Według strony WillRobotsTakeMyJob.com ryzyko, że sztuczna inteligencja zastąpi księgowych wynosi w skrajnym przypadku aż 98%. Co musi się stać, żeby to nastąpiło? Jeśli tak, to kiedy? I czy faktycznie jest się czego obawiać?

Które zawody księgowe zostaną zautomatyzowane?

Według wspomnianej strony www ryzyko pełnej automatyzacji dla zawodów księgowych waha się od 93% (specjaliści podatkowi), do 98% (specjaliści ds. wprowadzania danych).

Ale co ciekawe dla doradztwa finansowego szansa automatyzacji wynosi już tylko 58%, dla analizy finansowej 23%, a dla dyrektorów finansowych (np. CFO) – zaledwie 6,9%.

Skąd taka różnica dla w gruncie rzeczy podobnych zawodów?

Technologia rewolucjonizuje księgowość

Pamiętacie jak w “Ziemi Obiecanej” pokazano wnętrze kantoru (czyli biura) fabryki Bucholca? Klaustrofobiczna przestrzeń pełna biurek z milczącymi pracownikami, “drażniący skrzyp piór, monotonne cykanie zegaru, atmosfera przytłaczającej nudy”, jak to opisywał Reymont.

Kantor obsługiwała gromada osób, których zajęcie polegało na żmudnym przepisywaniu danych, obliczaniu, wypełnianiu tabelek i gromadzeniu papierowej dokumentacji. Z różnych powodów nie było to ciekawe miejsce pracy (choć pewnie i tak lepsze niż fabryka).

Aż do lat 50 XX wieku zawód księgowego wyglądał podobnie jak za czasów Bucholca, a także Luki Pacioli, czy starożytnych Egipcjan.

Automatyzacja zaczęła się dopiero w 1955 r., kiedy to komputer Univac 1 zaczął obliczać listę płac w fabryce General Electric w USA. Nie było wtedy jednak uniwersalnego oprogramowania księgowego – każda firma tworzyła programy księgowe samodzielnie tylko do własnych potrzeb.

Konsola operatora Univac 1

Konsola operatora Univac 1, fot. Wikipedia

Było tak aż do 1978 r. kiedy pojawił się Peachtree Software (obecnie znany jako Sage 50), czyli pakiet do księgowości dostępny dla każdego. I tym samym rzędy biurek niczym w kantorze Bucholca zaczęły odchodzić do lamusa.

Dzisiaj w podobnych biurach pracuje znacznie mniej osób, od których wymaga się więcej, ale których praca jest niewątpliwie ciekawsza i dająca więcej satysfakcji. I to właśnie dzięki technologii.

Księgowi chcą automatyzacji

Według badania firmy Sage pt. “Practice of now” aż 83% z 3 tys. przebadanych księgowych stwierdziło, że przedsiębiorcy wymagają teraz od nich więcej niż 5 lat temu.

Co ciekawe, 49% księgowych uznało, że potrzebna jest automatyzacja powtarzalnych czynności, a 66% chętnie zainwestowałoby w AI (sztuczną inteligencję), żeby to osiągnąć.

Tylko czym właściwie jest obecnie ta “sztuczna inteligencja”?

Ogólnie rzecz biorąc, mówimy o algorytmach bazujących na bardzo dużych ilościach danych, które analizują je, aby automatycznie doskonalić się i nabywać na tej podstawie nowej wiedzy.

Przykład? Na algorytmach AI bazuje system rekomendacji filmów i seriali stosowany przez Netflix, a także przez YouTube.

Z całą pewnością tak zdefiniowaną AI nie dysponował ani komputer Univac 1, ani oprogramowanie PeachTree.

Nawet dzisiaj w księgowości jest niewiele rozwiązań bazujących w pełni na AI – to wciąż melodia przyszłości. Ale są inne technologie, które przyspieszają pracę związane z internetem, integracją usług online i smartfonami.

Co już jest zautomatyzowane lub zostanie wkrótce?

Lista dziedzin w księgowości, które już teraz zostały zautomatyzowane (choć niekoniecznie z użyciem AI) jest naprawdę długa. To właśnie sprawia, że praca księgowego wygląda dzisiaj inaczej, niż zaledwie kilka pokoleń wstecz.

  • Fakturowanie

Usługi do fakturowania online sprawiają, że księgowi mają stały dostęp do faktur przychodowych wystawionych przez przedsiębiorcę lub otrzymują je w wygodnym do analizy formacie elektronicznym.

  • Przekazywanie faktur kosztowych

Usługi online pozwalają na wygodne przekazywanie księgowym faktur kosztowych w postaci plików elektronicznych, które przedsiębiorcy wgrywają do systemu, a księgowi weryfikują i księgują.

  • Obliczanie podatków i tworzenie rejestrów

Tabele tworzą się automatycznie na podstawie danych o przychodach i kosztach. Ogranicza to błędy i zapewnia zgodność ze standardami.

  • Przechowywanie dokumentów

Dokumenty księgowe można przechowywać wygodnie “w chmurze“, tak aby księgowi i przedsiębiorcy mieli do nich stały dostęp.

  • Wysyłka dokumentów do urzędu

Wszystkie dokumenty księgowe można (lub trzeba) wysyłać drogą elektroniczną.

  • Płatności online wraz z informacją o ich wykonaniu

Jeśli księgowość i płatności są zintegrowane, to przekazywanie księgowym potwierdzeń zapłaty podatków i ZUS-u nie jest konieczne. Wówczas księgowy ma podgląd czy i kiedy zapłata została dokonana.

  • Automatyczne odczytywanie danych z faktur kosztowych

Przepisywanie danych z dokumentów kosztowych to jeden z aspektów księgowości, który najbardziej potrzebuje innowacji. Na rynku dostępne są już usługi, które w pełni automatyzują pobieranie i wprowadzanie danych z faktur, jak np. Inteligentny Asystent Księgowy.

  • Księgowość w telefonie

Księgowość jest też dostępna w telefonie, co sprawia, że przedsiębiorca może robić zdjęcia faktur i wysyłać je księgowemu zaraz po otrzymaniu. Zmniejsza to ilość pominiętych i spóźnionych kosztów, a co za tym idzie, liczbę niezbędnych korekt.

Co dalej?

Jeszcze pełniejsza automatyzacja księgowości zależna jest od prawodawstwa, zarówno lokalnego, jak i unijnego. Możemy narzekać na JPK jako dodatkowy obowiązek, ale gdy znikną przestarzałe deklaracje VAT i zostanie tylko JPK, to ten nowy format może pozytywnie wpłynąć na to jak prowadzone są rozliczenia.

Na JPK można spojrzeć jako na stymulację rozwoju faktur elektronicznych i księgowości online. A ich powszechność jest niezbędna do dalszej automatyzacji pracy księgowego.

Oczywiście, jest też drugi aspekt tej układanki, czyli sami księgowi i to czy chcą korzystać z nowych usług.

Nowoczesny księgowy

Technologii w służbie księgowości będzie z pewnością przybywało i będą coraz doskonalsze.

AI i machine learning już teraz są używane w inFakcie, np. do podpowiadania kategorii księgowanych kosztów i do automatycznego odczytywania danych z faktur. Tych technologii użyliśmy także tworząc Arbitrue, rozwiązanie do przetwarzania faktur skierowane na rynki zagraniczne.

Ze sztucznej inteligencji korzysta też Intuit, największy dostawca usług księgowych na świecie.

Nowoczesny księgowy to osoba otwarta na stosowanie w swojej pracy nowinek technologicznych, które jeszcze bardziej ułatwią i przyspieszą pracę. Jest to niezbędne, aby zapewnić sobie przewagę nad konkurencją i dodatkowy czas na doradztwo, analizę finansów i tworzenie raportów.

Księgowy musi być otwarty na ewolucję swojej roli w stronę doradcy i dyrektora finansowego, czyli osoby potrafiącej wykorzystać wiedzę o finansach firmy i podatkach, aby wspierać rozwój biznesu.

Nowoczesnego księgowego bardzo trudno będzie zastąpić “sztuczną inteligencją”.