Co należy rozumieć pod pojęciem – dokumenty księgowe? Jakie są ich rodzaje? Co można na ich podstawie zaksięgować?

Witam Państwa bardzo serdecznie. Nazywam się Aneta Socha i jestem w inFakt Specjalistą ds. Kadr i Płac. Podczas dzisiejszego naszego spotkania chciałabym Państwu przybliżyć temat dokumentów księgowych.

Drodzy Państwo, przedsiębiorcy często myślą, że jedynym dokumentem księgowym na podstawie którego będą mogli rozliczyć coś w działalności gospodarczej jest faktura. Natomiast my jako księgowi powinniśmy ich z tego błędu wyprowadzać i powinniśmy uświadamiać co może być podstawą do księgowania, na postawie jakiego dokumentu możemy dokonać rozliczenia. Podczas dzisiejszego spotkania chciałabym Państwu omówić takie najczęstsze dokumenty z którymi ja się spotykam, a także chciałabym abyśmy się wspólnie zastanowili jakie wydatki na podstawie danego dokumentu możemy rozliczyć. Dobrze, Drodzy Państwo, zaczynajmy.

Jeżeli chodzi o takie dokumenty księgowe najbardziej popularne oczywiście są faktury. Tutaj przedsiębiorcy co do tego też nie mają żadnych wątpliwości, że na podstawie tego dokumentu mogą dokonać rozliczenia. Kolejnym dokumentem z którym często się spotykamy są rachunki. Jakiś czas temu zostały zniesione już, został zniesiony obowiązek wystawiania rachunków przez podmioty zwolnione z VAT-u. Obecnie każdy przedsiębiorca powinien wystawiać faktury. Natomiast rachunki często są jeszcze spotykane w sytuacjach jeżeli mamy podpisaną umowę z osobą wykonującą zlecenie lub też dzieło i w takiej sytuacje te podmioty, te osoby powinny nam wystawić rachunek do umowy zlecenie czy rachunek do umowy o dzieło.

Kolejnym dokumentem czy też dokumentami są dokumenty celne. Coraz częściej spotykamy się z takimi dokumentami, mamy do czynienia z nimi jeżeli oczywiście nasz przedsiębiorca przyniesie nam dokumenty za zakup czegoś z zagranicy. Dość częstym dokumentem, potwierdzeniem, na podstawie którego dokonujemy my jako księgowi rozliczenia, a przedsiębiorcy o tym nie pamiętają jest wyciąg bankowy. Może też zdarzyć się sytuacja taka, że podstawą do księgowania będzie polisa czy też bilet, a także potwierdzenie zapłaty. Przy jednoosobowych działalnościach gospodarczych często spotykaną, przynajmniej ja często spotykam się z oświadczeniami, tutaj za chwileczkę na przykładach postaram się przybliżyć Państwu takie sytuacje na podstawie których oświadczanie jest dla przedsiębiorcy kluczowe. Ponadto możemy się także spotkać z takimi dokumentami jak opis dostawy, specyfikacja, zestawienie, ewidencja czy też dowód wewnętrzny.

Drodzy Państwo, przejdźmy do pierwszego pojęcia, do pierwszego dokumentu takiego najbardziej podstawowego mianowicie do faktury. Prosiłabym, aby teraz każdy z Państwa się zastanowił jakie rodzaje faktur, czy też jak opisuje faktury, z jakimi fakturami każdy z nas się spotyka. Drodzy Państwo najczęstszym takim dokumentem jest zwykła faktura VAT wystawiona przez podmiot, który świadczy usługi opodatkowane. Ponadto dość często teraz spotykamy się fakturami wystawionymi przez podmioty zwolnione z VAT-u, zwolnione na podstawie art. 43, ust. 1, czyli zwolnienie przedmiotowe lub też zwolnione podmiotowo na podstawie art.113 ust.1 i 9. Takie dokumenty dość często myślę w obiegu księgowym.

Kolejnym dokumentem jest np. faktura uproszczona. Jest to dokument, który może być stosowany, który może być wystawiany jeżeli wartość transakcji nie przekracza 100 Euro lub 450 złotych. Dość często także spotykamy się z fakturami z zagranicy. One wystawiane są według przepisów obowiązujących w danym kraju. Natomiast my często rozliczamy takie dokumenty, też należy mieć świadomość, że takie faktury z zagranicy jak najbardziej są podstawą do księgowania.

Jeżeli chodzi o kolejny dokument księgowy to tutaj już omówiłam Państwu pokrótce rachunki. Jeżeli chodzi o najczęściej spotykane rachunki to tak jak wcześniej wspomniałam są to rachunki do umowy zlecenie czy też rachunki do umowy o dzieło, które przez podmiot świadczący powinny być wystawiane.

Kolejnym dokumentem są dokumenty celne. I tutaj myślę, że Państwo też z takimi dokumentami się spotykacie. Ja osobiście najczęściej spotykam się z dokumentami o nazwie SAD lub też PZ C. Więc tutaj też o takich dokumentach Państwu chciałabym powiedzieć.

dokumenty księgowe

Kolejny dokument myślę dość częsty to jest wyciąg bankowy. Drodzy Państwo, zastanówcie się teraz jakie koszty przedsiębiorcom księgujecie na podstawie wyciągu bankowego? Spróbujcie sobie te wszystkie wydatki przypomnieć. Tutaj jeżeli chodzi o mnie, jeżeli chodzi o takie wydatki z którymi ja najczęściej się spotykam to są oczywiście opłaty za wykonane przelewy, opłaty za prowadzenie rachunku, opłaty za karty z których korzystają przedsiębiorcy, a także na podstawy wyciągu bankowego często ja księguje składki ZUS naszym przedsiębiorcom, wówczas mam pewność , że dokonane zapłaty są w odpowiedniej wysokości i w odpowiednim terminie. Ponadto często z wyciągu bankowego księgowane są też opłaty za media we własnym mieszkaniu. Czyli jest np. sytuacja taka , że przedsiębiorca użytkuje prywatny lokal do celów działalności gospodarczej, załóżmy wydzielił sobie jakąś część, i częściowo też wydatki związane z tym pomieszczeniem rozlicza w działalności gospodarczej. Przyznam szczerze, najczęstszym dokumentem z którym ja spotykam jest właśnie wyciąg bankowy i z tego wyciągu bankowego księgowane są te koszty związane z mieszkaniem. Jeżeli chodzi o jeszcze jeden wydatek, który może być księgowany i który przeze mnie jest księgowany na podstawie wyciągu bankowego jest to podatek VAT. I teraz Drodzy Państwo mała zagwozdka, bo VAT co do zasady nie jest kosztem. Nie jest kosztem, ale dla podatnika który świadczy usługi opodatkowane. Natomiast jeśli mamy do czynienia z podatnikiem zwolnionym z VAT-u, który np. musi złożyć deklarację VAT9M lub VAT 8 ze względu na dokonaną transakcję i musi z tego tytułu zapłacić VAT do Urzędu Skarbowego. Ten VAT oczywiście jest kosztem danego podatnika, ja dokonuję księgowania takiego VAT-u w dacie zapłaty, więc tutaj podstawą do zaksięgowania jest oczywiście wyciąg bankowy.

Kolejny dokument z którym dość często się spotykamy to są polisy. Najczęstszą taką polisą z którą ja osobiście się stykam jest polisa za samochód, polisa OC. Natomiast można też jak najbardziej zaksięgować jakieś polisy np. OC, biura rachunkowego. I to są wydatki, które księgujemy na podstawie polisy i na podstawie potwierdzenia zapłaty. Więc myślę, że o tym też należy pamiętać, należy zasugerować też w wielu przypadkach przedsiębiorcom, że jeżeli mają obowiązek z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej obowiązkowo opłacać jakieś składki, obowiązkowo opłacać jakieś polisy to jak najbardziej taka polisa jest podstawą do zaksięgowania. Warto oczywiście też dołączyć potwierdzenie zapłaty.

Kolejny wydatek o którym chciałabym Państwu powiedzieć to są bilety. I tutaj takimi biletami z którymi ja, które ja najczęściej księguje to są bilety za przejazdy np. PKP. I tutaj należy pamiętać, że taki bilet traktowany jest jak faktura w sytuacji jeżeli zawarty jest na nim NIP sprzedawcy, a także jest określona kwota VAT-u i odległość czyli trasa, która została przez daną osobę pokonana. Jeżeli ta trasa przekracza 50 km, jeżeli mamy NIP sprzedawcy, jeżeli jest to związane stricte z prowadzoną działalnością gospodarczą jak najbardziej możemy dokonać księgowania na podstawie takiego dokumentu, na podstawie tego biletu. Tutaj chciałabym jeszcze Państwu zaznaczyć, że często w przypadku biletów PKP pojawiają się pytania, zarówno ze strony przedsiębiorców jak i księgowych, czy taki dokument z kasy różni się od takiego dokumenty wydrukowanego z Internetu, z odpowiedniej strony PKP. Jeżeli chodzi o te bilety, które otrzymujemy  w kasie, one traktowane są jak faktura i tutaj bez problemu możemy dokonać na ich podstawie rozliczenia. Natomiast jeżeli mamy do czynienia z takim biletem wydrukowanym z Internetu, ze strony internetowej to w większości przypadków teraz zawierane są adnotacje, że taki bilet nie może być rozliczany i traktowany jak faktura. Więc w takiej sytuacji konieczne jest pozyskanie faktury za dany wydatek.

Przechodząc do kolejnego wydatku, to są potwierdzenia zapłaty. I tutaj też po części można powiedzieć, że takim potwierdzeniem zapłaty to jest np. jakiś podatek od nieruchomości, jeżeli mamy ten podatek związany stricte z prowadzoną działalnością gospodarczą. Tutaj też pod to można podpiąć ten VAT zapłacony przez podatnika zwolnionego z VAT-u z tytułu transakcji, która była rozliczana w ramach działalności gospodarczej, więc jak najbardziej tutaj też te wydatki mogą zostać rozliczone.

Kolejnym dokumentem księgowym, który tutaj Państwu zaznaczyłam, który mam do omawiania to oświadczenie. I teraz Drodzy Państwo jeżeli chodzi o temat oświadczenia to tutaj chwileczkę chciałabym się przy nim zatrzymać. Często w momencie zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorcy zastanawiają się w jaki sposób zmniejszyć  wysokość tego zobowiązania, które mają do uregulowania do Urzędu Skarbowego w postaci podatku dochodowego, jak można powiedzieć wygenerować koszt bez ponoszenia faktycznie tego wydatku. I tutaj takim rozwiązaniem, jednym z rozwiązań jest przekazanie jakiś składników prywatnych do działalności gospodarczej. Często przedsiębiorcy decydują się na przekazanie np. komputera, samochodu do działalności gospodarczej. Takie przekazanie właśnie powinno być na podstawie oświadczenia. W tym oświadczeniu mamy informacje odnośnie tego kto przekazuje dany składnik, jaka jest dokładna specyfika tego składnika, czyli czy mamy np. do czynienia z samochodem, jaki jest jego numer rejestracyjny, a także pozostałe dane techniczne. Kolejna informacja, która powinna być zawarta w takim oświadczeniu to jest data przyjęcia do użytkowania w działalności gospodarczej, a także wartość, ponieważ będzie to podstawa do zaksięgowania, do rozliczenia tego kosztu. Może być to rozliczone w kosztach, a może też być sytuacja taka, że będziemy dany składnik majątku amortyzować. Natomiast tutaj najistotniejsze w tym momencie jest to, że na podstawie oświadczenia możemy sobie taki koszt wygenerować bez ponoszenia wydatku i tak jak zaznaczyłam najczęściej są to samochody czy też komputery, które są przekazywane z majątku prywatnego do majątku firmowego. Więc tutaj oświadczenie jak najbardziej jest kolejnym dokumentem księgowym na podstawie którego dokonujemy rozliczenia.

W szczególnych przypadkach też paragony mogą stanowić podstawę do zaksięgowania. I tutaj Drodzy Państwo bardzo często są spotykane paragony czy też dokumenty, które otrzymujemy za przejazd autostradą, często także za parking. Więc tutaj te wydatki związane stricte z samochodami jak najbardziej mogą być rozliczone. Ponadto jest możliwość rozliczenia na podstawie paragonów takich małych wydatków np. na środki czystości czy też na jakieś środki BHP, materiały biurowe. Na podstawie tego dokumentu tak jak wspomniałam niewielkie wydatki można rozliczać.

Kolejnym dokumentem o którym chciałam Państwu dzisiaj powiedzieć to opis dostawy i specyfikacja. I tutaj dla opisania dokładnie zastosowania tego dokumentu chciałabym się posłużyć takim przykładem – weźmy pod uwagę przedsiębiorcę, który dokonuje zakupu towarów do swojej działalności gospodarczej. Otrzymał on w miesiącu styczniu towar, natomiast faktura trafi do niego fizycznie dopiero w miesiącu lutym. I teraz jest kwestia tego jak zaksięgować dany towar. Określone w przepisach mamy, że towar musi być niezwłocznie zaksięgowany przed przekazaniem go na magazyn. W związku z tym nie mamy faktury, więc musimy sporządzić opis dostawy lub specyfikację. W tym dokumencie zawarte są informacje m.in. o tym jaka ilość towaru i w jakiej cenie została dostarczona do firmy po to , aby móc zaksięgować taki dokument. Oczywiście opis dostawy czy ta specyfikacja mogą nie być na tyle szczegółowe, żeby w 100% zgadzało nam się to z faktycznie otrzymanym towarem. Przy większych ilościach zakupionego towaru może mieć to miejsce. W takich sytuacjach po otrzymaniu faktury przedsiębiorca dokonuje korygowania. Natomiast podstawą jest do zaksięgowania danego towaru opis dostawy lub też specyfikacja, gdyż są to dokumenty sporządzane na dzień otrzymania tego towaru ze względu na to, że faktura do przedsiębiorcy nie dotarła, nie otrzymał takiego dokumentu, a dany towar musi zostać zaksięgowany.

Kolejnymi dokumentami o których chciałabym Państwu powiedzieć to wszelkiego rodzaju zestawienia i ewidencje. Więc tutaj na podstawie wszelkiego rodzaju ewidencji np. ewidencja pozwalająca na zwolnienie z kasy fiskalnej można dokonać księgowania. Więc tutaj też o takich dokumentach należy pamiętać.

Drodzy Państwo na koniec zostawiłam dowody wewnętrzne. I tutaj chwila dla Państwa, gdyż chciałabym, aby Państwo zastanowili się jakie wydatki księgujecie na podstawie dowodów wewnętrznych – wydatki czy też przychody. Drodzy Państwo tych wydatków księgowanych na podstawie dowodu wewnętrznego jest sporo. I tutaj bardzo często księgowane na podstawie DW są diety, różnice kursowe zarówno kosztowej jak i przychodowe – przychodowe proszę pamiętać wpisujemy do kolumny 8 KPiR, natomiast kosztowe do kolumny 13 w KPiR. Często składki za pracowników księgowane są też DW lub też wynagrodzenia danych osób, mamy dowody wewnętrzne. Tutaj proszę pamiętać, że wynagrodzenia księgujemy w kolumnie 12, natomiast składki ZUS za pracowników w kolumnie 13. DW też często księgowane są specyficznymi dowodami księgowymi, amortyzacje, które są prowadzone w danej działalności gospodarczej, też jakieś przesunięcia między magazynami, jakiś zakup produktów rolniczych, czy też leśnych. To są już takie specyficzne sytuacje. Natomiast też należy mieć świadomość, że oczywiście na podstawie takiego dokumentu możemy dokonać księgowania.

Drodzy Państwo, ma nadzieję, że te informacje, które dzisiaj dla Państwa przygotowałam, które Państwu przedstawiłam okażą się dla Państwa przydatne. Dzisiaj serdecznie dziękuję za spotkanie i zapraszam na kolejne.

Więcej informacji można znaleźć tutaj.