Wielu podatników decyduje się na działalność w mieszkaniu. Prowadzać firmę w mieszkaniu podatnik może część ponoszonych wydatków zaliczyć do kosztów. Z uwagi, że prowadząc działalność w mieszkaniu może dochodzić do “konfliktu interesów”, należy bardzo dokładnie określić, które to wydatki służą działalności, a które prywatnie. Jak tego dokonać i jakie wydatki mogą być kosztem?

Przedsiębiorcy ponoszą różne koszty. Jednym z podstawowych kosztów są, to wydatki związane z lokalem w którym ta działalność jest prowadzona. Tak jak już wcześniej wspomniałem, bardzo często, a przynajmniej przedsiębiorcy rozpoczynający swoją przygodę, decydują się na działalność w mieszkaniu. Wyodrębniłbym trzy podstawowe grupy kosztów związanych z działalnością w mieszkaniu:

  1. Amortyzacja,
  2. Koszty wyposażenia,
  3. Koszty eksploatacyjne.

W niniejszym wpisie opiszę, koszty wyposażenia oraz koszty eksploatacyjne związane z używaniem mieszkania w działalności gospodarczej.

Ważnym aspektem przy prowadzeniu biznesu w miejscu zamieszkania jest wyodrębnienie części lokalu, który będzie służyć wyłącznie działalności. Podatnik może np. wyodrębnić jeden pokój. Przyjmijmy, że całe mieszkanie ma 100 m2, a wyodrębniona część 25 m2. W związku z tym wyodrębniliśmy 25% powierzchni całkowitej mieszkania, które będzie służyć wyłączenie naszej działalności gospodarczej.

Koszty wyposażenia a działalność w mieszkaniu

Posiadanie biura w mieszkaniu przede wszystkim wymaga jego urządzenia. Wyposażenie mieszkania będą stanowiły meble jaki i inne niezbędne do prowadzenia działalności elementy wyposażanie. Wyposażenie takie może być bezpośrednim kosztem lub stanowić środek trwały. Przypomnijmy, że jeśli cena jednostkowa np. mebla, który może samodzielnie spełniać swoje funkcje nie przekroczy 10.000 zł, wówczas wydatki na jego zakup stanowią bezpośrednie koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania. Przy czym, należy jeszcze pamiętać o tym że, jeśli jednostkowa wartość składnika majątku, w tym przypadku mebla, jest wyższa niż 1500 zł, oprócz odnotowania wydatków na ich nabycie w księdze podatkowej jako kosztu uzyskania przychodu, wpisuje się go również do ewidencji wyposażenia.

Ważnym aspektem jest wcześniejsze wydzielenie powierzchni, którą przeznaczamy na cele działalności gospodarczej. Z uwagi, że w przyszłości może pojawić się problem, że zakupione wyposażenie służy działalności. Dzieje się tak w przypadku gdy np. zakupiliśmy szafkę, która stoi w pokoju, który jest użytkowany przez wszystkich użytkowników mieszkania. W takim przypadku trudno może być udowodnić, że szafka służy tylko i wyłączenie celom firmowym.

Koszty eksploatacyjne a działalność w mieszkaniu

Prowadząc firmę w domu, podatnik ponosi koszty bieżące związane z eksploatacją mieszkania.  Jednak tylko część ich może stanowić koszty firmowe. Najlepszym rozwiązaniem jest zaliczać koszty eksploatacyjne proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni użytkowej. Należy zaznaczyć, że to podatnik określa część kosztów związanych z eksploatacja, które służą działalności gospodarczej. Powinien jednak umieć udowodnić, że akurat taka, a nie inna część tych kosztów związana jest z działalnością gospodarczą. 

Podstawowe koszty eksploatacyjne to oczywiście media (gaz, prąd, woda). Przyjmijmy że miesięczne koszt na media wyniósł 560 zł. Podatnik ma wyodrębniona część mieszkania na cele firmowe w 25% powierzchni całkowitej mieszkania. Podatnik w tym przypadku w koszty może sobie zapisać 140 zł (560 x 25%).

Koszty telefonu i internetu zgodnie ze stanowiskiem fiskusa, jeśli używane są w mieszkaniu również prywatnie, nie mogą stanowić kosztów firmowych. Ewentualne zapisy w księdze mogłyby się znaleźć np. w przypadku telefonu na podstawie bilingów, z których wynikałby koszt rozmowy firmowej. Jednak sam abonament nie może być podzielony przez proporcje. Oczywiście, jeśli telefon i internet są „firmowe” i nie służą do celów prywatnych, wówczas całość kosztów związanych z realizacją zadań w ramach prowadzonej działalności można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych.

Koszty kredytu, a właściwie koszty odsetek od kredytu mogą również stanowić koszty firmowe. Stosujemy tutaj również zasadę proporcjonalności. Kosztem podatkowym mogą być jednak tylko odsetki zapłacone lub skapitalizowane.

Pozostałe koszty eksploatacyjne również mogą stanowić koszty firmowe. Do takich kosztów można zaliczyć np. wydatki na środki czystości.

Pamiętać należy, że każdy wydatek żeby stanowił koszt firmowy musi mieć bezpośredni związek z prowadzoną działalności i to podatnik jest zobowiązany udowodnić powyższe.