Coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na podejmowanie współpracy z kontrahentami z zagranicy. Oczywistą rzeczą jest, że nie zawsze sami są w stanie być na miejscu i pilnować wszystkiego, a także realizować określonych w umowie zadań. Wówczas zdarzają się sytuacje, że delegują pracowników do wykonania pracy. Jakie w tym kontekście informacje są istotne? O czym pracodawca musi pamiętać?

Zgodnie z art. 100. § 1. ustawy z dnia 26.06.1974 r. kodeks pracy, pracownik zobowiązany jest do wykonywania pracy sumiennie i starannie oraz do stosowania się do poleń pracodawcy, o ile nie są one sprzeczne z przepisami prawa i umową. Jak dodatkowo wskazano w art. 22 § 1. to pracodawca wskazuje pracownikowi zakres obowiązków oraz miejsce ich wykonywania, zatem ma też możliwość określenia innego miejsca pracy, niż stałe miejsce pracy i wówczas mamy do czynienia z delegacją lub oddelegowaniem pracownika.

Delegacja, a oddelegowanie

Jaka jest właściwie różnica między oddelegowanie, a delegacją? Przepisy tego nie regulują, ale trzeba mieć na względzie kilka kwestii.

Delegacja

Oddelegowanie

  • podróż poza miejsce pracy

  • czasowa zmiana miejsca pracy

  • fizyczne podróżowanie

  • nie musi wiązać się z podróżowaniem

  • wykonywana na podstawie polecenia podróży służbowej

  • wykonywane na podstawie umowy o oddelegowaniu

  • nie wymaga zmiany warunków umowy

  • mniej niż 3 miesiące: nie dokonuje się zmian,

  • minimum 3 miesiące: zmiany dokonuje się za porozumieniem stron (aneksem do umowy) lub przez dokonanie wypowiedzenia zmieniającego

  • przysługują należności takie jak diety, zwrot kosztów noclegów i podróży

  • nie przysługują dodatkowe należności, możliwa jest wypłata dodatku za rozłąkę

Mówiąc o oddelegowaniu należy mieć na względzie dyrektywę 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Artykuł 2 podaje definicje pracownika delegowanego – mianowicie jest to osoba, która przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium innego Państwa Członkowskiego, niż państwa w którym zwyczajowo pracuje.

Nowa ustawa

Dnia 15 czerwca została przez prezydenta podpisana ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług. Akt prawny obowiązuje od odnia 18 czerwca, natomiast część przepisów weszła w życie dopiero po 3 miesiącach od ich ogłoszenia.

Zanim jednak przejdę do omawiania zagadnień poruszonych w tej ustawie, podam dwa istotne pojęcia. A więc :

  • pracownik delegowany na terytorium RP – jest to osoba zatrudniona w innym państwie członkowskim, tymczasowo skierowana do pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez pracodawcę delegującego pracownika na terytorium RP,
  • pracownik delegowany z terytorium RP – jest to pracownik w rozumieniu przepisów państwa członkowskiego, do którego jest delegowany, wykonującego pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, tymczasowo skierowanego do pracy na terytorium tego państwa przez pracodawcę delegującego pracownika z terytorium RP.

Warunki zatrudnienia w Polsce

Podstawowym warunkiem, w przypadku delegowania pracownika na terytorium RP jest zapewnienie mu warunków zatrudnienia nie gorszych, niż te określone w ustawie z dnia 26.06.1974 r. kodeks pracy oraz innych przepisach regulujących prawa i obowiązki pracowników – art. 4 ustawy o delegowaniu pracowników. Ustawodawca ma tutaj na myśli :

  • normy i wymiar czasu pracy oraz okresy odpoczynku dobowego i tygodniowego,
  • wymiar urlopu wypoczynkowego,
  • minimalne wynagrodzenie za pracę,
  • wysokość wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych,
  • bhp,
  • ochronę pracownic w ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego,
  • zatrudnianie młodocianych oraz wykonywania pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko,
  • zasady równego traktowania oraz zakaz dyskryminacji,
  • system wykonywania pracy zgodnie z przepisami o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Delegowanie pracowników

Obowiązki pracodawcy

Od 18 czerwca na pracodawcy ciążą kolejne obowiązki. Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o delegowaniu pracowników – pracodawca delegujący pracownika na terytorium RP wyznacza osobę upoważnioną do pośredniczenia w kontaktach z Państwową Inspekcją Pracy oraz do przesyłania i otrzymywania dokumentów lub zawiadomień. Na uzasadniony wniosek Państwowej Inspekcji Pracy, w związku z prowadzoną kontrolą, ta osoba powinna być dostępna na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Jak wskazuje art. 24. ust. 3 pracodawca delegujący pracownika na terytorium RP najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi składa Państwowej Inspekcji Pracy oświadczenie zawierające następujące informacje niezbędne w celu przeprowadzenia kontroli sytuacji faktycznej w miejscu pracy:

  1. dane identyfikacyjne pracodawcy obejmujące: nazwę, siedzibę (adres) oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną – miejsce zamieszkania (adres) oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym, NIP albo numer identyfikacyjny uzyskany w państwie członkowskim siedziby pracodawcy dla celów podatkowych albo ubezpieczeniowych,
  2. przewidywaną liczbę pracowników delegowanych na terytorium RP wraz z danymi obejmującymi ich imię i nazwisko, datę urodzenia oraz obywatelstwo,
  3. przewidywaną datę rozpoczęcia i zakończenia delegowania pracowników na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
  4. adresy miejsca pracy pracowników delegowanych na terytorium RP,
  5. charakter usług uzasadniający delegowanie pracowników na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
  6. dane osoby upoważnionej do pośrednictwa z PIP, obejmujące jej imię i nazwisko, adres, pod którym przebywa, oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym,
  7.  miejsce przechowywania dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1.

Istotne jest, że o każdej zmianie w odniesieniu do danych z tego oświadczenia pracodawca musi poinformować nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia zaistnienia zmiany – art. 24 ust. 5 ustawy o delegowaniu pracowników.

Oświadczenie i zawiadomienie o zmianach, musi zostać złożone w języku polskim lub angielskim, pisemnie, w formie papierowej lub elektronicznej – art. 24 ust. 6 ustawy o delegowaniu pracowników.

Ponadto pracodawcy, który deleguje pracownika na terytorium RP jest obowiązany w okresie delegowania do przechowywania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w postaci papierowej lub elektronicznej:

  1. kopii umowy o pracę pracownika delegowanego na terytorium RP lub innego równoważnego dokumentu poświadczającego warunki zatrudnienia w ramach nawiązanego stosunku pracy,
  2. dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracownika delegowanego na terytorium RP w zakresie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczby godzin przepracowanych w danym dniu lub jej kopii,
  3. dokumentów określających wysokość wynagrodzenia pracownika delegowanego na terytorium RP wraz z wysokością dokonanych odliczeń zgodnie z właściwym prawem oraz dowodów wypłaty pracownikowi wynagrodzenia lub ich kopii.

– mówi o tym art. 25 ust. 1 ustawy o delegowaniu pracowników.

Jeśli PIP wystąpi z wnioskiem, to pracodawca delegujący pracownika na terytorium RP jest obowiązany do udostępniania w okresie delegowania dokumentów wymienionych wyżej oraz ich przetłumaczenia na język polski, nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku. W okresie 2 lat po zakończeniu wykonywania pracy przez pracownika delegowanego na terytorium RP, na wniosek Państwowej Inspekcji Pracy, pracodawca delegujący pracownika na terytorium RP dostarcza dokumenty, o których mowa w ust. 1, nie później niż w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku. Wniosek może obejmować również żądanie tłumaczenia określonych dokumentów na język polski. Dokumenty mogą zostać dostarczone w formie papierowej lub elektronicznej.

Powyższe przepisy mają zastosowanie, także w przypadku wykonywania pracy przez pracowników delegowanych na terytorium RP przez pracodawców mających siedzibę w państwie niebędącym państwem członkowskim.

Przepisy przejściowe – 18 września

W art. 40 – 41 uwzględniono szczególne sytuacje. Mianowicie w przypadku delegowania pracownika na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, trwającego w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy (18 czerwca 2016 r.) pracodawca delegujący pracownika na terytorium RP :

  • składa oświadczenie, o którym mowa w art. 25 ust. 3,
  • dopełnia obowiązku przechowywania dokumentów, o którym mowa w art. 25 ust. 1

– w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy.

Kary

Ustawodawca przewidział kary w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Jakie czynności mogą spowodować jej nałożenie? Otóż może mieć to miejsce w sytuacji, gdy :

  1. pracodawca delegujący pracownika na terytorium RP lub osoba działająca w jej imieniu :
    • nie wyznaczy osoby upoważnionej do pośredniczenia w kontaktach z PIP,
    • nie złoży Państwowej Inspekcji Pracy, najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi – oświadczenia, o którym mowa w art. 24 ust. 3,
    • nie zawiadomi w terminie, o każdej zmianie informacji zawartych w oświadczeniu, zgodnie z art. 24 ust. 5,
    • nie przechowuje w okresie delegowania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentów, zgodnie z art. 25 ust. 1,
    • nie udostępnia w okresie delegowania pracownika na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, na wniosek Państwowej Inspekcji Pracy, dokumentów oraz ich tłumaczenia na język polski, zgodnie z art. 25 ust. 2,
    • nie dostarcza w okresie 2 lat po zakończeniu wykonywania pracy przez pracownika delegowanego na terytorium RP, na wniosek Państwowej Inspekcji Pracy, dokumentów oraz ich tłumaczenia na język polski, zgodnie z art. 25 ust. 3,
  2. pracodawca delegujący pracownika z terytorium RP lub osoba go reprezentująca, nie udziela na żądanie PIP informacji odnośnie delegowania pracownika, w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania informacji.

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.