w aktach pracowniczych już od 2019 roku

Wynagrodzenie bezgotówkowe 

Obecnie zasadą jest wypłacanie pracownikowi wynagrodzenia w gotówce, a na jego wniosek można przekazywać je na konto pracownika. Od 2019 roku będzie zmiana i regułą będzie wypłata wynagrodzenia na rachunek płatniczy pracownika. Oczywiście na jego wniosek będzie możliwość dokonania zapłaty w gotówce do rąk własnych.

W związku z tym, że wypłaty będą bezgotówkowe pracodawca będzie mógł żądać od ubiegającego się o pracę podania numeru rachunku płatniczego, jeśli nie zostanie wydana dyspozycja zapłaty w gotówce.

Elektronizacja akt osobowych

Od 1 stycznia 2019 będzie możliwość (nie obowiązek) przechowywania akt oraz dokumentów związanych ze stosunkiem pracy w formie elektronicznej. Oczywiście jeśli pracodawca tak zadecyduje, to może kontynuować ich gromadzenie w formie papierowej.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następowałoby przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych

Zgodnie z ustawą nowelizującą będzie możliwość przechowywania akt osobowych przez okres 10 lat, pod warunkiem złożenia w ZUS raportu informacyjnego. Ogólnie do tej pory przechowywane były przez 50 lat, aby można było na ich podstawie ustalić emeryturę lub rentę osoby uzyskującej dany przychód. 

Raport informacyjny będzie to zestawienie informacji dotyczące ubezpieczonego będącego pracownikiem lub zleceniobiorcą, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.

Obowiązek informacyjny

Pracodawca będzie miał od 2019 roku obowiązek informowania pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:

  1. zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  2. możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.