Przedsiębiorcy często podpisują umowy o współpracę z kontrahentami w celu zapewnienia np. systematycznych usług lub dostaw towaru. Czy jeżeli umowa zawiera informację o karach umownych, to zapłata kary umownej może stanowić koszt podatkowy? W dzisiejszym artykule przeanalizuję możliwość zaliczenia zapłaconej kary umownej do kosztów uzyskania przychodów.

Kara umowna

Przedsiębiorca realizując systematyczne zamówienia swoim klientów, może być zainteresowany podpisaniem ramowej umowy o współpracę. Bardzo często negocjując z dostawcami lepsze ceny na materiały, usługi, terminy płatności lub np. koszty dostawy, przedsiębiorca decyduje się na podpisanie umowy, która zawiera także kary umowy w przypadku np. zamówienia mniejszej ilości towaru lub rozwiązaniem współpracy przed wyznaczonym terminem. Zgodnie z art. 23 ust. 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodu kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Co w przypadku gdy przedsiębiorca analizując swoją bieżącą sytuacje finansową, podejmie decyzję o zerwaniu umowy o współpracę i zapłatę kary umownej? Zerwanie umowy może być bezpośrednio związane z zabezpieczenia źródeł przychodów lub płynności finansowej. Czy zmiana sytuacji finansowej może stać się przesłanką do zaliczenia kar umownych do kosztów uzyskania przychodów?

Zapłata kary umownej w praktyce

Z taką sytuacją miał do czynienia podatnik, który wystąpił o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Spółka będąca producentem napojów bezalkoholowych, w celu ograniczenia kosztów produkcji zawarła z kontrahentem zagranicznym ramową umowę o współpracy. Kontrahent zgodnie z umową był zobowiązany do świadczenia organizacji zamówień na zakup surowca, opakowań oraz sprzętu wykorzystywanego do produkcji napojów. Przez wzrost cen, kosztów produkcji oraz obniżenie popytu spółka na podstawie analiz pogarszających się wyników finansowych podjęła decyzję o zmniejszeniu produkcji a następnie o zamknięciu produkcji w jednej z fabryk.

Zamknięcie jednej lini produkcyjnej było przyczyną wcześniejszego rozwiązania umowy ramowej z kontrahentem. Natomiast niezrealizowanie planu zakupów opakowań, spółka była zobowiązana do zapłacenia kary umownej. W związku z powyższym spółka wystąpiła o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej w kwestii prawa do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów zapłaconej kary umownej. Zdaniem spółki, zapłacona kara umowna może stanowić  koszt uzyskania przychodu. Organ podatkowy uznał stanowisko podatnika za nieprawidłowe. Jak wskazał w indywidualnej interpretacji podatkowej, poniesienie takiego kosztu nie było nakierowane na uzyskanie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodu. Spór między podatnikiem a organem wydającym interpretację został rozstrzygnięty w WSA oraz potwierdzony przez NSA

Stanowisko WSA i NSA

Spółka zaskarżyła wydaną decyzję organu podatkowego. Już na poziomie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, sąd uznał stanowisko spółki za prawidłowe. NSA potwierdził, że zapłata kary umownej do kosztów uzyskania przychodów należy uznać za prawidłowe. W przedstawionym wyroku NSA powołała się na uchwałę NSA z dnia 25 czerwca 2012 roku sygn. akt. II FPS 2/12.

“Działając w warunkach rynkowych podatnik musi podejmować racjonalne z jego punktu widzenia, oparte na ekonomicznych analizach i kalkulacjach, działania zmierzające do uzyskania możliwie największej efektywności ekonomicznej. Działania te mogą również polegać na dokonywaniu określonych oszczędności, zmniejszeniu kosztów i wydatków, minimalizowaniu strat z określonych segmentów działalności, czy też eliminowaniu nieopłacalnych przedsięwzięć. Gdyby podatnik działań takich nie podejmował, mógłby nie sprostać konkurencji a prowadzona przez niego działalność mogłaby stać się nierentowna i zacząć przynosić straty. Tym samym zagrożone byłoby źródło przychodów, jakim jest prowadzenie działalności gospodarczej w jej całokształcie. W tym sensie, co do zasady, każde tego rodzaju przedsięwzięcie zmierzające do zapobieżenia powstania takiej sytuacji, powinno być postrzegane jako prowadzące do zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów, a związane z tym koszty, jako koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.”

Reasumując NSA stwierdził, że przy kwalifikowaniu ponoszonych wydatków do kup chodzi o racjonalne rozstrzygnięcie, czy dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. I jak podkreślił, nie oznacza to, że cel ten zostanie osiągnięty. Z przedstawionego stanu faktycznego wprost wynikało, że spółka podjęła decyzję o rozwiązanie umowy ze względów ekonomicznych. Brak rozwiązania umowy mógł by powodować ponoszenie nieracjonalnych kosztów z uwagi na zaprzestanie produkcji.

Warto więc pamiętać, że zapłata kary umownej w określonych sytuacjach może stanowić KUP. Natomiast warto zastanowić się nad definicją pojęć “zachowania” i “zabezpieczenia” źródła przychodów w kontekście zapłaconej kary umownej.