Każdy pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Na dodatek nie może się go zrzec. A co w sytuacji gdy go nie wykorzysta?

Kwestie opisane we wstępie, zagwarantowane zostały w art. 152 ustawy z dnia 26.06.1974 r. kodeks pracy. Warte podkreślenia jest to, że przywilej ten dotyczy wyłącznie pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę – art. 2 wyżej wskazanego aktu prawnego.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – wypłacić, a może się nie należy?

Kodeks pracy w art. 171. § 1. wskazuje na dwie sytuacje, w których pracodawca zobowiązany jest do wypłaty tego świadczenia, a mianowicie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Dotyczy to zarówno całego, jak i części urlopu.

Ustawodawca w art. 171. § 3. kodeksu pracy określił, że pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Ponadto zgodnie z art. 172[1]. § 1. kodeksu pracy, jeżeli pracodawca na podstawie odrębnych przepisów jest obowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu, pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie urlopowe lub ekwiwalent pieniężny. Wskazać należy, że zgodnie z art. 1721. § 2. kodeksu pracy, jeśli świadczenie to jest niższe niż kwota wynagrodzenia urlopowego lub ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop, to wówczas pracownikowi należy się wyrównanie do kwoty tej należności.

Wynagrodzenia urlopowe

Pracownikowi za czas urlopu przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy – art. 172 kodeksu pracy. Dokładne informacje w tym zakresie są określane w drodze rozporządzanie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej – art. 173 kodeksu pracy.

Bazując na § 6. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop należy wskazać, że wynagrodzenie urlopowe ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

  1. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
  2. wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
  3. gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
  4. wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
  5. ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
  6. dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
  7. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
  8. kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
  9. nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
  10. odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
  11. wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy

Wynagrodzenie urlopowe oblicza się:

  1. dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie,
  2. mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

– § 9 ust. 1 rozporządzenia

Ekwiwalent urlopowy

Współczynnik urlopowy

Aby wyliczyć ekwiwalent urlopowy konieczna jest znajomość współczynnika urlopowego. Stosując § 19 wspomnianego rozporządzenia wylicza się go, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Zatem w 2016 współczynnik ustala się następująco :

[366 dni – (52 niedziele + 9 dni świątecznych + 53 dni wolne)] : 12 = 21

W ten sposób wyliczony parametr służy do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu i określany jest w każdym roku kalendarzowym na nowo.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Przykładowo w 2016 roku współczynnik urlopowy pracownika zatrudnionego na ½ etatu wynosi ½ * 21 = 10,5 a pracownika zatrudnionego na ¾ etatu, ¾ *21 = 15,75.

Ekwiwalent urlopowy

Bazując na § 18.  rozporządzenie ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:

  1. dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy,
  2. dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,
  3. mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Współczynnik urlopowy w 2016 r. wynosi 21 dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracownik jest zatrudniony na cały etat do dnia 30 kwietnia 2016 i nie wykorzystał urlopu za rok 2016 – 56 godni (7 dni). Miesięcznie wynagrodzenie pracownika wynosi 3 500,00 zł. Dodatkowo pracownik otrzymuje premie regulaminowa w wysokości do 25% wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatek za prace w godzinach nocnych. Łączna wysokość premii za miesiące styczeń – marzec bieżącego roku wynosi 1 452,50 zł. Za prace w godzinach nocnych pracownik otrzymał:

  • w styczniu br. – 154,50 zł,
  • w lutym br. – 111,30 zł.

Ile wyniesie ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

  1. podstawa – 3 500 zł + [(1 452,50 zł + 154,50 zł + 111,30 zł) : 3] = 4 072,77 zł

  1. wyliczenie ekwiwalentu

  • ekwiwalent przypadający na jeden dzień urlopu –  4 072,77 zł : 21 = 193,94 zł/dzień
  • ekwiwalent przypadający na jedną godzinę urlopu – 193,94 zł : 8 h = 24,24 zł/h
  • pełna wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop – 24,24 zł/h x 56 h = 1 357,44 zł

Termin wypłaty ekwiwalentu

Warto w tym momencie przytoczyć wyrok Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 29 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 336/00 w którym wskazano, że z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe. Przepisy kodeksu pracy nie określają terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Należy natomiast mieć na względzie interpretację Państwowej Inspekcji Pracy z 24 września 2008 r. w której jest mowa o tym, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien być wypłacony w dacie rozwiązania umowy o pracę. Zostało to potwierdzone opinią nr 10 Komisji do Spraw Kontroli Państwowej do Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zmian legislacyjnych w Kodeksie pracy mających na celu wyeliminowanie rozbieżności w zakresie interpretacji przepisów prawa pracy określających zasady wypłaty wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy uchwalona na posiedzeniu w dniu 11 września 2012 r.

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.