Z początkiem 2016 roku wchodzą w życie zmiany w sposobie wystawiania, przekazywania i przechowywania zwolnień lekarskich. Temat jest obszerny i został przez mnie podzielony na dwie części. W tym artykule przedstawię informacje m. in. na temat tego jak wyglądało to do tej pory i jak będzie od stycznia 2016 r.

Zmiany przedstawione w tym artykule zaczynają obowiązywać od lipca 2018 r. O innych zmianach prawnych w 2018 można przeczytać tutaj.


Zmiany o których piszę w obecnej chwili są zawarte w art.1 pkt 13 – 24 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw. Od 1 stycznia 2016 będą one znajdowały się w art. 53 – 60a ustawy z dnia 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenie społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Przechodząc teraz do tematu podam na wstępie definicje zwolnienia. Zwolnienie lekarskie nazywane inaczej zaświadczeniem lekarskim, to ogólnie potwierdzenie czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny. Od 1 stycznia 2016 r. zostanie wprowadzona możliwość elektronicznego wystawiania i przesyłania zaświadczeń lekarskich – będą to tzw. e-zwolnienia.

Jak wyglądało to do tej pory?

Zwolnienia były wystawiane na formularzu ZUS ZLA w 3 egzemplarzach (oryginał + 2 kopie). Lekarz był zobowiązany do przekazania oryginału do ZUS w ciągu 7 dni od dnia wystawienia. Pierwsza kopia była dla ubezpieczonego, aby ją przekazał do płatnika składek lub ZUS. Drugą kopię wystawiający powinien przechowywać przez okres 3 lat.

e-zwolnienia

Jak będzie to wyglądać po zmianach (e-zwolnienia)?

Do dnia 31.12.2015 płatnik zgłaszający więcej niż 5 osób do ubezpieczenia, zobowiązany jest założyć profil informacyjny, tak aby mógł mieć wystawiane e-zwolnienia za siebie i osoby przez niego ubezpieczone. Dostęp do systemu jest bezpłatny. Płatnik na swoim profilu będzie zobowiązany do uzupełnienia danych osób ubezpieczonych oraz do aktualizacji tych danych. Lekarz wystawiający zwolnienie będzie miał bezpłatny dostęp do tych informacji i na ich podstawie będzie sporządzał odpowiednie dokumenty. Zwolnienie zostanie uwierzytelnione za pomocą podpisu elektronicznego (certyfikatu kwalifikowanego) lub profilu zaufanego ePUAP lekarza. E-zwolnienia będą udostępniane płatnikowi bezpłatnie na jego profilu nie później niż w dniu następującym, po dniu otrzymania zaświadczenia lekarskiego. W systemie będą przechowywane zaświadczenia przez okres 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je wystawiono.

Płatnik zgłaszający nie więcej niż 5 osób, może przekazywać dokumenty do ZUS w dowolnej formie tj. zarówno elektronicznie, jak i papierowo. Taka osoba nie ma obowiązku zakładania profilu do końca 2015 roku, ale musi to zrobić do końca 2017 roku. Jeśli natomiast zdecyduje się na założenie tego profilu w okresie przejściowym, to jest zobowiązany do jego utrzymywania.

Gdzie założyć profil informacyjny?

Można to zrobić korzystając z tego linku:  https://pue.zus.pl/portal/rejestracja.npi . Dodatkowo na stronie ZUS są zawarte następujące informacje:

Założenie konta na Nowym Portalu Informacyjnym składa się z dwóch etapów: rejestracji profilu oraz jego zaufania.
Posiadanie profilu zaufanego jest konieczne do korzystania z funkcjonalności portalu dostępnych dla zidentyfikowanych użytkowników.
W zależności od tego, który sposób jest dla Ciebie dostępny, wybierz metodę rejestracji i zaufania profilu.

Jeżeli nie posiadasz żadnego z elementów pozwalających zaufać profil, zarejestruj profil niezaufany. W celu zaufania profilu będzie konieczna wizyta w najbliższej jednostce terenowej ZUS.

W jaki sposób będą dostarczane dodatkowe dokumenty związane z udokumentowaniem prawa do zasiłku chorobowego?

W celu uzyskania zasiłki chorobowego oprócz zwolnienia lekarskiego należy złożyć druk ZUS -3 w przypadku pracownik oraz ZUS Z-3b w przypadku osoby prowadzącej działalność gospodarczą – ZUS Z-3b. Druki będą dostępne do uzupełnienia na profilu informacyjnym płatnika składek.

A jak będzie z dokumentami, które ubezpieczony musi podpisać osobiście np. ZUS Z-15 pracownika? W takiej sytuacji są dwie możliwości. Mianowicie można wysłać podpisany przez ubezpieczonego druk w wersji papierowej lub dana osoba jeśli ma ePUAP, może dokument podpisać w ten sposób.

 

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.