Osoba prowadząca działalność gospodarczą chce zatrudnić pracownika. Jakich dokumentów może domagać się od kandydata? Czy ma prawa przechowywać oryginały dokumentów?

Dokumentowanie podjęcia pracy

Gdy przedsiębiorca decydują się na zatrudnienie pracownika, może od niego wymagać przedstawienia odpowiednich dokumentów, a także przekazania szczegółowych danych, takich jak :

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • datę urodzenia,
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
  • innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • numeru PESEL pracownika

Na takie działanie zezwala art.22(1) kodeksu pracy. Wszystkie te informacje powinny być udokumentowane.

Ponadto pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę następujących dokumentów :

  • wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Pracodawca po zatrudnieniu danej osoby, przechowuje kopie lub odpisy dokumentów w aktach osobowych pracownika. Może żądać oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub w celu uzyskania odpisu lub kopii. Kwestie te są opisane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. W załącznikach do tego rozporządzenia są zamieszczone wzory kwestionariuszy.

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.