Podatnik chcąc zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów musi posiadać odpowiednie dowody ich poniesienia. Jakie dowody stanowią podstawię zapisu w PKPiR?  

Przede wszystkim zapisy w PKPiR dokonywane są w języku polskim i walucie polskiej. Zapisy muszą być dokonywane w sposób staranny, czytelny i trwały. Samych zapisów dokonujemy na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Natomiast stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:

  • skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub
  • wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów.

Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Dowody stanowiące podstawę zapisu w PKPiR

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

  1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne
  2. inne dowody, wymienione w rozporządzeniu w sprawie pkpir, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
  • oznaczenie numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Za dowody księgowe uważa się również:

  1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
  2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
  3. dowody przesunięć;
  4. dowody opłat pocztowych i bankowych;
  5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat.

Wydatki dokumentowane paragonem

Rozporządzenie w sprawie PKPiR daje możliwość zapisu niektórych wydatków na podstawie otrzymanych paragonów. Do wydatków tych należą m.in. środki bhp, środki czystości oraz materiały biurowe zakupione w jednostce handlu detalicznego. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Na podstawie paragonów również można ująć w PKPiR wydatki na zakup paliwa i oleju za granicą. W przypadku paragonów za granicą dodatkowo należy dokonać odpowiedniego przeliczenia waluty obcej na złote polskie.

Dowody wewnętrzne

Niektóre wydatki w PKPiR mogą być udokumentowane dowodem wewnętrznym. Dowody te mogą dokumentować wyłącznie:

  • zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
  • zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
  • wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
  • zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
  • kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
  • zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
  • wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
  • opłat sądowych i notarialnych;
  • opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty;
  • wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

 Dowody wewnętrzne powinny zawierać:

  • datę i podpis osób, które bezpośrednio dokonały wydatków,
  • przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,
  • w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu.

Dowody wewnętrzne dotyczące kosztów podróży służbowej

Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.